KiteRa Bizでナレッジ共有し、属人化を防いだ規程管理ができるように

バックオフィス業務はDX化を進めるべきだと思っていた

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況やKiteRaのサービスを知っていただいたきっかけをお聞かせください

江藤様導入以前は、長い間改定されていない規程があり、きちんと法改正に対応していかないといけないという課題がありました。他にも、IPOを目指す上で、数多くの規程を取り揃えないといけない状況にありました。当時は、就業規則や賃金規程、ご時世に合わせたテレワーク規程など、必要最低限の規程しかなかったんです。

当社が物流を行っているということもあり、2024年問題に対応した内容に整えたり、育児介護休業、ハラスメントについても就業規則に規定されていなかったので、きちんと整備していこうという流れもありました。

当社としてどの規程の作成をしていくべきなのか等、コンサルタントの方にも相談しつつではありましたが、企画・検討にも時間がかかっていました。リソースも不足していたので、なかなか手がかけられない状況にもありました。

その中で、私が以前IT業界に在籍していたということもあり、バックオフィスの業務はDX化を進めていこうという思いがありました。そこで社内規程に関しても、アナログな管理ではなく、簡単に規程作成・管理ができるITツールを調べ、社会保険労務士向けのKiteRa Proというサービスを知りました。

その後しばらくしてから、当社の株主様より、KiteRaが企業向けのサービスKiteRa Bizをリリースしたことを教えてもらい、すぐに問い合わせしました。

一つの規程をたった10分で作り上げることができた

KiteRa Bizを導入してよかったと思った、手応えを感じたのはどんなところですか？

江藤様規程改定等を行った際、取締役会に提出するための新旧対照表を作成する必要がありましたが、この作成がとても工数のかかる作業でした。以前新旧対照表を作成した経験から、改定作業が滞っていた規程だと改定箇所が多いため、新旧対照表の作成にもより工数がかかってしまう印象がありました。

ところが、KiteRa Bizではワンクリックで作成できてしまい、作業工数を大幅に削減できるといったところがまず、非常によかったですね。また活用してみて、参照番号リンクの設定ができるというところも非常に素晴らしいなと思いました。

規程改定を行っていると、条文の追加などもよく発生するため、必然的に参照番号部分の修正も発生します。その参照番号の修正も抜け漏れなく対応ができる点がとても役に立っています。社長から規程作成を依頼された時、以前は、まず雛形をインターネット等で探してきて、当社に合わせた用語・条文の修正を行ってと、作業時間がかなりかかっていました。

ですがKiteRa Biz導入後は設問に答えながら作成し10分程度で一つの規程を完成させることができました。それには社長も驚いて喜んでいましたし、監査役からも非常に良いツール導入しているとのお褒めの言葉をいただきましたよ。作業工数を大幅に削減できたことにより、本来の業務である経営企画室の業務に時間を割くことができるようになりました。

規程管理業務のナレッジ共有ができ、属人化を防げるようになった

今後KiteRa Bizをどのように活用されたいとお考えですか？またKiteRa Bizへ期待されていることなどあれば教えてください

江藤様現段階で、KiteRa Bizを導入して進めていきたかった法改正の対応やIPO準備のための規程作成など、思い描いていた活用をすべて叶えられています。頻繁に規程の雛形が増えているというところも非常にありがたいと思っており、このまま継続利用をして今の機能を使いこなしていれば、今後当社にとって必要な規程の整備が進められそうです。

KiteRa Bizの使用感については、他のビジネスツールと比べると操作が難しいところを探す方が難しいほど簡単に操作ができると思っています。規程の作成に関しては、元から運用していた規程をインポートするか、設問に回答していくだけであっとゆう間に作成できてしまいます。

最初は設問に答えるだけで作成ができてしまうので、規程の内容も薄いのではないかと心配したのですが、設問の内容も細かく設定されており上場会社向け規程と同じくらいしっかりとした内容なのでよりKiteRa Bizの雛形が活用できるものなのだと確信しました。

規程の編集に関しても今まで活用していた文書作成ソフトと同じように直感的に操作ができていることに加え、保存をすれば変更履歴にすぐに反映され、その履歴をすぐに差分表示として確認することができる、作成が完了したら、社内ポータルサイト掲載用にPDFでエクスポートできるなど全て簡単な作業で完結することができるとても良いツールだと思います。

もし何かわからないことがあったり、要望があればサポート担当の方にも直接言いやすい環境があるのでそこもとてもありがたく思っています。今後の予定としては作成・管理だけでなく、顧問社会保険労務士の方を当社のKiteRa Bizワークスペースにご招待をしてKiteRa Biz上で規程の内容確認のやりとりを進めていく予定となっています。

このようなITツールを使用するメリットとして、作業途中で文書保存できる履歴が全て残るため、どのような修正をしたのかコメントも残せ、担当者間でのナレッジ共有がしやすくなるということもあるかと思います。

専任の担当者がいるような規程管理の業務は特に、作成や管理方法にばらつきがでてしまうために属人化しやすい業務ですが、ツールを導入することで、ツール基準でナレッジを共有することができるようになります。もちろんツールを使うにあたり使用方法をレクチャーする必要はありますが、KiteRa Bizは操作も簡単なので、すぐ覚えられます。必然的に規程業務の属人化も防げるようになっており、今後も作業分担しながら利用していきたく思っております。

今後は契約書作成の部分でも活用できるようになるとさらに利用価値が上がりそうです。契約書作成は、規程作成に似ているところがあり、改定作業や版数の管理をする必要があります。規程作成・管理機能のノウハウを使って契約書の作成・管理も合わせてKiteRa Bizでできるようになると幅広い面でKiteRa Bizの活用ができるようになると思います。

ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

江藤様当社と同じようにIPOを目指している企業様やベンチャー企業のように、これから規程整備が必要になってくる企業様にとてもおすすめです。

規程作成において、コンサルタントに依頼する企業もいらっしゃるかと思いますが、作成段階までの依頼が主で、編集・管理の部分も含めての依頼はコスト面の負担も大きくなるためなかなか難しい場合もあるかと思います。また自社で作業を行う場合でも、規程の雛形を探してくる手間、雛形を別途購入しなくてはいけないということもあったり、こちらも負担がかかるかと思います。

ですが、KiteRa Bizを活用すればIPO準備に必要な規程や、基本規程の雛形が用意されているので、必要な規程を取り揃えることが可能です。また作成後の編集・管理、法改正対応についてもKiteRa Biz内で対応ができるので全てを社内完結できる良いツールだと思っています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします