2024/04/02
改定作業のしやすさと規程管理の一本化に期待
協和道路株式会社について
「プロの自覚を持っていい仕事をする」をモットーに道路建設を主体とする企業。大阪の交通インフラに長く貢献。
- 規程の改定作業、社内周知に工数がかかっていた
- 法改正に沿って、タイムリーに規程更新を行いたい
紙での規程管理・社内周知に非効率さを感じていた
KiteRa Bizを導入した背景、業務の課題を教えてください
佐々木様規程の作成から改定・社内周知までの業務効率化を図りたいという思いから、システムの導入を検討しました。
当社の課題は、主に2つあります。1つ目は、規程管理の煩雑化です。規程の保管場所がバラバラなことが原因で、更新されている規程と、そうでない規程が混在していました。具体的には、従業員に影響が大きい賃金規程は最新版に更新されているものの、それ以外の規程改定が後回しになっていました。
原様建設業は特に、労働力の不足から賃金や労働時間の変更が多く、それに合わせた規程の見直しが必要です。直近では、2024年問題への対応が必要だったため、法改正にタイムリーに対応できるようにしたいという思いがありました。
佐々木様2つ目は、社内周知に関する課題です。文書作成ツールで作成した規程を印刷し、ファイリングするという形で管理・社内周知をしていたため、規程の内容が従業員に浸透していないと感じていました。従業員からも規程に関する質問が多く、すべて私たち総務課で対応していたため、問い合わせ対応に時間を取られていましたね。
直感的な操作で、規程業務の一本化が実現可能に
なぜ、KiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください
佐々木様弊社の取締役から紹介してもらい、KiteRa Bizを知りました。他社システムも検討したものの、法改正に特化したものが多く、編集・管理という目的としても利用できるKiteRa Bizに導入を決めたと聞いています。
総務課の私たちも、導入前にデモ画面を見せていただきましたが、規程改定の履歴が残ることで版管理ができ、かつ新旧対照表として出力できる点に魅力を感じました。
規程業務を一本化できるというのも良いですよね。規程を作成する場所も規程の保管場所もすべてKiteRa Bizになるので、データがバラバラにならずに管理できる部分が一番良いと感じます。
原様これまで使っていた文書管理ツールと操作方法が近く、直感的に操作ができるため、KiteRa Biz導入にあたって不安はありませんでした。
従業員が常に最新版の規程を閲覧できる環境へ
今後、KiteRa Bizをどのように活用したいと考えてますか？
原様参照番号リンク機能に注目しています。これまで規程を紙で管理していたので「〇〇規程 第〇条に定める～」等の別規程の条文を参照している箇所があった際には、複数の規程を閲覧する必要がありました。しかしKiteRa Bizでは、参照番号リンクを設定することで別規程を開かずに同じ画面で条文の確認が可能です。
また、当社では、出張により長期不在の従業員もいるため、今後は、いつでも・どこからでも規程が確認できる環境を作っていきたいと考えています。
佐々木様規程が常に最新版であり、きちんと従業員が閲覧できるような環境を目指しています。そのために、まずは規程改定作業に注力していき、ゆくゆくは社内周知に向けてKiteRa Bizを活用していきたいと考えています。
貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします