「紙の規程管理」は拠点拡大で限界に

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況をお聞かせください。

西野様 導入以前は、就業規則をバインダーに綴じて、紙で配布・管理するという、非常にアナログな運用を行っていました。私が熊本に戻ってきた2019年頃は3拠点しかありませんでしたので、それでも何とか対応できていました。しかし、会社の成長とともに拠点が7拠点（2025年11月時点）になると、その運用が次第に破綻し始めたのです。

紙で配布・管理するには、2つの問題がありました。

1つ目は「物理的な作業負担」です。 規程を改定するたびに全拠点分の該当ページを印刷し直し、各拠点に送付してバインダーを差し替えてもらう必要がありました。また、中途採用者が入社するたびに、必要な規程一式を個別に印刷・製本して手渡し、説明しなければなりません。拠点数や従業員数が増えるほど、この作業負担は雪だるま式に増えていきました。

2つ目は「周知の形骸化」です。 紙で配布しただけでは、従業員がそれを本当に読んだのか、いつ読んだのかを管理側で確認する術がありません。結果として「周知したつもり」の状態に陥り、従業員の手元には「昔もらった古い規程」が残り続けてしまいます。就業規則は、従業員が自分に関係するときにしか見ないものですから、いざという時に古い情報を見てしまうという混乱やリスクを常に抱えていました。

このように、紙で配布・管理することによる「物理的な作業負担」と「周知の形骸化」という二重苦を、どうにかしたいと常々考えていました。

「紙の規程管理」の問題は、物理的な作業負担と周知の形骸化

規程業務において、特に負担に感じていた点は何ですか？

西野様 負担に感じていた点は、大きく分けて3つあります。

一つ目は、先ほど申し上げた紙の差し替えという「物理的な作業負担」です。これは本当に非効率でした。

二つ目は、私自身の専門知識に関する不安です。私は、前職の保険会社の子会社の立ち上げに関わり規程に触れた経験はあるものの、社労士ではないため、規程を改定する際の文言が法的に正しいのか、どのような構成にすべきか、常に不安がありました。そのため、何か変更するたびに顧問社労士の先生にご相談し、確認していただくというプロセスが必要でした。

三つ目は、就業規則作成に付随する「周辺業務」の煩雑さです。 例えば、労働基準監督署への届出です。当初は、どのようなものか知る興味もあり、自分で行っていました。しかし、やはり専門的な手続きで時間もかかるため、途中からは社労士に申請代行としてお願いするようになりました。 

また、新旧対照表の作成も大きな負担でした。KiteRa Biz導入前は、新旧対照表を作成せずに、労働基準監督署には「新旧対照表はありません」と説明してしまっていたほどです。 

さらに、規程の運用プロセス全体にも難しさを感じていました。仮に社労士の先生に規程作成の専門的な作業を依頼したとしても、法的に必要な従業員の意見聴取の取りまとめは、当然ながら会社側で行わなければなりません。この「規程を法的に整える専門的な作業」と「社内でコンセンサスを取る実務」の両方を、効率的に進めていくことに課題を感じていました。

KiteRa Biz導入の決め手を教えてください。

西野様 決め手は2つあります。

一つ目は、問題点であった「物理的な作業負担」を解決できると期待したことです。 きっかけは、もともと導入していた別の人事労務システムの関連イベント動画です。複数のHR管理ツールに興味があったので色々見ていたところ、あるIT企業の社長が登壇し、「規程はすべてKiteRaで管理している」と話していました。「あの人事労務システムとKiteRaを連携させれば、これほど業務が効率化されるのか」と直感し、すぐにKiteRa Bizについて調べました。 紙の差し替え、中途採用者への説明、労働基準監督署への申請といった一連の煩雑な業務が、KiteRa Bizを導入すればすべてシステム上で完結する。このペーパーレス化による業務負担の軽減は、私にとって何より魅力的でした。

また、私自身が決裁権者でしたので、導入決定もスピーディーでした。「自分がこれだけ効率化できると確信したものは、従業員にとっても有益だろう」という判断のもと、すぐに導入を決定しました。コストについてはもちろん検討しましたが、それ以上に日々の業務効率化がもたらすメリットの方が大きいと判断しました。

