タニタのマインドを残し、業務効率化にも繋げることができた

改定履歴が残らないことによる、引き継ぎに課題あり

KiteRa Biz導入前、 規程管理業務においてどのような課題がありましたか？

南様KiteRa Biz導入前は、規程が一元管理されておらず、担当ごとに個人で管理をしていて、担当者がそれぞれデータを持っている状態でした。
そのため、ある規程を改定するとなった時には、まずデータ探しからスタートすることになり、非常に時間がかかっていたのです。
弊社には内規を含め規程が約120あるのですが、規程を体系的に残すことができておらず、過去に淘汰されてしまう規程があるなど管理上の問題もありました。システムを導入することで、これを解決したいと思っていました。

また1番大きな課題は、タニタのマインドが見えない状態になってしまっていたということです。タニタの心、タニタのマインドとも言える改定履歴が残っておらず、過去になぜこの規程が改定されたのかという背景を把握できない状態のまま、後任が新しい規程に作り替えるということもありました。改定の背景、経緯をきちんと残していかないといけないと思っていました。

また、作業面で言うと、新旧対照表の作成がかなりの負担になっていました。少しでも規程の修正が入ると、規程本文と新旧対照表の両方を修正し役員会議に上申する準備をしていくので、とても時間がかかっていました。

規程の管理・作業をする時に、タニタの規程は全てシステムの中にある、システムを見れば、規程だけではなく改定履歴など全て揃っている状態を作りたいと思い、KiteRa Bizの導入を検討しました。

多様化する働き方に合わせた規程運用ができるのがKiteRa Bizだった

KiteRa Bizを知っていただいたキッカケ、また導入の決め手を教えてください

南様私が総務課長、人事課長を兼務し始めた時に、この管理状態だと業務が回らなくなってしまうと感じていました。 何かいいサービスがあるのではと思ってネット検索をしたところ、すぐにKiteRaが見つかりました。

いくつか他社サービスについても話を聞いて検討をしましたが、最終的にKiteRa Bizに決めました。

決め手は大きく三つあります。一つ目は、新旧対照表を即時作成できること、二つ目は規程に関する書類などをまとめて添付資料として管理ができること、三つ目はコメントを含めた変更履歴の管理ができることです。

他にもすごく便利だなと思った点は、法改正情報を常に確認できることやe-Govと連携をして電子申請もできることです。

1番びっくりしたのは、設問形式で答えるだけで規程が出来上がることです。

便利な機能がたくさんあり、KiteRa Bizが業務の効率化にとても有効だなと感じました。
また、他社のサービスは契約管理がメインだったので、システムをそのまま従業員に共有するのは難しいかなと感じました。

弊社はオフィスでの勤務に加え、在宅、サテライトでの勤務、また業務委託のスタッフも多く、働き方が多様化しています。会社に出社しないと規程が見られないと言うような仕組みでは通用しなくなっていました。クラウド上に規程を置いて、どの雇用形態、勤務体系にも対応できるのがKiteRa Bizでした。

時間の削減だけではなく、コスト削減にも繋げることができた

多くの機能を便利だと感じていただけて嬉しく思います！実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

南様使い勝手も非常に良く、特に操作性が高く分かりやすいと感じています。

顧問弁護士や社会保険労務士も招待して使用しており、常に最新の規程を共有しているので、日々のやりとりもよりスムーズになりました。業務改善に効いてると思います。

今まで複数の規程の改定を進めていく時は、見直しを含めて1週間前後の時間がかかっていましたが、KiteRa Bizを導入して大幅に削減できました。

1規程の新旧対照表の作成も1時間程度かかっていたのが、自動で作成できるようになったのでほんの1~2分になりました。

法改正情報を収集するのも2~3時間かかっていたこともありますが、今はKiteRa Biz上で情報を収集できるのでその分の時間削減にもなっています。

私は株主総会の運営も担当しており、そちらの業務も多い中で法改正対応も多くあり、手が回らず弁護士に丸投げ状態でした。しかし、KiteRa Bizを導入して時間を削減をすることができ、規程業務に当てる時間も増えたので、実作業を私が担当することで、今まで外部に委託していた分の10~20万円のコストを削減できました。 また現在は給与計算も外部に委託しているのですが、時間を確保できるようになったので内製化に向けて動いています。

コスト削減にも繋がったんですね！使っていただいて、便利だと感じた機能を教えてください

南様使ってみて改めて良いと思ったのは添付資料の機能です。例えば就業規則に紐づく各種申請書を添付資料として管理できるので、この規程に紐づく資料だということが、規程担当者以外にも共有でき、とても便利です。

記録を残していくという作業が1番時間がかかり、複雑になるとうまく更新ができず結局ミスに繋がってしまいます。

それがKiteRa Bizを使うことにより、コメントの機能を使用して改定背景を記録できるし、新旧対照表も自動作成できるのでミスも減りました。

現在は規程を改定する際にはKiteRa Bizしか使わないという状態になっており、経営陣に提案する時もKiteRa Bizを使用しながら説明し、改定して、最終確認を含めた作業まで、ワンストップで行えています。

こんな機能があったら嬉しいというような要望も、サポート担当の方をはじめ定期的に吸い上げていただいているので一緒にKiteRa Bizを 作り上げていってる感があり、この点も気に入っています。

今後は規程ごとに修正点をリマインドしてくれるような法改正レビューの機能がもっと充実すると嬉しいです。

中西様弊社は規程が数多くあったり、新たにさまざまな制度を作っていったりというような変化が多いのですが、それに関連する書類なども添付資料にまとめられています。

それぞれがどのように関連付いているものなのかがわからない場合でも、KiteRa Biz上でどう対応すべきなのか理解できるので、非常に助かっています。 今まではどのような背景で改定されたのかわからないことが多かったのですが、コメントを含めた変更履歴がきちんと確認できるのが便利だと思っています。

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？

南様業務拡大などで従業員がどんどんと増えていくと、さまざまなルールを決めていく必要が出てきますが、体系的に管理をしていくことはとても難しいです。そうした時にKiteRa Bizは必要だなと思います。

またIPOを目指す企業にも必要なものだと思います。

IPOを目指すなかで各種規程の整備は必要になりますので、その際には非常に便利なツールだと思いますね。 また、過去の変更履歴を伝統として、効率よく残していく必要もあるかと思うのでうまく管理をしたいと考えている企業にはKiteRa Bizがとても有効だと思います。

いいシステムをうまく活用して、スピード感をもった経営を

同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします

南様 今は経営もスピード感を持ってやっていかないといけないようになってきています。 その中ではうまくシステムを使って時間効率を上げていかないと取り残されてしまうと思います。

中西様KiteRa Bizはリリースされてまだ数年ですが、導入企業がどんどん拡大しているのが素晴らしいと思います。
多くの企業に支持されているところも、KiteRa Bizを安心して使用できるポイントだと思っています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします！