グループ経営移行で直面した規程の「サイロ化」と「属人化」が課題に

●KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

上松 様：「2023年7月にホールディングス体制へ移行してグループ経営をスタートしたのですが、その際に子会社の規程を確認したところ、内容が古いままだったり、不足している部分がありました。各社がサイロ化し、独立して動いてしまう状態が続くと、将来的にグループ内で人材を流動させるときなどに、ルールが違うことが大きな障壁になってしまうんですよね。

それに、従来は、総務や人事、情報システムなど各部門の主管担当者がそれぞれ自分で規程を修正していたので、修正する人によって『属人化』する課題もあり、体裁面でも、インデントのズレや表記揺れが生じていました。ホールディングスで規程管理の業務を代行している規模の小さい事業会社については私たちが確認して統一できていた部分もありますが、将来的に担当者が変われば、また各社各様の状態になってしまうリスクを強く感じていたんです。こうしたコンプライアンスやガバナンス上の問題が起きないように、グループである程度統一性のある規程を作り、一元管理できるツールを探し始めました。

KiteRa Bizを知ったきっかけは、幕張メッセの展示会でした。そこで複数社のお話を伺い、実際にトライアルも利用してみた結果、KiteRa Bizが一番直感的に操作できたことが大きな決め手になりました。さらに、他システムでは追加料金が発生する可能性がありましたが、KiteRa Bizは法改正の情報配信とレビュー機能が標準搭載されています。長期的に見ると費用を抑えられ、コストメリットがあると考えました。」

今井 様：「グループ全体での導入にあたり、KiteRaの担当の方が懇切丁寧に説明してくださり、グループ全体での導入プランなども出していただいたことで不安なく進められました。サポートサイトも他社に比べて格段に充実していて、運用を支える体制が整っている点も大きな安心感につながりましたね。」

編集の効率化とグループを横断した管理が同時に実現

●実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

上松 様：「グループ全体で150を超える規程の修正作業を行い、フォーマットや体裁をきれいに統一できたことです。
最初に感動したところは、新旧対照表が1、2秒で出せるようになったことですね。今までは手作業でコピーして貼って……を繰り返していて、とても苦労をしていました。
また、条番号の自動調整や、表記揺れの一括修正など、様々な機能で負担が激減したのは、業務効率化においてかなりインパクトが大きかったです。今までになかった機能のおかげでスムーズに改定作業が進みました。
そして、以前は私しかファイルの所在を知らなかった各社の規程を、いつでもどこでもブラウザ上で横断的に閲覧できるようになったのも大きな成果です。従来はチャットツールなど、会社ごとにバラバラの方法で周知をしていましたが、ブラウザ上でいつでも見られる環境が整ったことは非常に良い点だと感じています。
今後は外部へのファイル出力を減らして、KiteRa Biz上で編集することが大切だと感じています。」

●その他におすすめしたいポイントはありますか？

瀧澤 様：「充実したサポート体制も非常に重宝しています。ヘルプセンターが充実しており、常に最新の情報が確認できる状態になっていますし、それでも分からない時にはしっかり聞ける体制がある。システムだけでなく、運用を含めたトータルなサービスとして整っているところが素晴らしいと思います。
また、システムの操作が直感的に行えることも大きなポイントです。社内で何名かが編集作業を行いましたが、操作が分かりにくいといった質問はほとんど来ていません。基本的な操作がしやすく、スムーズに利用できています。」

規程管理に手間をかけたくない、あらゆる規模の企業へ

●実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

今井 様：「すべての企業におすすめしたいです（笑）。大手企業はもちろんですが、一から規程を整備したいスタートアップ企業や、人手をかけずに規程管理を行いたい中小・ベンチャー企業など、規模を問わず幅広く対応できる使い勝手の良いサービスだと思います。規程作成のスタンダードが揃っているので、まずは使ってみていただきたいですね。」

●今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

今井 様：「今後は、社員がよりアクセスしやすいように、社内ポータルサイトから自然とKiteRa Bizへ遷移できるような入り口を整備したいと考えています。

中長期的には、社内のFAQシステムとの連携を視野に入れています。社員が規程やルールに関する疑問を持った際に、KiteRa Bizの規程データをマスターデータとしてチャットボットなどが回答してくれるような、利便性の高い仕組みを構築していきたいです。また、さまざまなデータ連携を考える中で、社員の利便性をいかに高めるかという視点を持ちながら、さらに活用を進めていきたいですね。」

●貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。