二つ目は、問題点であった「周知の形骸化」を解決できると確信したことです。 紙運用では「周知したつもり」で終わってしまい、誰がいつ見たのか、最新版を認識しているのかが全く分かりませんでした。KiteRa Bizを使えば、従業員がスマホからいつでも最新版にアクセスでき、閲覧状況も管理できると聞きました。 特に、顧問社労士からも「KiteRa Bizを導入しているのであれば、周知は問題ありません」とのお墨付きをもらえたことも、ガバナンスを強化できる点で大きな後押しになりました。

新旧対照表は自動で作成、就業規則は電子申請できるように

KiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

西野様 導入前の2つの大きな問題点であった「物理的な作業負担」と「周知の形骸化」は、期待以上に解消されました。

まず、問題点であった「物理的な作業負担」についてです。 KiteRa Bizは、規程の作成から申請、周知までが「一気通貫」で完結するため、アナログ作業が劇的に削減されました。 特に重宝しているのが「規程の作成・編集」機能です。規程の編集時に条文を追加・削除すると、関連する条番号が自動で即座に補正され、条文の構成が崩れることなく整理されていきます。この機能の精度の高さには非常に感銘を受けました。 

また、導入前は負担で作成していなかった「新旧対照表」もボタン一つで自動作成されます。 これらによって、規程を改定し、従業員の意見聴取を行い、電子申請するまでの一連の作業が驚くほどスムーズになりました。 これまで規程業務にかかっていた時間は、体感として半分以下になったのではないでしょうか。結果として「創出された時間」は、経営者として非常に大きな資産となりました。規程業務から解放されたことで、他の新しい施策に時間を使えるようになったのです。

次に、問題点であった「周知の形骸化」についてです。 KiteRa Bizの導入により、従業員が自分のスマートフォンから、いつでも最新の規程を確認できる体制が整いました。中途入社の従業員にも、システムに登録するだけで「KiteRa Bizを見ておいてください」と案内すれば済むようになり、紙を印刷して手渡す手間も、規程が手元にないという状況もなくなりました。 従業員が常に最新の規程にアクセスできる状態を整備できたことは、ガバナンス上の大きな安心感にも繋がっています。

200種類以上の規程雛形と手厚いサポートも魅力

その他、重宝した機能を教えてください。

西野様重宝したのは、KiteRa Bizで利用できる200種類の雛形です。 この「雛形」機能が規程の新規作成のハードルを下げてくれて非常に役立っています。私のような規程作成の専門家でなくても、これをもとにして、例えば情報セキュリティ規程など、これまで着手できていなかった規程についても、作成へのハードルが下がり、「これならできる」と前向きになれました。

また、利用中の人事労務システムとのSSO（シングルサインオン）連携も、従業員の招待や管理の手間を考えると、管理工数の削減効果が非常に大きいと感じています。

最後に、機能ではありませんが「サポート体制」も高く評価しています。こうしたSaaSツールは、導入しただけで終わってしまいがちですが、KiteRa Bizは毎月打ち合わせを設けてくれるなど、サポートが非常に手厚い。以前利用していた別の人事労務システムは、セールスは積極的でしたが、サポートは少し手薄に感じていたので、この「伴走型」のサポートはツールの定着と活用促進に不可欠だと感じています。

「多拠点展開」「少人数の労務体制」の企業の味方に

KiteRa Bizはどのような企業にお勧めでしょうか。

西野様 まず、私のように経営者や役員が自ら規程業務を担っているような、少人数で人事労務を運営している企業にお勧めしたいです。規程の作成・運用が格段に効率化されます。

そして、当社のように店舗や工場、事業所が「多拠点・多店舗展開」している企業には、特に導入価値が高いと考えます。拠点が増えれば増えるほど、紙での差し替えや周知の管理は極めて困難になります。小売業や、工場など、PCを持たない従業員が多い環境こそ、スマートフォンで閲覧できるメリットを最大限に活かせるでしょう。

また、これから会社の規模が拡大していく企業にも適していると思います。当社も今後、統合などで従業員が大幅に増員される計画がありますが、そうした際にも、新しい従業員に都度、紙で説明するといった非効率を解消できます。

一方で、「規程のシステム」に投資するというのは、経営者や決裁者の考え方次第な部分が大きいと思います。「年に数回の改定のために」と導入をためらう方もいらっしゃるでしょう。だからこそ、今後は規程だけでなく、社内マニュアルや通達などもKiteRa Bizで一元管理できるようになれば、さらに付加価値が高まり、導入の障壁が下がるのではないでしょうか。 決裁権を持つ方が、こうしたツールがもたらす「ガバナンス強化」と「業務効率化」という価値を深く理解していただくことが重要です。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。