「最新版がどれか分からない」Word管理の限界

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください。

「導入を検討した背景には、規程管理が特定の担当者に依存していたため、業務内容や管理方法が十分に共有されず、担当交代時には改定状況や履歴を把握できずに最新の規程が分からなくなる状況が生じていました。

また、運用面でも課題があり、Wordで作成した規程を社内イントラネットへ手動で転記していたため、両者の内容に差異が生じやすく、どちらが最新版か判断できないリスクが常にありました。そのような状況の中、2024年に東京ビッグサイトで開催された展示会にて、他のシステムを見ていた際に偶然KiteRa Bizが目に留まり、「何か凄いものがある」と感じてお話を伺ったのが最初のきっかけになります。」

決め手は「直感的な操作性」システムに不慣れでも安心！

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

「選定にあたっての最大の決め手は、その「操作性の良さ」でございました。私どもは総務部門で、システムに精通しているわけではありません。他社のリーガルチェックシステムのオプションや規程管理ツールも比較検討しましたが、KiteRa Bizは感覚的に操作できそうだと感じた点が非常に大きかったです。迷わずに操作でき、特に電子申請機能などが優れていると感じました。

また、導入にあたりましては、顧問契約を結んでいる社労士にも相談しました。当初、顧問社労士は別のシステムを利用していましたが、弊社がKiteRa Bizを導入する旨をお伝えしたところ興味を持たれ、結果として先生もKiteRa Proを導入されました。現在はお互いに同じプラットフォーム上で連携できるため、操作性や仕様の理解を共有しやすく、スムーズに業務を進行できています。顧問社労士にアカウントをお渡しして、同じ環境で対応できる点は心強く感じています。」

最新版がすぐに分かる/意見聴取のアナログ業務も改善

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

「導入して良かった点は、大きく二つあります。

一つ目は、管理体制の健全化によりリスクが解消された点です。Wordでの管理からクラウド管理へ移行したことで、データ紛失のリスクがなくなり、常に最新版の規程管理ができるようになりました。以前のように「Wordとイントラネットのどちらが最新か分からない」といった混乱も解消され、非常に安心できる点です。

二つ目は、電子申請と意見聴取の劇的な効率化です。電子申請機能により、公文書の保存やグループ会社の申請状況を一元管理できるようになったことは大きな手応えがありました。特に従業員代表への意見聴取については、これまで書類作成、郵送、返信用封筒の同封といったアナログな作業に時間を要していましたが、導入後はWeb上で完結、わずか30分程度でスムーズに実施できるようになりました。本来、労務として行うべき健康診断の細かい管理業務などに時間を割けるようになったことが、大きな成果だと感じています。」

重宝している機能は何でしょうか。

「重宝している機能は、電子申請機能とAIによる規程レビュー機能です。

電子申請機能は業務に必須となっていますし、36協定は過去のデータを展開して作成できる点が効率的です。AIレビュー機能も規程の整合性チェックなどに活用していますが、その精度の高さに感心しながら利用しています。

機能以外にも、特に「KiteRa 資料集」や「法改正情報」が充実しているため、頻繁に利用しています。具体的には「年収の壁」に関する資料や育児休業の法改正情報などがとても分かりやすくまとめられ、社内の年末調整説明会の資料にもそのまま活用しています。また、法改正チェックリストを用いてグループ会社の規程が適切に運用されているのか、そういった確認にも役立てています。」

理想は迷わず使える「従業員ポータル」！

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

「将来的には「従業員ポータル」を全従業員に展開し、周知ツールとして本格的に活用したいと考えています。現在はまだ担当者ベースでの利用に留まっていますが、正社員だけでなく、パートタイマーやグループ会社の従業員も含めて情報を共有できる状態が理想です。

その展開にあたり重要視しているのが、既に社内で広く利用されている人事系システムとの連携です。現在、全従業員が給与明細の確認や年末調整などで業務インフラとして利用しています。

そのため、KiteRa Bizを全社展開する際に、既存システムとのシングルサインオン（SSO）で、従業員が現在利用しているアカウントでスムーズにログインできる環境を整えたいと考えています。

さらに、メールアドレスを持たない従業員や、個人のスマートフォンを利用するパートタイマーの対応も課題です。メールアドレスの登録を必須としないログイン方法や、アプリによる通知機能の実装にも期待をしています。今後は既存システムとの連携を図りながら、KiteRa Bizで規程や手続きを一元管理できる体制を整備していく方針です。」

ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

「特にお勧めしたい企業の特徴として、二つのパターンが挙げられるかと思います。

一つ目は、当社のように複数の事業所（拠点）を持つ企業や、グループ企業を複数抱えている企業です。本社側で一括管理を行いながら、各拠点やグループ会社が法改正に適切に対応できているかをチェックできるため、ガバナンスの観点からも非常に適していると考えます。

二つ目は、規程管理を一人、あるいは少人数で担当されている企業です。当社がそうであったように、属人化を防ぎつつ、自力では追い切れない法改正情報の収集や適用をシステムがサポートしてくれるため、安心して業務を遂行できます。

システム導入はハードルが高いイメージもある一方、その先には確実な業務改善と安心感が待っています。同じような課題をお持ちの企業の皆様にとって、当社の事例が業務変革の第一歩を踏み出すきっかけになれば幸いです。」

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。