事業拡大に伴い、急務となった規程整備！4ヶ月でスピード導入し「できること」から開始
株式会社ハンズマンについて
事業内容：九州地方を中心にDIY型ホームセンターを12店舗展開しています。2023年10月には、関西地区へ初出店となる「ハンズマン松原店」（大阪府松原市）をオープンしました。 当社の特徴は、1店舗あたりのフロア接客担当者数が100名超であることです。これは業界平均（約30名）の3倍以上に相当し、この豊富な人員体制によって、お客様一人ひとりのご質問やご相談に時間をかけて丁寧にお応えできる環境を整えています。
課題
- 規程の作成では、新規出店に伴い、通勤手当や赴任手当規程など、地域の特性に合わせた広範囲な規程を短期間で整備する必要があった。
- 規程の編集では、Wordでの手作業は、軽微な修正でもレイアウトが崩れるなど、非効率で、新旧対照表の作成にも膨大な時間がかかっていた。
- 規程のメンテナンスでは、最新の法改正に規程が準拠できているか常に不安があり、専門的な知見がない中での対応に心理的な負担があった。
大阪への新規出店を機に、規程の見直し業務が発生
●KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。
権堀様：KiteRa Bizの導入を検討した背景には、大阪への新規出店をきっかけに社内規程の全面的な見直しが急務となり、それに伴って従来の規程管理業務における課題が浮き彫りになったことがあります。
当社はこれまで九州地方で店舗を展開していましたが、2023年10月に初めて九州外の大阪に出店しました。その際、両地域での働き方の違いから、多くの規程を改定する必要に迫られました。例えば、九州ではほとんどの従業員が自動車で通勤するため、通勤手当は事業所と自宅の距離を基に計算していましたが、大阪では公共交通機関の利用が中心となります。そのため、手当の算出方法そのものから見直さなければなりませんでした。その他にも、九州から大阪へ赴任する従業員のための手当や住宅手当など、多岐にわたる細かい規程改定が必要となり、非常に大変な状況でした。この煩雑な作業に追われ、大きな負担を感じていた時期にKiteRa Bizからの提案があり、まさに自社の課題を解決してくれるサービスだと感じました。
業務の課題としては、まず、Wordで規程を作成していたため、少し修正するだけでレイアウトが崩れるなど、作業効率が良くありませんでした。また、規程は関連部署がそれぞれ作成・管理していましたが、大阪出店に関する改定業務は総務部に集中してしまい、負担が偏るという問題も生じました。さらに、部署ごとに規程を管理しているため、一つの規程変更が他の部署に及ぼす影響の確認も大変な作業でした。そして、自社の規程が最新の法改正に準拠できているか、常に漠然とした不安を抱えていました。
「スモールスタート」できた点も決め手に
なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。
権堀様：KiteRa Bizを導入するきっかけは、大阪への新規出店に伴い、社内規程の整備が急務となっていたタイミングで、2023年12月にご提案をいただいたことでした。導入の決め手は3つあります。
第1に、サービスの専門性です。契約書レビューなどの提案はこれまでも多くありましたが、規程業務に特化したサービスは初めてでした。そのため、「これは便利になりそうだ」と効率化のイメージを具体的に持つことができました。
第2に、使いやすさです。デモンストレーションなどを通じて操作が分かりやすく、スムーズに使えると感じました。さらに、営業担当の方の丁寧な対応も導入を後押しする安心材料となりました。
第3に、導入の手軽さです。料金がリーズナブルなだけでなく、ID数や規程数を自社の状況に合わせて柔軟に決められるため、大掛かりなシステム導入のように気負うことなく、「できるところから始められる」点が非常に魅力的でした。
このような理由から、他のツールと比較検討することはなく、「2023年12月のご提案、2024年4月導入」というスピード展開となりました。社内での承認プロセスも、私から上長、そして経営会議へとスムーズに進みました。その過程では、当時の株式会社KiteRaの知名度が九州ではまだ高くなかったことが懸念点の一つになりましたが、「専門家である社労士も利用している」という取引実績が信頼につながり、社内の理解を得ることができました。
電子申請の活用にも挑戦し、さらなる業務効率化へ
今後KiteRa Bizをどのように活用していきたいでしょうか。
権堀様：はい、今後は『さらなる業務効率化』と『従業員の理解促進』という2つの軸で、活用を深めていきたいと考えています。
まず、業務効率化の面では、特に電子申請の活用に期待しています。弊社は事業所が九州各地に加えて大阪にもあり、規程を変更するたびに、各事業所から意見書を集めるのが大変でした。この課題を解決するため、意見書の電子化や36協定の電子申請といった機能も、2025年中には試してみたいと考えています。
次に、従業員の理解促進の面では、より分かりやすい規程作りを進めたいです。従業員から『規程が分かりにくい』という声が時々あがりますので、KiteRa Bizを使って表などを盛り込み、誰にとっても内容を理解しやすいものに改善していきたいと考えています。
そして、KiteRa Bizへの期待としては、将来的にサービスの対象範囲がさらに広がっていくと嬉しいです。書式が似ている業務マニュアルや契約書なども作成できる機能があれば、活用の幅がさらに広がると思います。
「少人数」で規程業務を管理する企業の強い味方に
KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします。
権堀様：グループ会社を多く持つような大きな企業はもちろんですが、特に少人数で規程業務を担当するような企業にこそ、おすすめしたいです。作業が効率化できるのはもちろんですが、法改正への対応といった心理的な負担や不安が解消できることが、本当に大きいと思います。法改正の情報や専門家が監修した雛形を提供していただけるだけでも、安心して業務を進めることができ、とても心強く感じています。また、スモールスタートがしやすく、「できるところから始めていく」という心持ちで導入できた点も良かったと感じています。