規程業務の効率化・正確性の向上と子会社含めたガバナンス強化を図る

3つの課題感のもと、システム導入を検討

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

木下様大きく3つの課題感がありました。

1つ目が規程改定の作業自体が非常に手間であることです。新旧対照表を作成したり、インデントを揃えたり、新しい条文を追加したらずれた条を一つ一つ揃えたりするのが手間となっていました。

2つ目が規程作成の正確性を向上させたいというものです。例えば、制度を一つ変更した際に、それに関係する規程の修正を行う必要がありますが、見落としてしまって後から追加で修正をしたり、条ずれの修正漏れがあったりしたので、規程の正確性をあげていきたいと思っていました。

3つ目が子会社の規程管理をより正確に実施し、ガバナンスを効かせていきたいというものです。子会社は子会社独自で規程改定をしておりますが、本社の規程担当者が内容を確認する際には、その都度規程を送ってもらう必要がありました。法改正情報があった際など、システムを通じて、子会社の規程がきちんと改定されているかをタイムリーに確認したり、あるいは適切な情報提供をしたりできないかと考えていました。

他社比較の結果KiteRa Bizに決定。全文検索ですでに効果を発揮！

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

木下様：システム検討にあたり、3社で比較をしましたが、金額面と機能面で最終的にKiteRa Bizに決定をしました。機能面の良かったポイントとしては、インターフェースが非常にすっきりしているというところと、法改正情報の配信がされているところです。法改正情報の配信は比較をした他のシステムにはありませんでした。この機能があることで、本社の規程担当者からこう変えてくださいと言わなくても、KiteRa Biz上で情報が配信されるのでその内容を見て変更してくださいと案内できるため、正確性の向上や管理の手間の削減などで役立ちそうだなと感じたのが大きなポイントでした。

お褒めいただきありがとうございます！お使いいただいてまだ2ヶ月ほどですが便利だと感じた機能はありますか。

木下様全文検索の機能が非常に便利でした。規程改定の作業を行ったのですが、変更しなくてはいけないのに見落としていた部分がありました。それを全文検索で発見できたのでとても役に立ったなと感じました。マイナーな規程の中に、今回変更予定の制度に言及する部分があったため、KiteRa Bizがなかったら絶対見落としていたよねと部内でも会話をしていたほどです。
あとは、バージョン管理の機能もわかりやすくていいなと思っています。いつ、何を変えたのかがパッとわかりますし、毎回新旧対照表を作らなくても、差分表示で変更点をさっと確認できるのがすごく便利だなと思っています。

今後は子会社へもKiteRa Bizを展開予定

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

木下様数ヶ月使用してみて、本社で規程改定に使用するイメージが掴めたため、引き続き活用を進めつつ、規程の改定漏れやミスをゼロにしていきたいと考えています。また、今後は一番の目標である全子会社に対してのKiteRaの導入を進めて行く予定です。したがいまして、KiteRa Bizを活用したガバナンスの強化に期待をしています。

また、今後のKiteRa Bizへの期待として、細かい機能的な要望が3つあります。1つ目は新旧対照表です。新旧対照表の出力をする際に、備考欄の内容をKiteRa上で変更した上で出力ができるようになると良いなと思っています。2つ目が体裁についてです。号の下にさらに階層を増やせるようになると、かなり複雑な規程も綺麗に表現ができるようになるので便利になると思います。3つ目が表機能の柔軟性についてです。細かいところですが表のサイズや見栄えをもう少し柔軟に設定ができるようになるとより良くなるなと感じております。

規程管理で実施したかったことにぴったりなシステム

木下様最初にシステムについて説明を受けた際に、規程管理でやりたいと思っていたことにぴったり適合するシステムだと感じました。規程数が多くなり、一つの規程を改定した際に複数の規程改定も併せて行わなければならないような企業の場合、改定漏れの規程が発生してしまうなど、どうしても管理が難しくなると思います。したがって、参照番号リンクのように規程同士が連動して変更がされるなど全体を管理できるシステムを入れる価値は非常に大きいのかなと考えています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします