形式が統一化された規程を保管できる“書庫”を探していた

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や感じられていた課題などをお聞かせください

佐藤様当社では積極的にペーパーレス化に取り組んでおり、使用する文書や資料はクラウドストレージサービスに格納する運用を行っています。物理的な保管スペースが必要なく、クラウド上で容易に移動やコピーができる点は良いのですが、文書の所在やバージョン管理が曖昧になってしまう点に課題を感じていました。

特に規程に関しては、紙で管理をしていた時代では印刷して「これが正本」と分かりやすく置いておけますが、クラウド上ではファイル自体が複数箇所に格納されてしまうと、どれが正式なものか分からなくなってしまいます。そのため、管理場所として汎用的なものではなく、書庫のようなものはないかと探していました。

また当社の場合は保管場所だけでなく、規程の中身にも課題感がありました。当社では規程に馴染みのない社員が文書作成ソフトで編集していたため、規程の書き方に決まりを設けたりしても限界があり、人によって形式や表記にバラつきが生じていました。

文書を編集し保管ができるという観点で契約書管理ツールの活用も検討しましたが、規程の元のデータ自体は文書作成ソフトに変わりはないため、規程管理としてより最適なツールがあればと感じていたところ、KiteRa Bizがリリースされたため、話を聞いてみることにしました。

2019年に社労士向けのKiteRa Proをトライアルで利用した経験がありましたので、規程作成や編集方法のイメージは持っていましたが、KiteRa Bizは事業会社向けのプロダクトであり作成・編集から保管までできると伺い、感じていた課題を解決できそうだ、と確信しました。

規程の作成から運用までの流れが見え、規程管理業務に取り組みやすくなった

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください

佐藤様型にはめ込んでいくイメージで、規程の管理方法をKiteRa Bizのシステムに沿った形にすることにより、作業時間を約80-90%削減することができ社員の負担軽減にも繋がっていると感じています。

KiteRa Bizには標準雛形があるため、白紙の段階から作成した場合と比べ大きく書式を外れずに作成ができる上に、自動での条番号補正やインデント補正などもされるため、誰でも一定の質を保ち規程を揃える事ができています。

また、非常に便利さを感じているのは、新旧対照表の自動出力機能です。これまで気持ちに1番ブレーキがかかるのは新旧対照表の作成でした。改定に対して面倒臭さを感じて変更点がなるべく少なくなるようにするという本末転倒なことをしたこともありました。

また、新旧対照表の作成方法をまとめていても実際にはあまり読まれず、人により記載方法にバラつきが見られたり、どのように表記すべきか分からない場面もあったりしました。今ではボタンを押すだけでサッと正確な内容で表記にバラつきもなく作成されるので、作業時間だけでなく気持ちの面での負担軽減も実感しています。

いつでも規程が確認できて安心、負担も軽減

KiteRa Bizは機能改修のペースが早く、あると嬉しいなと感じるタイミングで機能リリースされますし、利用する中での不便さも感じずに規程管理ができています。またKiteRa Bizの導入により規程の保管場所が明確になり、社員はいつでも規程を確認しにいける状態にもなりました。

当社ではSSO（シングルサインオン）連携を行い社員へKiteRa Bizを共有していますが、これは会社の規程集を渡すことと同じだと捉えています。都度担当者に確認をせずとも、規程を見たい時にすぐ見に行き自分で解決できる状態は、社員も安心な上、負担軽減に繋がっているのではないかと思います。

こういった作業効率化を図れるツールがないと、後回しにしがちで規程の作成をしなくなりますが、今では規程を作って運用するまでの流れが見えるので、全体的に規程の管理業務に取り組みやすくなりました。

今後は規程だけでなく、少しカジュアルな社内ルールやガイドラインなど、ルールブックのような利用ができると嬉しいなと感じています。

規程の運用・管理共に投資効果あり、ペーパーレス化を目指す企業へ推奨

作業時間と気持ち的な負担の軽減に繋がっているようで我々も嬉しいです！実際に活用される中で、KiteRa Bizの導入を検討される企業様へのメッセージをいただけますか？

佐藤様ペーパーレス化という観点で言うとオフィススペースの確保やコスト面で、また規程の管理に求められるトレーニングや工数を考えると、十分投資効果があります。

これから規程を増やしたいとなった際、ひな形や設問に答えて規程作成もできるため、KiteRa Bizで規程を一通り用意できて整えていけます。当社では入社したばかりの社員や規程の知見などを持ち合わせない社員でも、一定の質を保った規程を作成することができました。

ひな形自体は外部から取得できますが、所有する規程数の増加にあわせて発生する編集作業や規程管理をKiteRa Bizで行うと一元管理できるので、一層利便性を実感します。

追加の支出と考えずに今までの環境をクラウドに置き換えるとして考えてみると良いのではないでしょうか。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします