全員が規程を閲覧出来る環境を構築

IPOを目指し、規程の管理運用を検討

KiteRa Biz導入をご検討いただいた貴社背景をお聞かせください

秋山様当社はIPOを目指していますが、規程については人事労務関係のみが制定されている状況で、上場に向けた内部管理体制構築の一環として規程の整備を行う必要がありました。規程の整備については、社外コンサルタントの助言も受け進めて行きましたが、次の段階として、完成後の最新版の管理や従業員への周知をどのようにするかという課題に取組む必要がありました。

このため、この課題を解決できる何か良いツールが無いか調査を行い、KiteRa Bizを含め、いくつかの規程閲覧システムがあることを知りました。規程閲覧システムの中で、KiteRa Bizについては無料トライアルの実施をして使いやすそうと思ったことと、実際にKiteRa Bizを導入している企業様から使用感などのお話を聞く機会もあり、当社のニーズにマッチしていると考え導入を決めました。

法改正情報の取得、全従業員への規程公開に課題

規程管理においての課題はどのようなことがありましたでしょうか？

山本様導入検討理由にもありましたが、規程の周知をどうやってしていくかということは課題でした。社員に周知はしていたものの、全員がすぐに見ることが出来る環境ではなかったため、労働基準監督署へ届けるためだけに規程の改定をしているような状態でした。

規程の改定業務においても、法改正を調べるということが大変でした。顧問の社会保険労務士から情報を貰えることもあるのですが、大体は自分たちで調べて社内でどうするか検討を行って、改定するという流れで対応しておりました。事前に調べがついて早めから準備出来るものもあれば、情報取得が漏れており、施行日までに急いで準備しなければいけなかったりする部分に大変さを感じていました。

また、規程改定で変更した点に紐づく規程で、どこの条がかわったか、修正が必要かどうかのチェックを一人でなく複数人でチェックしており、手間も時間もかかっておりました。

秋山様規程の社内周知ですが、社内システムで社員へ公開はしていたものの、全員がアクセス出来るわけではなく、全従業員が見ることが出来ない状態でした。そのため都度上長へ「アクセス出来ない従業員にも周知してください」と依頼をしていましたが、全員が閲覧出来ないこと自体、課題だと感じていました。

全従業員へ周知出来るような環境作り、協定届の準備期間1ヶ月短縮を実現

KiteRa Bizを導入して良かったこと、効果を実感したようなことを教えてください

秋山様導入時に想定していた通りのことが実現でき、大変良かったと思います。まず規程の最新版管理がKiteRa Biz上で出来ることで管理面が簡単になったこと。社員への周知も、導入当初にスマートフォンからKiteRa Bizにアクセス出来るようになったこともあり、従業員のメールアドレスと紐づけることでPCが無い従業員でも、いつでもどこでもKiteRa Bizにアクセスし、規程を閲覧出来る環境が作れたと思います。

山本様新旧対照表や、差分表示も周知する上で役立ってます。KiteRa Bizの導入前まで新旧対照表は作成していなかったので、規程のどこを改定したのかは、人事だけが分かっている状態でした。規程の改定時には、社員へ説明会を行っているのですが、その際の説明資料は別で用意して役員が説明していました。KiteRa Biz導入後は、新旧対照表が簡単に作成出来るので、説明会時にも担当者としては資料の準備をする工数が減りましたし、参加している従業員にとっては変更点を把握しやすくなったので、凄く助かっています。

法改正情報も、事前にお知らせ配信がメールで届いたり、KiteRa Biz内でも確認出来るので非常に助かってます。

あと、今年の36協定届をKiteRa Bizを使って初めて電子申請してみたのですが、非常に使いやすくて簡単に作業できました。前年の紙で対応していた作業と比較すると、提出までの準備期間が1ヶ月くらい短縮出来たのではないかと思います。

事業場ごとに、協定届の確認依頼を郵送で送って、返信してもらったものを今度は労働基準監督署へ郵送するなど手間もコストもかかるので、だいぶ負担が減りました。
その他、規程管理作業も具体的に時間などで測れてはおりませんが、確実に効率化はしたと感じてます。

素早いサポートで安心出来た

サポート体制についてはいかがでしょうか？

山本様いろいろなツールがありますが、他のツールと比較してKiteRa Bizは対応が早いなと思っています。一度不具合で、公開していない規程がスマートフォンでは見られる状態になってしまっていたのですが、問い合わせをして翌日には解消していただきました。

36協定届も今回初めて挑戦したのですが、意見書機能を用いるときに仕様について問い合わせしたところ、即日すぐに回答をもらうことができました。

KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

秋山様IPOを目指している企業です。あとは、規程など内部管理体制をこれから構築していきたいと考えている企業にもおすすめです。

山本様従業員が多く、周知に課題を感じている企業や、事業場が多い企業も電子申請時に効果を感じやすいのではないかと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。