KiteRa Bizで規程の統一運用を目指す

規程管理者、従業員の双方の工数を削減したい

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

中原様当社は規程管理や運用にとても工数がかかっているように感じており、効率化をしていきたい思いがありました。当社の規程改定のギリギリのタイミングで法改正情報の把握をすることもあり、間に合わせるために改定作業にまるまる1日かかってしまうこともありました。

また、法改正情報のキャッチや改定作業だけでなく、従業員が規程に関して欲しい情報に辿り着くまでにも多くの時間がかかってしまっていたので改善をしたいと考えていました。従業員へ規程関連のインタビューをしたことがあるのですが、よく規程を見る機会がある従業員でも欲しい情報を見つけるまでに30分かかることもあるようで、慣れていない従業員だと1時間程度はかかっていそうだとわかりました。できれば自ら規程を見てもらえるようにしたいと考えていたので、従業員から質問を受けた際には、規程名や条番号を伝えたり、入社時のガイダンスでも規程の管理場所を伝えるなどの活動はしていました。そのような中でたまたまKiteRa Bizを知り、興味を持ちました。

規程に特化したサービスが決め手

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

中原様規程に特化しているところがよかったです。4ヶ月ほどの期間をかけて検討をしており、そのうちの1ヶ月ではトライアル利用も行いました。他の製品とも比較検討を行いましたが、規程に特化したサービスは他にはありませんでした。社内で上申をするにあたり、導入後の効果を試算し、バックオフィスの効率化だけでなく、従業員の規程閲覧の負荷の軽減や会社としてガバナンス強化ができるところも伝えました。

導入効果としては例えば、法改正情報収集には3時間ほどかかっていたところが、法改正情報メニューを確認するだけになるので10分程度になりそうです。他にも改定案作成の時間も、法改正情報と KiteRaのひな形を参照することで大幅な時間削減が見込まれます。版管理においてもKiteRa Bizで管理しているデータが1規程について1つとなりますので、効率化が見込まれます。これまでこういったサービスは使ったことがなかったため、機能としては全部便利だなという印象です。

統一運用に向け、さらなる機能拡張に期待

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

中原様まず、前提として規程業務は全部、KiteRa Bizで統一運用をしていきたいと考えています。将来的に従業員数が増え、会社の規模が大きくなった際には、KiteRa Biz管理による様々なメリットを最大限生かせると思っております。今後の機能拡張の面では、規程に紐付けて保存できる添付ファイルを閲覧権限のユーザはダウンロードできないようにするなど、細かい設定ができるようになるとさらに使いやすくなると思います。

もっと早くKiteRa Bizを知りたかった！

中原様初めてKiteRa Bizの話を聞いた時は、そんなシステムがあるのかと驚きました。設立当初の就業規則を作らなくてはならなかった時は、社会保険労務士の先生に雛形などをいただいて作業をしたのですが、その時にあったら嬉しかったな、もっと早く知りたかったなと思いました。新たに規程を制定しなくてはいけない、設立間もない企業様へ全力でおすすめしたいなと思っています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします