KiteRa Biz導入前は「書式と体裁」がバラバラ

導入前の貴社のご状況や規程管理方法をお聞かせください。

濵田様：導入前の課題は大きく2点ありました。

1点目は、就業規則をWordで作成していたことによる管理の煩雑さです。作成者によって体裁や構成がバラバラで、社内規程としての一貫性に欠ける部分がありました。

2点目は、規程に付随する業務の非効率性です。Word管理では「表記ゆれ」の修正や、組織改正時の「組織名変更」も、全規程を確認して一つひとつ直す必要があり、大きな負担でした。加えて、労働基準監督署への申請業務も、Wordで作成した書類を紙で印刷し、直接持ち込むという手間がかかっていました。

社内規程の周知は、Microsoft Teamsのチャネルを活用していました。ファイル自体は携帯からでもアクセスできる利便性があり、その運用自体に大きな不満があったわけではありません。ただ、規程の重要性を鑑みると、従業員一人ひとりの閲覧状況までをより確実に把握し、規程の浸透度を高めていきたいという思いがありました。

KiteRa Bizを知ったきっかけをお聞かせください。

濵田様：KiteRa Bizを知ったきっかけは展示会です。ちょうど昨年から会社全体としてDXを推進する流れがあり、私も含め、多くのメンバーが情報収集のために展示会に参加していました。そこでKiteRa Bizを見た複数部門のメンバーから、「これ、いいんじゃないか」「課題を一気に解決できるのでは」という声が社内のあちこちから上がりました。

導入する際には、他社との比較は一切していません。「KiteRa Bizを導入するか、しないか」という検討でした。というのも、規程の編集から電子申請、意見聴取、周知までを一元管理できるシステムは、調べた限り他に見当たらなかったからです。

また、法改正情報を収集しやすいという点もメリットに感じました。当社の規程管理における長年の課題が、KiteRa Bizで一気に解決できるのではないかと強く感じ、導入を決めました。

書式と体裁の整備を「規程管理の出発点」に

導入にあたって、どのような状態が実現できれば理想だと考えていましたか？

濵田様： まずは、従業員が見やすいように「統一された書式・体裁」で規程を整理整頓すること、これが理想の出発点でした。どの規程も整然としたレイアウトで作られていれば、従業員が読みやすく、理解も深まります。

さらに重要なのは、一度きれいに「リセット」することで、今後の改定作業を行う私たち管理側の負担も楽になることでした。

Word管理だと、どうしても過去の作成者のやり方や段落設定がそのまま残ってしまい、それを修正するのも一苦労です。

KiteRa Bizで一度「リセット」してしまえば、今後はその統一された基盤の上で改定を進めていける。「新旧対照表も自動で作れるし、電子申請もできる。これからはKiteRa Bizでどんどん改定していこう」。これが私たちの描いた理想の運用フローでした。

実際に導入されて、使用感や特に効果を実感された点についてお聞かせください。

濵田様：日々の使用感で言えば、規程の「本質的な中身」の作成に集中できるようになった点が素晴らしいと感じています。Wordだと、作成者によってインデントや段落の使い方がバラバラになりがちで、それを後から統一するだけでも一苦労でした。

KiteRa Bizなら、規程の階層構造（条・項など）が標準化されており、スペースやインデントを一切気にせず操作ができます。私たちはレイアウトの調整といった「体裁」に気を取られることなく、「規程の内容をどうするか」という本質的な業務だけを考えればよくなりました。

また、「意見聴取」のプロセスでも導入効果を強く感じました。KiteRa Biz導入前は、「この規程が変わりました」とアナウンスするために、まず変更点を示す新旧対照表を別途添付し、さらに意見書のフォーマット自体も日付や規程名を修正して整える…といった、規程の本質とは異なる「一手間」が必ず発生していました。

KiteRa Biz導入後は、そうした付随作業がなくなり、従業員代表もKiteRa Bizを直感的に操作できたようです。実は、従業員代表には詳しい操作説明をしていなかったのですが、今朝見たらすでに承認が完了していて驚きました。従業員も特に迷うことなく作業を終えられたようで、それくらい簡単だったのだと思います。

そのほか、「新旧対照表」の作成機能は重宝しています。これまでゼロから作成していたのに比べ、作業時間は大幅に効率化できました。「新旧対照表」の作成機能を活用することで、コピペを繰り返すことによる「本当に合っているか」「間違っていないか」という精神的な負担や、見直しの工数が少なくなりました。

規程の体裁が統一されてない企業におすすめ！手厚いサポートも魅力

KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

濵田様： 基本的には、規程の統一化や周知の方法に課題を感じている企業であれば、どんな企業でもメリットがあると思います。

特におすすめしたいポイントは、「組織名変更への一括対応」と「新旧対照表の作成機能」です。これらの業務に少しでも負担を感じている企業には、非常に効果的だと思います。その他にも、「参照番号リンク」機能は重宝しています。条数の増減に応じ、条文内にある参照番号を自動補正してくれるので、改定作業の負担が軽減されます。さらに、従業員側も、就業規則の「賃金規程第何条」をクリックすれば該当の箇所をすぐに閲覧することができるようになりました。

また、システム導入後の運用サポートを重視する企業にも、安心しておすすめできます。導入を支援してくれた担当の方が、継続して専任でサポートしてくれます。本当に手厚く、ありがたい体制だと感じています。

KiteRa Bizはシステムなのである程度のコストはかかりますから、費用対効果を考える必要はありますが、規程の体裁がバラバラであることや、周知が徹底できていないこと等の「規定を管理する」という事に少しでも課題を感じているなら、導入する価値は十分にあると思います。