適切な規程の周知と規程管理体制の構築を実現！

KiteRa ProからKiteRa Bizへの移行を実施

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

吉田様規程を作成、更新し、開示する作業は行っていたのですが、周知が進まない状況と何が最新版なのか把握が難しい状況に課題感を持っていました。また、従業員も規程に関して興味関心を持っていない状況となっていました。元々顧問社会保険労務士の方がKiteRa Proを使用しており、KiteRaを知っていたのですが、あまりうまく使いこなせていませんでした。そのような中で、企業向けのサービスとしてKiteRa Bizがあることを知り、当社でKiteRa Bizを使ってみようかなと考え始めました。また、他社の担当の方からKiteRa Bizを利用しており、使い勝手が良いと聞いたことも検討のきっかけです。
今後、会社が成長をしていくにあたり、士業から指導をしてもらって動くのではなく、自分たちで能動的に動いていく体制を作っていきたいという思いもあり、社内でのツール利用を推進しました。

KiteRa ProからKiteRa Bizへの移行は問題ありませんでしたか？

倉田様KiteRa Proから規程をエクスポートし、そのままKiteRa Bizへインポートできたので特に問題はありませんでした。KiteRa Bizでは周知の機能や企業側での電子申請の機能もあり、できることの幅が広がったのでとても活用をさせてもらっています。会社主体で規程の改定作業ができるところも良いところだなと思っています。

規程周知に手応え！今後の社員の規程に対する関心向上に期待

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

倉田様改定の履歴が残ることや、社内周知をすると閲覧状況をパーセンテージで把握できるところがよかったです。社内周知については、導入前から課題感を持っていましたが、パーセンテージで表示されることにより、従業員がどのくらい規程に対して関心を持っているかの現状が把握でき、今後どの程度の教育の必要性があるかなどがわかるようになりました。

電子申請もこれまではe-Govで複数回実施していましたが、KiteRa Bizで一括でできたところも便利でした。

吉田様システム導入前はグループウェアで規程の周知をしていました。規程を作成後、 PDF化してクラウドストレージへアップをするとともに、グループウェアで規程が改定されたことを案内していましたが、周知までの作業工数が多く頻繁にはできていませんでした。それがKiteRa Bizを活用することで、一箇所で管理でき、少ない工数でタイムリーにできるようになりました。

また、従業員から規程に関して質問を受けた際に、以前はグループウェアの階層が深く従業員自身で確認が難しい状況だったのが、現在は KiteRa Bizに載っているので、検索をしてみてくださいと言えるようになりました。現在もまだ、従業員から規程について確認されることはありますが、まずは役職者から教育をしていけば、役職者から全社員へという流れで広まっていくと考えています。

倉田様従業員の規程への意識に関しては、社内周知を行うとメールで通知がいくので、従業員自身が規程を確認しやすくなったというところで手応えを感じています。

社内周知機能で手応えを感じていただけて嬉しいです！その他よく利用いただいている機能などはございますか？

吉田様ファイルが添付できるのが良いなと思っています。規程に紐付けて添付できるので、関連性もわかり、最新はここにあるよと案内ができるようになっています。

倉田様労働基準監督署へ届出をする際の意見書の収集をこれまでは、メールでフォーマットを送信して回答をしてもらっていたのですが、今はKiteRa Biz上で意見書の依頼から収集まで全部終わるというのが重宝しています。これまでのメールでの収集ですと、ファイルをダウンロードしてもらう作業が発生し、回答者側でも手間が発生してしまっていたのが、システムを利用することで非常に効率よく収集できました。
また、AIによる法改正レビュー機能も重宝している機能の一つです。ここ数年、人事労務の法改正がたくさんあり、どこまで追いついているかを確認しなくてはいけないと思っていました。この機能を活用することで、法改正への対応漏れがないか、最新の改正まで追いつけているかを確認できました。

KiteRa Bizで規程業務の属人化を防ぐ

様々な機能をご活用いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

吉田様大企業で規程周知・作成に苦労されている企業は使ってみると良いのではないかと思います。他にも組織的に成長していきたい企業は、一定ルールに基づいて、それに従って事業活動を行なっていく必要があると思いますので、そういった企業には良いと思います。

倉田様規程担当者が少ない企業にも向いていると思います。属人化してしまうと、適切な改定や周知が難しくなる部分があると思いますので、システムの力を借りて体制を整えていくのが良いと思っています。

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

吉田様規程管理を行える人員を増やし、体制を整えていきたいと考えています。現在は主に2名で規程管理を行っていますが、システムを活用して管理部の人員育成し、複数名で管理ができるようにしていきたいです。また、従業員への規程に関する教育も行っていきたいと考えています。

また、プレスリリースにて記載されていたAIチャットボットやJ-SOX対応等の今後の機能拡張や新事業領域にも期待をしております。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。