導入前は、グループ横断の規程管理に限界！Googleドライブやポータルへの「二重管理」による非効率が常態化

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

安 様：「KiteRa Biz導入前は、グループ会社ごとに規程管理方法が異なり、正確性・効率性の両面で課題を抱えていました。

具体的には、当社には複数のグループ会社があり、海外拠点も含めて、それぞれ異なる事業形態を持っています。そのため、すべての規程を完全に共通化することは現実的ではなく、現場に即した規程を各社が個別に持つ必要がありました。一方で、共通であるべき考え方や方向性が揃っていないケースもあり、グループ全体として見ると、規程の内容や運用にばらつきが生じていました。

特に大きな問題だったのは、規程の管理方法です。会社ごとに利用している連絡ツールや情報共有の仕組みが異なり、Googleドライブ、社内ポータル、業務ツールなど、複数の場所に同じ規程を保管していました。1つの規程を改定するだけでも、マスターを更新したうえで、それぞれのツールに同じ修正を反映させる必要があり、結果として同じ作業を何度も繰り返す非効率な状態になっていました。

さらに、近年は賃金関連をはじめとした法改正が非常に頻繁に行われています。そのたびに、『この法改正は自社の規程に影響があるのか』『影響があるとすれば、どの条文をどう修正すべきか』を一から調べ、案を作成する必要がありました。正確さが強く求められる業務であるがゆえに、チェック工数も大きく、精神的な負担も決して小さくありませんでした。

次に、KiteRa Bizを知ったきっかけです。当社ではDX推進が会社全体のミッションの一つでもありました。その中で、自身の業務を振り返ったときに、『最もDXの余地が大きいのは規程管理ではないか』と感じたことが、ツール導入を検討する出発点でした。

インターネットで情報収集を進め、複数のサービスを比較する中で、KiteRa Bizは、これまで手作業で悩んできたポイントに対して、ほぼすべて答えが用意されていると感じました。特に、雛形の信頼性や操作性の高さ、そして“現場で実際に困っていること”を前提に設計されている点が、導入を前向きに検討する決め手になりました。」

導入後はグループ全体で一元管理を実現！「常に最新版」が明確になり、ガバナンスが向上

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

安 様：「KiteRa Bizを導入して良かったことは、大きく分けて3つあります。

1つ目は、規程をグループ全体で一元管理できるようになったことです。導入前は、条番号のずれや、どれが最新版なのか分からない規程が存在していましたが、KiteRa Bizを導入したことで、『今、正しい規程はこれだ』という状態を明確に示せるようになりました。これはガバナンスの観点でも非常に大きな変化だと感じています。

2つ目は、法改正対応の精度とスピードが向上したことです。単に『法改正がありました』という情報を追うのではなく、『自社規程のどこを修正すべきか』という視点で整理できるため、対応の質が明らかに変わりました。今後、上場を見据えた体制づくりを進めていく中でも、この点は非常に重要だと考えています。

3つ目は、規程管理を属人化させない仕組みを作れたことです。以前は特定の担当者しか分からない作業が多くありましたが、現在は共通のルールとツールのもとで、総務や人事など複数人が関わりながら作業を進められるようになりました。これは長期的に見ても、大きな価値だと感じています。

作業時間だけでなく、精度や安心感も含めると、体感で70％以上改善されたと感じています。単純な工数削減だけでなく、チェック工数の削減やミスの防止、精神的な負担の軽減といった面でも、大きな効果を実感しています。規程管理は会社が存続する限り続く業務だからこそ、今後もKiteRa Bizを基盤に、より良い形を模索していきたいと考えています。」

齋藤 様：「実務の立場で言うと、作業時間と精神的な負担が大きく減ったことを強く実感しています。

特に印象的だったのは、新旧対照表の作成です。導入前はWordでほぼ手打ちで作成しており、規程の分量によっては丸1日かかることもありました。番号のずれや表記ミスがないか、何度も確認する必要があり、常に緊張感を持って作業していました。

KiteRa Bizでは、新旧対照表が自動で生成されるため、作業時間が大幅に短縮されました。『規程改定は大変な作業』という意識そのものが変わったと感じています。」

新旧対照表の自動作成で負担激減！グループ会社間の規程比較も直感的に

重宝している機能はなんですか？

齋藤 様：「日常的に使っているのは、新旧対照表に加えて、検索・比較機能、そして改定履歴の管理です。

グループ会社間で規程を比較する際も、どこが違うのかを直感的に把握でき、画面共有しながらの確認作業がスムーズになりました。また、改定履歴が時系列で残ることで、『いつ、どのように変更されたのか』をすぐに確認できる点も非常に助かっています。」

安 様：「利便性が高いからこそ、仕組みとして無理なく定着したと感じています。分厚いマニュアルを読まなくても直感的に操作できる点は、現場にとって大きな価値でした。」

規程管理の“最初の一歩”を踏み出したい企業へ

実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

安 様：「規程に対して、一つでも不満や課題意識を持っている企業には、ぜひ使ってほしいです。

上場準備中の企業はもちろんですが、『規程を整備しなければならない』『このままで良いのか』と感じている企業であれば、規模や業種を問わず検討する価値があると思います。規程管理は重要である一方、着手するまでの心理的ハードルが高い業務です。KiteRa Bizは、その最初の一歩を踏み出しやすくしてくれるツールだと感じています。」

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

安 様：「規程を“読まれるもの”、そして社内の“共通言語”にしていきたいと考えています。

単に閲覧率を上げることが目的ではありません。従業員一人ひとりが、自分に関係のある規程を必要なときに確認し、理解したうえで行動できる状態を作ることがゴールです。今後は、検索性やAIによる要約機能の進化、eラーニング的な活用、さらには規程以外の文書管理への展開にも期待しています。」