理想は「100年後の担当者」が経緯を理解できること

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況をお聞かせください。

赤井 建太様:「KiteRa Biz導入以前の規程管理につきましては、主にWordで編集し、紙媒体で記録を残すという運用を行っておりました。規程の周知については、当社では規程管理を統括する専任部署が別にあり、その部署が社内イントラネットに掲載・更新する形で対応しておりました。また、当社は製造業であり、パソコンを使用しない従業員も多く在籍しているため、イントラに加えて、事業所内への掲示での周知も併用しておりました。

以前の運用において最も手間に感じたのは、規程の文言を修正する際に新たな条文を追加すると、全体の条文構成にずれが生じ、その影響が他の多数の規程にも連鎖的に及ぶ点でした。一カ所の修正が、関連する50以上の規程に波及するような状況では、全ての影響範囲を把握・確認することは困難であり、非常に煩雑で非効率であると感じておりました。」

これまでどのような点を改善したかったですか。 

赤井 建太様:「改善・強化したい点は三つありました。

一つ目は「グループ会社のガバナンス」です。これまで、各グループ会社の規程状況を正確に把握できておらず、改定の有無や内容のばらつきを未然に防ぐ体制の整備が必要であると感じておりました。

二つ目は「編集作業の効率化」です。新旧対照表の作成に多くの手間がかかっており、業務負荷の軽減を図るための改善が求められていました。

三つ目は「規程の品質を維持すること」です。自社の歴史を反映した内容を正しく継承し、改定漏れを確実に防止するための仕組みが必要であると考えておりました。

さらに、自社における課題として、過去の就業規則の履歴管理が不十分であり、古い版の内容が正確に把握できていない状況がございました。当社の就業規則は約100年の歴史があり、これまでに数十版が存在しておりますが、数十年前の記録については把握が難しいのが現状です。古い版は手書きで和紙に記されており、もはや歴史的文書のような扱いとなっております。

次の100年を見据え、規程の改定履歴を体系的に管理し、制度がどのような経緯をたどってきたのかを後任の担当者が理解できるようにしておくことが重要であると考えております。100年後の担当者が「こういう経緯で制度が変わってきたのだな」と自然に感じ取れるような状態を目指してまいりたいと思っております。

導入の決め手は「グループ会社のガバナンス強化」

KiteRa Biz導入の決め手を教えてください。

赤井 建太様「導入の決め手となったのは、一つ目の改善点「グループ会社のガバナンス」が実現できそうだったことでした。グループ会社の規模や体制は様々であり、専任の人事担当者が在籍する会社もあれば、事務職の方が兼務されている会社もございます。そのため、法改正の内容が十分にキャッチアップできず、親会社である当社が「このような法改正がありましたので、本体も変更しました。皆様も対応をお願いします」といった一方向の周知に頼っている状況が続いておりました。

しかしながら、今後は各社が自律的に対応できる体制を整え、グループ会社での規程管理力を底上げしていきたいという思いがございました。また、規程の書き方や表現が会社によって異なる中で、本体の規程を基準として語ることにも限界がありました。こうした背景から、ガバナンスの強化を目的としてツールの導入を決断いたしました。

実際に導入後は、各社の規程の状況を親会社として俯瞰的に把握できるようになったと感じております。すべての企業が同じ熱量で活用しているわけではありませんが、そういった企業を支援していくことも我々の役割であると考えております。社内での導入に際しては、大きな調整や反対意見は特段なく、非常にスムーズに進みました。」

導入後、グループ会社の統制や改定が管理しやすくなった

導入後、どのような変化や効果を感じられましたか？

山口 珠希様:「直近では、2025年育児介護休業法改正のタイミングで手応えを感じました。そもそも法改正の情報自体をKiteRa Bizから得ることができましたし、改正ポイントをまとめた資料も非常に有用でした。必要な改定箇所の把握から対応の検討まで、スムーズに進めることができました。

従来は全規程を読み込んだうえで、WordやExcelで検索するなど非効率な手段に頼らざるを得ず、膨大な手間がかかっていました。KiteRa Biz導入後は、どこを修正すべきかがすぐに分かるようになり、以前のような無駄な作業が一掃されました。

