KiteRa Bizの導入がガバナンスの強化につながっていると実感

社員が欲しい情報にアクセスできないという課題

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況をお聞かせください

小泉様弊社では上場に向けて、ガバナンスの向上を非常に重視していました。KiteRa Biz導入前の規程業務は、文書作成ソフトにて規程を作成・編集し、オンラインストレージにて社内共有をするというもので、それぞれに課題がありました。

規程の作成・編集における課題は、条番号の修正や版数の管理、インデントの調整等、人力での作業が多く煩雑になっていたことでした。また、規程で調べたいことがあっても、オンラインストレージでは規程毎にファイルを開き検索する必要があるなど、社員が欲しい情報にアクセスし難いという課題がありました。

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください

小泉様規程を一元管理できたことが良かったと感じています。従来の改定時には、文書作成ソフトを利用していたため、目視で条番号や参照元の条番号の修正などを行っていました。新旧対照表の作成においても手打ち対応でしたし、版ごとにファイルが複数生まれてしまう点も含めて、とても負担に感じていました。

ですがKiteRa Bizでは、自動で条番号を補正する「自動採番機能」や、参照元の条番号を補正する「参照番号リンク」の機能を利用するだけで、それらの負担が軽減できるのは本当にありがたいです。新旧対照表の出力機能は、ワンクリックで自動生成されるので、時間短縮効果をはっきりと実感しています。

また、規程の編集履歴や版管理も1つのデータで管理できるため、規程管理の煩雑さは軽減された印象です。事前に社員が閲覧できるような設定をしておけば、常に最新の規程を公開でき、URL共有のみで閲覧させることができる点も良さを感じています。

弊社では、ナレッジ共有ツールにて社内の全てのマニュアルを管理しております。マニュアル内にKiteRa Biz内の参照すべき規程のURLを組み込むことで最新の規程への導線組みができ、ガバナンス強化に繋がっていると実感しています。

ガバナンス強化へ向けてのお手伝いができているようで我々も嬉しいです！その他よく利用いただいている機能などはございますか？

小泉様KiteRaが配信している、法改正情報を毎週月曜日に必ずチェックするようにしています。従来であれば、ネットで検索しどのような法改正があるかを各種サイト等でチェックする手間があることや、担当者によっては見落としてしまう恐れもありましたが、KiteRa Biz導入によりそれらの懸念を解消することができました。

最近ですと、「【道路交通法施行規則の一部改正】検知器によるアルコールチェックの義務化」もKiteRaからの配信でいち早く気づくことができました。この機能のおかげで、社内の情報を整理して連携している弁護士に確認を取る事ができました。早め早めの対応ができるというのは、このシステムの魅力だと実感しています。

早い段階で導入することにより、工数の削減に寄与！

ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

小泉様KiteRa Bizを導入して非常に強く感じたのは、早い段階で導入することにより工数の削減に大きく寄与するということです。

弊社のようなベンチャー企業やアーリーステージ企業は、規程の整備に伴う知見があまりない場合が多いのではないかと思います。そのような企業がKiteRa Bizを導入することにより、簡単に規程の新規作成や編集ができ、環境を整備できるというのは、とても魅力的だと思います。ベンチャー企業やアーリーステージ企業は、早い段階での導入をおすすめします。

その他、KiteRa Bizの導入は前述したような企業だけでなく、歴史の長い企業にもおすすめです。法改正の抜け漏れをチェックできる法改正レビュー機能は、規程が法改正に適用しているかを素早くチェックできるので非常に役に立つのではないかと思います。また、新旧対照表もワンクリックで作成できるため、アナログ作業から脱却したい企業にもおすすめです。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします