システム導入の決め手は「規程特化」と「自社に合った運用ができる」こと

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

大橋様：KiteRa Biz導入前は、規程を主にWordやExcel、PowerPointで管理しておりました。私の部署で原本データを一括管理し、人事部や経理部など各規程の主管部門にデータを渡して改定してもらったものをPDF化し、社内の基幹システムに掲示したあと、従業員へ周知していました。そのような運用の中で、手作業による改定箇所の確認や、新旧対照表の作成、体裁の統一など、管理の煩雑さに常日頃から課題を感じていました。

システム導入を本格的に検討し始めたのは、グループ会社との統合が決まり、250近くある規程をすべて改定しなければいけないという状況になったためです。当時の見積もりでは、1規程あたり平均30分かかり、それを10〜15名で対応するため、膨大な作業量と時間を要する作業になりました。

なんとかしなければとシステムやツールを探していたところ、規程に特化した「KiteRa Biz」に出会いました。他社製のシステムとも比較検討したのですが、規程に特化しているからこそわかりやすく導入しやすい汎用的な仕組みであること、導入前の運用を踏襲しながら自社に合った形にカスタマイズできること、そして費用対効果が優れていること、この3点が導入の決め手となりました。これだけの作業量を前にして、KiteRa Bizはまさに抜本的改革を主導できるシステムになると思いました。

「新旧対照表の自動作成」と「検索機能」で作業効率が格段に向上

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

大橋様：管理する面から見て非常に使い勝手が良く、ユーザー側の視点からするとシンプルで直感的に操作できるシステムです。導入にあたり全ての規程をKiteRa Bizの中にインポートする必要がありましたが、Wordの状態であればドラッグするだけで比較的簡単にデータ移行ができました。

これまでの作業で一番大変だった「新旧対照表の作成」が自動で行われることに、各部門の規程担当者から最も大きな反響がありました。

また、「検索機能」も大変重宝しています。以前は改定対象規程の選定時に検索機能が使えず、該当しそうな規程をすべて確認していたため改定箇所の特定に時間を要したほか、改定漏れも多くありました。導入後は、検索機能により特定の部署や役職など、改定が必要な単語をまとめて洗い出せるため、抜け漏れなく改定でき、作業効率も格段に良くなりました。結果として、1規程あたりの作業時間が確認も含めて10分程度で終わるようになりました。さらに、「閲覧権限の設定」ができることも大きいです。事業部単位などで権限を分け、従業員にとって不要な規程は見えないように設定できるため、必要な規程を見つけやすく、適切なガバナンスにもつながっています。

KiteRa Bizを導入し、規程作成の負担は減りましたか？

大橋様：人事部・経理部・総務・法務・内部監査など約10部門が規程の作成に携わっていますが、どの部門においても効率化が進んだことを実感しています。導入して最も大きく感じたのは、従業員からの規程に関する問い合わせが減ったことです。以前は1日数件あった問い合わせが、導入後は1週間で数件にまで減りました。全規程を対象とした検索機能で必要な情報をシンプルな操作ですぐに取得できるようになり、従業員が自ら規程を探すアクセスの良さが格段に向上したと感じています。従業員を不測のトラブルや無自覚な不正から守り、ガバナンスの強化へとつなげられたこと。その成果だけでも大きな価値があったと感じています。

効率化で生まれた時間で「ガバナンス強化」を目指していく

今後、KiteRa Bizを通じて、会社全体としてどのような状態を目指していきたいと思っていますか？

大橋様：組織の体制も落ち着き、KiteRaの運用も定着しています。これからは作業の効率化だけでなく、ガバナンスの強化に努めたいと考えています。従業員への教育を通じて規程の浸透を図り、トラブルが発生してから対処するのではなく、トラブルを未然に防ぐ攻めのガバナンスを目指していきたいと思っています。

また、これから着手するのですが、参照番号リンク機能を使って関連する規程をまとめて参照できるようにすることや、入社者へ日常的に使う基本的な規程や条項を取りまとめて周知できるような取り組みを考えています。

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？

大橋様：規程管理はどの企業でも必要な業務です。現状アナログで管理されている企業であれば、どの企業にもおすすめできます。検索・置換機能、新旧対照表の自動作成、改定履歴の記録、閲覧権限のカスタマイズなど、規程管理者にとって本当に便利で効率化が図れる機能が備わった「かゆいところに手が届く」システムです。
操作性がシンプルなので、管理者だけでなく、規程を見る・探す側の誰もが簡単に使えるところも魅力的だと感じます。
規程数や改定の機会が多い、または担当者が少ないなど、効率化が求められている企業。
もしくは、規程を新規制定する場合も、ひな形や法令の紹介などサポートも多岐にわたるので、立ち上がったばかりの企業や、規程専門の担当者がいない企業にもおすすめだと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。