他業務に追われ規程の整備まで手が回っていなかった

●KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

森様：導入前は、人事労務の担当者が少なく、入退社などの日々の手続きに追われており、規程の整備にまでなかなか手が回らない状況でした。規程の作成や管理にはWordやExcelを使用していたのですが、手作業ゆえに担当者によって体裁が異なったり、条番号のずれを修正したりするのに大変な労力が割かれていました。
さらに、変更箇所をまとめた新旧対照表も手作業で作成する必要があり、非常に時間がかかっている状況でした。また、法改正の情報も自分たちでニュースなどで調べて対応しており、負担が大きかったです。
KiteRa Bizを知ったきっかけは、2025年11月に参加した展示会です。ちょうどその直前の10月に36協定の提出があり、非常に大変な思いをした直後だったため、KiteRa Bizの機能のお話を伺って「私たちの課題がすべて解決できるのではないか」と直感し、導入を決めました。

属人化を解消し、規程の「体裁」よりも「内容」を考える環境へ

●実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

森様：非常に使い勝手が良く、これまでWordでの体裁調整やスペースの管理などで感じていたストレスから解放されました。 特に便利だと感じているのは、表記ゆれや体裁を統一できる点や、条文を追加した際に自動で補正される「参照番号リンク」の機能です。
また、新旧対照表（差分）の保存ができることや、システム上で承認フローを回せる点も大変重宝しています。e-Gov連携による電子申請機能も活用しており、申請後の公文書をそのままKiteRa Biz上でしっかり保管できる点も安心感があります。

●KiteRa Bizを導入し、規程作成の負担は減りましたか？

森様：はい、作業時間は約70%（半分以上）は削減できたと感じています。これまでは私1人で抱え込みがちだった作業を、複数人で分担・確認し合えるようになったことで、業務が分散され精神的な負担も大きく減りました。
組織である以上、配置換えなどで同じ業務を常に同じ担当が行うということはなかなか難しいと思うので「担当者が変わっても同じ品質の規程を作ることができる」ことは業務運営において大きな強みになります。

まだ導入から3カ月ではありますが、規程の体裁を整える作業時間が減った分、規程の「内容」そのものを深く考え、従業員への周知や手続きの流れを整えるなど、本来注力したかった業務に時間を割けるようになるのではないかと思っています。実際に、入社してすぐに利用できる当社独自の「ウェルカム休暇」という制度をKiteRa Biz上で整備するなど、人材の定着や従業員の働きやすさにつながる取り組みを進めることができています。

規程が多く、属人化に悩む企業へ「どんな制度が必要か」を語り合えるきっかけを

●KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

阿部様：当社は19の施設を運営しており、従業員数も約900名規模になります。今後は、全従業員に対する規程の周知機能の活用や、グループ会社の規程管理なども進めていきたいと考えています。また、10月に義務化されるカスタマーハラスメント（カスハラ）対策の規程整備にも、KiteRa Bizのひな形や公式文書機能を参考にしながら取り組んでいく予定です。
将来的には、介護現場で多数使用している業務マニュアルや契約書といった、規程以外の文書もKiteRa Biz上で一元管理できるようになることを期待しています。

●KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？

森様：規程の数が多い企業や、複数人で作業を行う企業、そして私たちのように業務の属人化に課題を感じている企業におすすめです。 規程管理は属人化しがちな業務ですが、システムを導入して複数人が携われるようになることで、社内でのコミュニケーションが生まれます。「どのような制度が必要か」といった会話が増え、企業独自の制度を整える良い流れを作ることができるシステムだと思います。

●貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。