導入前の課題は「15年以上前の規程を改定すること」

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

佐々木 様：私どもは、2010年のホールディングスの設立に策定した規程をそのまま保管しており、法改正に伴う改定も十分にできていませんでした。KiteRa Biz導入前は、PDFデータで保管しているだけで編集すら困難な状態にあり、規程の管理・改定は大きな課題となっていました。

また、私ども2人とも転職してきてから初めて規程業務に携わるようになったため、運用のノウハウがない中でゼロから取り組む必要がありました。そのため、誰でも一から規程を作成できる仕組みを求めていました。

ちょうどそのような課題を感じていたタイミングで、2024年10月の東京の展示会でKiteRa Bizを知り、「これだ」と直感しました。設問形式で簡単に規程が作成できる点や、シンプルなエディタに大きな魅力を感じました。

導入の決め手は「規程編集と属人化の課題が解消できること」

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

来栖 様：私の決め手は、規程の新規作成や編集がスムーズにできることでした。当社で最も大きな課題は、この時代に必要な規程が整備されていなかった点です。まずは「今あるべき規程」を作り、既存の規程も含めて時代に合わせて改定していきたいと考えていました。

KiteRa Bizは既存の規程を取り込んで修正できる機能があるため、「古い規程を法改正に対応させながら、必要な規程を増やしていける」というイメージが具体的に持てました。さらに、従業員が規程を見る習慣が少なかったため、KiteRa Bizを通じて従業員が規程を確認するという文化を構築できる点も大きな魅力でした。

佐々木 様：私の決め手は、規程の新規作成や編集がスムーズにでき、誰がいつ改定したかが明確に管理できることでした。従来は属人的な管理で、記憶に頼る形になっており、管理体制の整備が急務だったからです。

ちなみに、KiteRa Biz との出会いは、2024年10月の東京の展示会でした。それまで規程専門のシステムがあることを知りませんでしたが、「まさに自社の課題を解決できる」と感じさせてくれました。

担当者として導入を決めた後に、社内プロセスはどのように進めたでしょうか。

佐々木 様：担当者として社内への導入を進めたいと考えた際に、当部署は社長直下であるため、上長である社長に提案をさせていただきました。規程管理・更新に当たり、当社では前任が担当していた時から3つの課題がありました。

①現状、何の規程があり、どの規程が運用されているかが不明確であった。
②現状の規程が法改正に対応しきれていない。
③管理業務の負担が大きいため、管理しきれていない。

上記3つの課題を解決してくれるものが正にKiteRa Bizでした。

来栖 様：社長自身も課題を感じており、長年の課題がKiteRa Bizで解決でき、なによりも管理業務の負担軽減により業務効率化を図れることに共鳴していただき、導入の後押しをしてくれました。

使用感は「シンプルで操作しやすく、非常に満足」

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

佐々木 様：まず使用状況としては、KiteRa Bizを2025年1月から導入しておりましたが、3月頃から本格的に利用を開始しました。現在、当社にある規程は少ないものの、15個弱の規程を取り込むことができ、一旦下書き段階で見直しを完了しています。現在、就業規則や育児介護休業規程をKiteRa上で公開しており、定款も閲覧可能に案内しています。

来栖 様：使用感には非常に満足しています。既存の規程を取り込んで修正する作業は、2画面表示で非常に操作しやすく、最初からスムーズに作業できました。特に便利だったのは、上段の数字がずれる問題を自動で修正してくれる機能です。また、「および」「及び」などの表記揺れも一括で一覧表示でき、すぐに確認・修正できる点が大変助かりました。

佐々木 様：私は最新の法改正に合った規程を簡単に作成・編集できることに手応えを感じています。知識が十分でなくても、一問一答形式で必要な情報に答えていくだけで、企業の実態に沿った規程を作成できました。

特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

佐々木 様：特に便利だと感じたのは、36協定の申請機能です。KiteRa Biz上で協定届の作成からオンラインでの申請、収受した公文書の管理まで完結でき、非常に効率的です。2年目以降は、協定届の一部を修正するだけで簡単に申請できる点も助かっています。

来栖 様：私は、表記ゆれ検知機能が特に便利だと感じています。規程の様式は個人差が出やすいですが、この機能を使えば、漢字と仮名の違いや送り仮名の揺れなどを一括で修正でき、統一感のある文書を簡単に作成できます。

また、サポート体制も非常に心強いです。他のサービスでは定期的な連絡がないことも多いですが、KiteRa Bizでは必要なタイミングで迅速に連絡をいただけます。私が返信を遅らせてしまうことがあっても、困ったときにすぐ相談できる安心感があり、ありがたいと感じています。

今後KiteRa Bizをどのように活用していきたいでしょうか。

佐々木 様：今後はKiteRa Bizを活用し、規程を作成するだけでなく、管理や改定にもしっかりと対応し、従業員への周知も進めていきたいです。また、規程整備を足がかりにして業務の幅を広げ、組織全体の管理体制をさらに強化したいと思っています。

グループ企業から中小企業まで「誰でも安心して使えるシステム」

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします。

佐々木 様：KiteRa Bizは、もちろん、弊社のようなグループ会社にお勧めしたいです。実際に、弊社の別のグループ会社から「導入したい」という要望がありました。ホールディングス全体で統一した管理体制にする場合や、会社ごとに異なる管理体制を設けつつ確認していく場合など、幅広く対応できる点が評価されました。

さらに、中小企業にも適していると思います。中小企業では、経験の浅い担当者が規程作成を任されることが多く、簡単に作成できる仕組みが役立ちます。人数の少ない中小企業ではKiteRa Bizの支援が重宝されると思います。

来栖 様：私は、規程業務の経験が浅い担当者におすすめしたいです。KiteRa Bizの最大のメリットは、誰でも簡単に規程を作成できる点だと感じています。規程業務のハードルが低くなり、かつ、安心して取り組むことができます。