規程管理から業務改善まで、KiteRa Bizから始まる社内DXに期待

規程管理に特化しており誰でも操作できそうなUI

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください

町浦様KiteRa Bizは規程管理に特化していて、かゆいところに手が届くと感じたことが一番の導入決定の理由です。ツール導入を検討した背景にもなるのですが、規程管理は、法改正情報を反映させればいいということだけではなく、本質的には会社の実務にあった規程を整備していくことが重要だと思っています。

ただ理想として思ってはいるものの、法律の変更頻度も多いし、改定するための作業も煩雑で時間がかかってしまい、見直した方がよいことがあってもなかなか管理している規程全体を見直すことに時間を費やせない状況でした。

条番号のずれの修正であったり、表記ゆれの修正だったり、新旧対照表の作成、関連規程の確認など本当に作業は多いなと。それが、弊社で管理している規程だけでも大小60規程ほど、かつ他にもグループ会社2社分の規程もあるため、今のままでは理想に近づけられないなと思い、規程管理のツールを探し始めました。

Webで検索し始めたところ文書管理ツールなどいくつか候補はでてきましたが、実際に文書管理ツールを利用したことはなかったためイメージしづらく、顧問社労士に聞いてみたところ、社会保険労務士向けサービスのKiteRa Proを使用しており、KiteRaには事業会社向けのサービスもあると聞き調べてみました。

検索してみると規程に特化した機能で、まさに求めていたことが出来そうだなと感じデモを受けトライアルを開始しました。トライアルで触ってみると、UIや操作性も非常によく、誰でも簡単に操作ができそうと感じられたこともあり、ツールを探し始めてから3ヶ月ほどで導入を決定いたしました。

KiteRa Bizを社内DXの足がかりに!機能・運用・開発など様々な面に期待

KiteRa Bizに期待していることを教えてください

町浦様これから更にKiteRa Bizを使い込んでいきたいという段階ではありますが、機能面や運用面、開発面などいろいろな面で期待しております。機能面については、参照番号リンクの設定と社内周知です。

参照番号リンクは、煩雑化しやすい関連規程のチェックの作業解消に一番期待値の高い機能です。一つの規程を改定した際に、他規程との整合性の確認になかなか時間をかけることができずに課題になっています。参照番号リンクでは、最初にリンク設定すれば自動的に他規程との整合性も図れるのが凄く助かります。

社内周知に関しては、今現在では規程は社内イントラネットに掲載していますが、そこまで多くの社員が見ているわけではないのではないかと思っています。規程数の多さや、規程から落とし込んだマニュアルなど様々な文書があり、見たいものにたどり着きにくいことも理由にあると思います。

今後は、社員が規程を閲覧しやすい環境を整えたいと思います。運用面に関しては、顧問社労士との規程改定のやり取りをKiteRa Biz上でやっていきたいなと思っています。

今は作成したドキュメントデータを顧問社労士へ送って、返送されたものをまた手直ししてとラリーがあったり、社内の他担当者が閲覧できるように共有フォルダで一旦別ファイルとして管理をしていたりと面倒さもあります。ですがKiteRa Bizでは、同じファイルで規程の改定から顧問社労士による内容確認、修正点の反映や版の確定までをワンストップで整備することができるので、今後はKiteRa Biz上での運用を行っていきたいと思っています。

開発面も非常に期待しており感心もしています。すでに規程に特化されているツールなのに、まだ改善すべきと考えて開発されている。その開発するスピードも非常に早く、これからもっといいツールになっていくんだろうと期待が持てます。また、機能や開発面での話しではないのですが、今回KiteRa Bizを導入したことで、他のクラウドツールも導入したほうがよいのではないかとも考え始めています。

社内ツールがオンプレミスのものが多く、クラウドツールであれば、お互いに連携もできることが増えて便利になるだろうと想像しています。まだ構想の段階で調査も進められていないですが、KiteRa Bizが社内DX化の足がかりとなることを願っています。

本質的に改善していきたい業務に時間を活用できそう

これから規程をどんどん作成していきたいと思っている企業、また当社のように規程はすでに一通り作成している企業のどちらにもおすすめです。

規程管理を担当されている方は全員、作業の煩雑さを感じているのではないかと思っていますが、実際にKiteRa Bizを利用してみると、これまでと比べて作業の楽さ、効率化を実感できると思いますので、同様に規程管理に課題を感じている方は、KiteRa Bizを利用してみることをおすすめします。

規程に限らずですが、本質的にもっと改善していきたい業務に時間を活用できるようにもなると考えています。当社では今後もKiteRa Bizを有効的に活用して、理想としていた会社の実務にあった規程の整備を進めていきたいと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします