グループ拡大に伴う規程管理の課題

KiteRa Biz導入前の貴社の抱えられていた課題をお聞かせください。

佐久間様：当社では、成長戦略としてM&Aなどによる事業拡大を進める中で、今後もグループ会社が増加していくことを見据え、グループ全体の規程管理基盤を整備する必要がありました。

当時、本社が規程を管理する主要グループ会社約30社の規程は、各社が文書作成ソフトや表計算ソフトを用いて管理し、改定後のファイルを共有ストレージへ格納する運用を行っていました。

しかし、この方法では「どの規程が最新版なのか」「改定作業がどの段階にあるのか」といった状況を、本社でタイムリーに把握することが難しく、各社への確認やフォローに一定の工数が発生していました。

また、重要な法改正の際も、本社から各グループ会社の担当者へ連絡し、対応状況を確認する必要がありました。

経営管理基盤としてグループ全体の最新規程を可視化できる状態を目指し、親会社としてのガバナンス強化を見据えて「KiteRa Biz」の導入を検討しました。

導入担当2名で約30社へ展開。「各社のペース尊重」と「丁寧な個別フォロー」

グループ会社約30社への展開を少人数で進められたとのことですが、浸透させるために工夫された点はありますか？

佐久間様：本社の導入推進体制は、私を含めて主に2名でした。約30社という規模に展開するにあたり、まずは一斉にグループとして本稼働はするものの、各社内においては一律の期限を設けて一斉展開を強いるのではなく、「各社のペースを尊重し、対応可能な会社から各社内の本格運用を進めてもらう」というスタンスを徹底しました。

導入段階では、まず概要や活用方針を理解してもらうための説明会を複数回実施し、その後に実際の操作感をイメージしてもらうための操作説明会を行いました。さらに導入後も、各社の理解度や運用状況に合わせて「初級編・中級編・上級編」と段階的に活用説明会を開催したことで、スムーズな定着支援につながったと感じています。

また、グループ会社の中には管理部門の担当者が少人数の会社もあります。そうした会社に対しては、「すぐに社内展開を完了する必要はなく、各社のペースで進めれば大丈夫」と伝え、必要に応じて直接訪問するなど個別にサポートを進めました。

現場の従業員向けには、各社で何度も説明会を開くことが現実的ではないケースもあったため、ポイントをギュッと絞った3〜4枚程度の簡潔な資料を作成・展開しました。要点がひと目でわかる資料にしたことが、非常に有効だったと感じています。

さらに、グループ会社からは「KiteRa BizのUIが見やすくて直感的に使いやすい」という良い反応もありました。すでに別の規程管理システムを利用していた会社からも、見やすさに加えて導入前後の説明会や操作デモといった伴走サポート体制を高く評価する声が届いています。

稟議前の確認で意思決定がスピードアップ。「攻めと守り」でグループ成長を支える

●実際の運用の中で、特に実感されている効果や便利な点はありますか？

佐久間様：一番の効果は、本社で各グループ会社の規程更新状況を把握しやすくなったことです。

以前は各社へ確認しながら状況を把握していましたが、「KiteRa Biz」上で改定状況を確認できるようになり、必要なフォローを適切なタイミングで行えるようになりました。

実務面では、グループ会社から重要規程の改定に関する稟議が回ってくるタイミングで、「すでにKiteRa Biz上で内容を確認済み」というケースが増えました。
事前に改定内容や経緯を把握できているため、確認作業や稟議決裁のスピードが格段に上がっています。

各社での稟議提出に係る資料作成も、新旧対照表がすぐに出力できるようになったため、業務の改善に繋がったという声も上がっています。

加えて、以前は重要な法改正通知は本社からグループ各社の担当者への一斉連絡が中心でしたが、「KiteRa Biz」上で法改正情報を確認できるようになったことで、各社が必要なタイミングで規程の見直しに取り組める環境が整いました。

また、映画、IP・アニメ、演劇、不動産など多様な事業を展開する中で、従業員が必要なタイミングで社内ルールを確認できる環境づくりも重要でした。「KiteRa Biz」の導入により、各グループ会社において規程へアクセスしやすい環境が整備され、従業員が社内ルールやコンプライアンスに関する情報を確認できる状態につながっています。

こうした取り組みは、従業員のコンプライアンス意識向上を支えるとともに、グループ全体で規程を適切に運用していくための重要な基盤になると考えています。

今後、KiteRa Bizをどのように活用し、グループ全体のガバナンス強化につなげていきたいとお考えでしょうか？

佐久間様：成長に向けた投資推進による「攻め」と、グループガバナンス強化という「守り」の両面で活用していきたいと考えています。

「守り」の面では、常にグループ全体の最新規程を可視化・把握できる状態を保つことで、統制と内部統制の基盤をしっかり維持します。

「攻め」の面では、新しくグループインする会社の規程を整備する際、KiteRa Biz上にある同業種のグループ会社の規程をベースや基準として参照・活用できます。これにより、スムーズに適切な規程管理基盤を整えることができ、M&Aの準備においても非常に有効なサービスになると期待しています。

同じ課題を抱える企業へのメッセージ

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？

佐久間様：複数のグループ会社を持ち、各社の規程管理状況を本社で把握しながら、グループ全体のガバナンスやリスク管理体制を強化したい企業に適していると考えています。

特に、グループ会社ごとに規程の管理方法が異なっている企業や、最新版の確認・改定状況の把握に課題を感じている企業、本社確認や稟議を伴う規程改定業務を効率化したい企業には、有効な基盤になると思います。

また、今後の事業拡大やM&Aなどによりグループ会社が増える企業にとっても、一定の管理水準を維持しながら、各社の状況に合わせた規程管理を進めるための基盤として活用できると考えています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。