国内全３０社のグループ会社の電子化を推進中

30社以上の国内グループ会社が独自に規程管理を行っている状態だった

システムの導入を検討した背景を教えてください

田島様30社以上の国内グループ会社が独自に規程管理を行っていましたが、法令改正時に各社が個別に対応しており、一部のグループ会社はマンパワー不足で規程のメンテナンスが遅れがちという課題がありました。

また多くの事業場があるグループ会社にとっては、労使協定を締結する際に、アナログで過半数代表者から合意を得ていたため、多くの工数がかかり大きな課題となっています。

そのため、グループ全体で同一システムを運用することで、規程の一定水準の維持を可能にし、電子化を進めたいという思いが、KiteRa Biz導入の背景です。

導入までに最も困難だったのは、グループ全体の推進体制を当社内でどの様に役割分担するかでしたが、最終的には総務グループとコンプライアンス推進室が協力してグループ全体の展開を進めることになりました。この社内調整には時間がかかりましたが、変化をもたらすために必要だったと考えています。

KiteRa Bizの伸びしろとキャッチアップ能力を評価し、導入を決定

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください

田島様規程管理のシステム化の検討期間は約3年間となりました。まず、VTホールディングス単体で他社のシステムを導入し、その後にグループ全体に展開するにあたりシステム選定・優先事項の検証を行いました。

グループ全体で文書管理システムを統合するとなると、話が必要以上に大きくなってしまうので、規程に特化したサービスで選び始めました。

導入決定の主な要因はバージョンアップの速度です。初めはKiteRa Bizに機能不足を感じ他社システムを検討していましたが、他社システムはクラウド化できていたとしても、パッケージのシステムでバージョンアップには別費用が必要であり、サービス提供方法が違っていました。

最初にKiteRa Bizの機能を見てから、半年間の間に機能が多く増えていたことから、その伸びしろとキャッチアップ能力を評価し、費用面も考慮して中長期的に考えると、KiteRaが優れていると思い導入を決定しました。

KiteRa Bizに期待していることを教えてください

田島様今後も機能の充実という面で成長していくことを期待しています。特に注目している機能は電子申請機能です。グループ会社では、社会保険労務士に依頼して押印をもらうなど、毎年手間と費用をかけているところもあり、電子化が進んでいない業務を電子申請機能で簡略化することを目指しています。

また労使協定の合意取り付けに関しても、電子化できれば1つのDX推進となりますし、押印をもらう作業よりも、変更内容を理解し同意するというプロセスを追求することが重要だと考えています。

業務目標として、2年間で国内全30社のグループ会社に月に1社のペースでKiteRa Bizを導入することを計画しています。初年度は電子申請をテーマに業務の電子化を進め、次の1年では、複数のグループ会社の規程を見て、良く出来ている規程をベースに他の会社の規程をブラッシュアップすることを考えています。

工数削減と規程の中身の充実を並行して行うため、楽になったと実感できるのは3年目くらいになると思います。

同じプラットフォームで対応できる状況を作ることで、全体の体制強化に！

田島様KiteRa Bizは法改正レビューといった法改正への対応をアシストしてくれる機能があるので法務部門がない会社は便利だと思いますし、IPO準備中の会社や、ガバナンスを強化したい会社にもお勧めです。既存の上場会社でも、グループ会社まで手が回せていないケースは多いと思います。同じプラットフォームで対応できるような状況を作っていくことで、合理的に全体の体制強化に寄与できると思います。

ルールが正しく設けられ、そのルールに基づいて業務が行われ、会社が経営されることは、社員や経営者にとって重要であると思います。規程の浸透度は会社や社風によって違いがありますが、規程を参照しながら業務を行い、書いてあることを守る文化を作っていき、レベルアップすることが必要だと考えています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします