導入の経緯

規程管理における課題を整理し、システム導入を検討

セガサミーホールディングスでは、グループとして各業務での統制と利便性の両立に取り組んでいます。社内規程についても「最新版に誰もが迷わず辿り着ける状態」をつくることが重要なテーマになっていました。

従来、規程は社内イントラネットにPDFで掲載していましたが、内容までの検索はできず、必要な規程を探し出すことに時間を要していました。
また、規程改定時には、新旧対照表の作成や改定案との突合など、多くの作業が発生しており、作業負担の大きさを課題と感じていました。

こうした課題は、部分的な改善では解決が難しく、規程管理を仕組みとして整理・統一する必要があると考え、複数のサービスを比較検討し、その中で、操作性や機能面、導入前後の支援体制を評価し、KiteRa Bizの導入を決定しました。

活用中の機能：規程の「見える化」と「正確な改定」を実現

規程の一元管理と検索性向上

KiteRa Biz導入後は、キーワード検索によって必要な規程を確認できるようになりました。
従業員の検索性はもちろんのこと、規程の管理部門側としても、規程名を文章内から検索できることで参照している規程も漏れなく改定が行えるようになりました。

規程全体の可視化と表記・構成の整理

規程データをKiteRa Bizに取り込んだことで、約700件に及ぶ規程を一覧で把握できるようになりました。
長年の改定により生じていた表記や構成のばらつきも、このタイミングで整理・統一しています。

参照番号リンクと新旧対照表自動出力の活用

条文内で他の規程を参照している箇所については、参照番号リンク機能を活用しています。
編集中でも関連規程を確認できるため、条文確認にかかる時間の短縮につながっています。
また、新旧対照表の自動出力機能により、従来は2〜3時間かかっていた作業が大幅に削減されました。
規程改定に係る社内申請用の資料もKiteRa Bizから出力したもので対応できており、改定作業全体の効率化に寄与しています。

その結果、
・改定関連作業の一部で約90％の時間削減
・規程管理業務全体で約60%の工数削減
といった効果を実感しています。

導入を検討中の企業へのメッセージ

規程管理の見直しを検討している企業へ

グループ企業の増加や事業の多角化に伴い、規程の数や改定頻度が増える中で、「どれが最新か分からない」「内容のばらつきが把握しきれない」といった課題を抱える企業は少なくないと思います。

セガサミーグループにおいても、規程を整備・標準化することは重要なテーマの一つでした。同時に、整えた規程が各社・各部門で正しく参照され、統一された運用がなされている状態をどう維持するかが、大きなポイントとなっていました。

KiteRa Biz導入から2年半。規程管理業務の工数削減にとどまらず、グループ横断で規程を可視化・標準化できる環境が整ってきたことで、ガバナンス強化に繋がる取り組みも検討できる段階となりました。

KiteRa Bizは、社内規程のDXを起点に、規程を「揃え」「探しやすく」し、「正しく運用できる状態」を支える基盤です。規程管理の属人化やグループ横断での運用に課題を感じている企業にとって、実務負担を軽減しながら組織基盤の強化を後押しする選択肢の一つとなるはずです。