属人化した管理と、年間60時間を費やすアナログな書類回収の限界

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や課題をお聞かせください。

川島様導入前は、グループ企業5社ほどの就業規則を文書作成ソフトで管理していましたが、『どれが最新版のデータなのか』『どれが実際に労基署に届け出たものなのか』が判別しづらく、管理が属人化していました。
以前は私ひとりで規程の実務を行っていました。過去に私がインフルエンザで1週間ほど休んだ際、労基署への提出期限が迫っていたのですが他のメンバーは業務が分からなかったので、日曜日に出勤して対応するほど大変な思いをしたこともありました。

川島様当社はカラオケ店『歌広場』や『伊東園ホテルズ』などを全国に約120拠点展開しています。36協定などの更新や就業規則変更の意見書を回収する際、以前は各拠点へ書類を郵送し、回収して、管轄の労働基準監督署ごとに分けて届出を行っていました。 現場からなかなか書類が集まらず、どこが提出済みかどうかも手元の紙でしか追えなかったため、状況確認のために1拠点ずつ電話をかけて催促していました。
返信用封筒を同封した120拠点分の発送経費だけでも年間約12万円かかっており、書類の発送・回収作業に1年で約60時間もの対応時間を費やしておりました。
また、社会的にも、規程や規則に則った処遇の重要性は高まっておりますし、そういった意味でも就業規則等の整備が重要でした。しかし編集や管理の負荷は非常に大きく、一つの規程を編集するだけでも、参照される別規程の編集なども発生するなど、思うようにいかないことも多く、そういった部分に課題を感じておりました。

「これに勝るシステムはない」―― ”コンプライアンス意識の高まり”が導入を後押し

KiteRa Bizを知ったきっかけや、導入の決め手は何でしたか？

川島様：まさにアナログな作業に限界を感じ、システムを探そうとしていた時期に、タイミングよくKiteRaからお電話をいただいたのがきっかけです。
AIで就業規則を作成する他社のリーガルシステムとも比較検討しましたが、KiteRa Bizのほうが実務的な工数の削減や使いやすさ、画面（UI）の分かりやすさ、そして費用面でもKiteRa Bizのほうがよくて…。直感的に『これに勝るシステムはない』と感じました。

導入を検討していた時期は、『規程周りや労基署へのリスク対策を徹底的に整備しよう』というコンプライアンスに対する経営陣の気運がちょうど高まっていたタイミングでもありました。
元々、カラオケやアミューズメント施設は深夜や土日勤務が多く、また温泉地・リゾート地では地域の働き手が集まりにくいという業界特有の難しさがあります 。人手不足から一人ひとりの負担が重くなり長時間労働に繋がりやすい環境だからこそ、公平で適法な運用のベースとなる「規程」をしっかりと整える必要性を感じていました。
会社が規模拡大していく中で法令に則った管理基盤を整えるという点で、役員を含めた経営陣の意向と合致し、稟議の際も『これは必要な仕組みだ』と非常にスムーズに承認が下りました。

1日がかりの回収が数時間に。「未確定者に通知」で電話催促がゼロへ

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

椎原様：一番は労基署への届出が効率化された部分ですね。120拠点ある各店舗の36協定書類の回収について、KiteRa Bizのステータス管理機能により、どの店舗が対応中なのかが画面上で一目でわかるようになりました。
未対応の店舗に対して『未確定者に通知』するボタンをポチッと押すだけで催促メールを送れるため、電話での個別催促が劇的に減りました。以前は1日がかりで、他部署にも応援を頼むほどだった回収事務が数時間に短縮され、郵送コストや封入の手間もゼロになり、本部のペーパーレス化が進みました。

川島様：クラウド上で最新版が管理できるようになったのはもちろんですが、社内規程の新旧対照表が自動で作成できる機能には助かっています。
変更箇所だけを抽出して旧バージョンと新バージョンを並べて比較できるため、以前は2時間ほどかけていた作業が一瞬で終わり、役員や経営陣への報告が非常にスムーズになりました。

現場のバックオフィス業務を最低限に抑え、「お客様との時間」を創出することが本部の使命

多店舗展開を行っている企業にとって、KiteRa Bizの一番のメリットはどこにありますか？

椎原様：カラオケやホテルを運営する当社の現場スタッフは、日々多岐にわたる業務を担っています。
私たちは、現場の時間をできる限り”お客様への時間”に充てたいと考えており、本部社員が常に現場へ常駐できないからこそ、現場スタッフのバックオフィス業務を極力減らすことを全社的な方針として掲げています。

川島様：以前の紙の運用では、毎年新しい規程や36協定が送られてくるたびに現場でファイルを閉じるなどの大変な手間が発生していましたし、本部からの催促電話に現場の手が止まってしまうこともありました。
KiteRa Bizを導入したことで、現場は自分のパソコンから最新の規程をいつでも確認できるようになり、店舗での不要な確認や管理の手間を完全になくすことができています。もし元の紙運用に戻すと言われたら、現場の方々から批判を浴びそうだなと感じました。『また郵送するんかい！』って（笑）

労務管理が徹底された、社会から信用される会社を目指して

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？また、導入を検討している企業へアドバイスをお願いします。

川島様：今後は、顧問社労士の先生にもアカウントをお渡ししつつ、自社でも法改正の規程レビュー機能なども使いこなし、常に適法で正直な運営を徹底していきたいです。
今までは法的な手続きや周知の対応に追われるだけで精一杯でしたが、従業員だけでなく、そのご家族の皆様も含めて、関わるすべての人々が安心できるように会社の基盤を整えていきたいですね。
今では、『逆にKiteRaを使わずにどうやって管理しているんだろう？』と思うほどです。手作業×店舗数の工数がかかっていた部分を大幅に業務効率化できるため、多店舗展開しているチェーン店には必須だと思います！

椎原様：労力をかければ手作業でもできないことはありませんが、KiteRa Bizを導入して浮いた時間を他の業務に充てられることを考えると、費用対効果は圧倒的にこちらが良いと感じています。
各拠点の管理者が少なく、バックオフィス業務の負担が大きい企業にこそ、強くお勧めしたいですね。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。