特に大きいのは、改定漏れを確実に防げるようになったことです。これまで見落としがちな細かな修正点も的確に拾えるようになり、安心して法改正に対応できる体制が整いました。作業時にはテンプレート（雛形）も活用しており、具体的な修正の方向性を考えるうえで大いに助けられました。

さらに、業務効率化により生まれた時間を、本来注力すべき知的業務、たとえば新しい規程の方向性を考えるといった、よりコアな業務に充てられるようになったことも大きな成果です。規程の管理そのものに時間を費やすのではなく、『この規程を今後どうしていくべきか』という本質的な視点にシフトできたと実感しています。」

導入前に感じていた課題は、解決されましたか？

赤井 建太様：「はい、導入前に感じていた三つの課題について、いずれも着実に改善されていると感じています。

一つ目の改善点「グループ会社のガバナンス」も、各社の規程状況を可視化・共有できるようになったことで、全体としての統制や改定のタイミングの管理がしやすくなりました。実際、グループ会社への展開にあたっては、私から「これをやりたい」と一言伝えるだけで導入が進み、特段の苦労もなく、導入や浸透に際して大きな障壁は感じませんでした。おそらく、もともと各社の担当者が規程業務に課題を感じていたこと、そして「こういうツールを待っていた」「これがあれば便利」と感じるタイミングだったことが大きかったのだと思います。特に人事歴の長い担当者からは「こういう仕組みが欲しかった」という声が多く寄せられ、社内全体としても非常に前向きに受け入れられ、スムーズな展開が実現しました。

二つ目の改善点「編集作業の効率化」については、新旧対照表の自動作成機能に加え、AIが確認すべき条文を自動でリストアップしてくれるため、これまで多くの時間を要していた作業が大幅に削減されました。

特に、以前の運用で最も手間に感じていたのは、条文の追加や修正によって条番号がずれ、その影響が他の規程にも連鎖的に及ぶ点でしたが、KiteRa Bizでは参照条文番号が自動で補正されるため、この問題も根本的に解消されました。

三つ目の改善点「規程の品質を維持すること」は、履歴の一元管理や改定漏れの防止が仕組みとして整ったことで、制度の正確性や継続性を担保できるようになりました。過去の改定経緯も可視化され、次の担当者に安心して引き継いでもらえる状態が整いつつあります。

KiteRa Bizは「単なる作業」を「考える業務」に変化させるツール

サポート体制などはいかがでしょうか。

佐藤 美月様:「サポート体制については、非常に丁寧できめ細やかに対応いただいているという印象を強く持っています。他社のシステムとも比較して、最も頻繁にご連絡をいただける印象があり、非常に信頼感があります。

導入時には、株式会社KiteRaに、グループ会社を含めた構築支援もしていただきましたし、導入後も『この部分はインポート代行をお願いしたい』といった細かな要望にも、その都度丁寧に対応していただき、大変助かりました。

特にありがたく感じているのは、定期的に実施していただいているミーティングです。新機能など、普段の業務ではなかなか気づきにくい内容も、その都度ご紹介いただくことで、『確かにこれは使える』と新たな発見につながっています。

また、機能が継続的にアップデートされ、どんどん便利になっていく点についても、大きな満足感があります。今後の進化にも期待しています。」

KiteRa Bizはどのような企業にお勧めでしょうか。

赤井 建太様:「KiteRa Bizは、特に弊社のようにグループ会社を持つ企業にお勧めしたいサービスです。規程の数が多く、それぞれの管理に多大な工数がかかっている企業、さらにグループ会社が複数あり、その分作業負担が何倍にも膨れ上がっているような企業には、非常に効果を実感しやすいと感じています。

また、同じような課題を抱えている企業の方々へお伝えしたいのは、管理にかけていた時間を、もっと本質的な業務――たとえば、新しい取り組みの構想や制度設計といった、より付加価値の高い業務――に注力できるよう時間の使い方を見直し、“単なる作業”から“考える業務”へとシフトしていきたいとお考えの方には、非常に適したツールだと思います。」

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。