就業規則の見直しプロジェクトを発足。KiteRa Biz導入により作業効率がアップ！

社員への適切な周知と規程管理の属人化防止に向けて導入

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

永田様就業規則の見直しが長らくできておらず、言い回しが古かったり、実態に即していない内容が記載されていたりしました。また、就業規則に付属した運用ルールが内規の形で存在しており、公に周知することができていませんでした。就業規則と内規の整理が企業の課題の一つとしてありましたね。

橘様運用ルールはメール文面で周知されていたので、メール送付後に入社した社員にはメールを転送する必要があり、上手く内容が広まっていませんでした。
規程に関する社員からの問い合わせも多かったですね。社会全体で働く人たちの意識が変わってきており、「個々の判断に任せず明確な基準があってほしい」と社員の目も厳しくなってきているため、規程整備を行うには良いタイミングでした。

永田様規程管理においても、担当者間での暗黙のルールがあり、担当者の増減に伴う引き継ぎが大変でした。暗黙のルールの内容が正しいかの判断から見直しを行い、属人化を防ぐ必要がありました。
そんな中、KiteRa Bizのことをインターネットの記事で見つけました。導入前から就業規則と内規の見直しプロジェクトは動いていたものの、文書作成ツールでは立ち行かなくなるであろうと感じていたことと、プロジェクトメンバー複数名で作業をしていたので履歴が残るツールを導入したいと思い、検討をはじめました。規程の整備・管理の使い勝手の良さと費用感が合ったこともあり、KiteRa Bizに導入を決めました。

規程作成・レビュー・電子申請までKiteRa Bizで完結！作業時間が1/3へ削減

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

永田様まずはじめに、既存規程をKiteRa Bizの環境に取り込む、インポート作業の代行をお願いした際に、体裁が自動で整った状態で納品され、我々は感動しました。

山口様導入前は文書作成ツールを用いて規程の編集を行っていたのですが、担当者によって変な癖がついてしまっていました。ページ数の付け方も人それぞれで、その癖を修正するのに1規程で2時間はかかります。ですがKiteRa Bizにインポートをお願いしたら、過去20年近く溜め込んだ変な癖がすべて直ってましたね。条番号の表記方法がバラバラだったり、条ずれが起こっていたりしたのですが、そういった部分も整理されていました。

効率化に向けてのお手伝いができているようで我々も嬉しいです！その他よく利用いただいている機能などはございますか？

永田様重宝している機能は、主に4つあります。1つ目は、規程雛形です。内規を就業規則化するときに何から手を付けていいか分からなかったのですが、KiteRa Bizの雛形を丸ごと引用して少し修正を行えば規程が出来上がりました。導入前は、雛形の用意・法改正情報の取得から実作業まで、かなり時間がかかっていたので、作業時間は1/3程度に減りました。
2つ目は新旧対照表ですね。ワンクリックで簡単に作成できるのはもちろん、上層部や関係者の皆さんに改定内容を分かりやすく伝えることができます。
3つ目は、コメント機能です。当社では社会保険労務士の先生もKiteRa Bizに招待しています。そのため、担当者間でのやり取りや先生からのコメントがどんどん残っていくことで、抜け漏れがなく確認と対応ができました。

山口様4つ目は、電子申請機能です。事業場ごとに事業形態が少し違うので、これまではすべて手入力で4事業場分を作成して、労働基準監督署に届け出をしていました。導入後は、KiteRa Biz上に事業場の情報と労働者代表を登録しておけるため、都度の入力が必要なく、かなり楽になりました。意見の聴取・回収もでき、そのまま意見書を添付して一括で申請が可能です。

子会社を含めた規程管理の一元化を目指す

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

永田様これまでは本社での課題解決に向けて動いており、子会社まで手が回っていませんでした。これから、まずは子会社2社にKiteRa Bizを導入して、そこから他の子会社に広げていくかどうか考えていこうと思います。

実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

永田様子会社を多く抱えている企業様には、非常に有用ではないかと思います。支店のある企業様にもおすすめです。

橘様新しい会社ですかね。規程がゼロに近く、これから作成の必要がある企業様におすすめです。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。