KiteRaの導入によって顧問先に新しい価値を提供することが可能に

文書作成ソフトでの就業規則作成に限界を感じていた

KiteRaの導入前、就業規則作成に関して課題はありましたか？

志戸岡先生多くの先生方も同じだと思いますが、文書作成ソフトでの就業規則の作成自体に限界を感じておりました。私は特に新旧対照表の作成に非常に多くの工数を割いておりました。最終版として納品しても、変更の依頼があったりなど、どこが一体変わったのかなどアナログな方法で管理しているとどうしても抜け漏れや顧問先との認識が違っていたりなど混乱のタネで頭を悩ませておりました。

また、一部の顧問先は改訂を何度も行っており、どれが最新の状態なのか分からないことや顧問先ごとに就業規則の体裁が異なり、体裁の管理でも時間が取られてしまうなど、就業規則の管理面でも多くの課題を感じておりました。

向井弁護士のセミナーでサービスを知りました

KiteRa導入を決定した背景について教えてください。

志戸岡先生KiteRaが主催しておりました弁護士の向井先生がご登壇されていたセミナーの中で、KiteRaのご紹介がありそこで初めてKiteRaというサービスの存在を知りました。セミナーの中で向井先生がKiteRaのプロダクトについてとても褒めていらっしゃったことや、向井先生ご自身が株式会社KiteRaの社外取締役をされていたことで「一度このサービスを試してみよう！」と感じ、導入を決定いたしました。

昨年（2021年）の夏頃に大きなリニューアルがあり、使い勝手もさらに良くなりました。現在では就業規則の作成・改修や顧問先の共有だけでなく、KiteRa上で電子申請まですることができるようになり、日々KiteRaの進化を感じております。思いつきで導入しましたが、もう私の社労士業務にとって欠かせないツールになっていると感じております。

※向井先生ご登壇セミナー
2021年4月16日(金)「同一労働同一賃金対策における限定社員制度の活用」
https://kitera-cloud.jp/event/20210416
2021年8月30日(月)「労働問題に対する司法と行政の視点とその対策術 ～使用者側弁護士と元労働基準監督官とのパネルディスカッション～」
現在アーカイブ配信中でございます。下記URLよりお申込みいただけます。
https://kitera-cloud.jp/event/seminar_20210914
2022年6月10日(金)「裁判例から考える定額残業代規程の有効性〜通用する/通用しない定額残業代規程〜」
現在アーカイブ配信中でございます。下記URLよりお申込みいただけます。
https://go.kitera-cloud.jp/kitera_seminar_20220617

新旧対照表がワンクリックで作成できる革新

KiteRa導入によって作業時間が短縮された業務はありますか？

志戸岡先生導入によって、細かいワードの作業や事務作業の多くが削減することができました。私が一番効果を実感している機能は、「新旧対照表の作成機能」です。導入前は新旧対照表の作成だけでかなり多くの時間を使用していたのですが、KiteRaではたった1クリックで自動的に過去の版と比較した新旧対照表を作成することができ、作業時間が10分の1まで短縮することができるようになりました。

最近では、電子申請機能も愛用させていただいております。申請に必要な基礎情報を最初に設定しておけば、２回目からはとても簡単に申請することができ、今まで申請にかかる作業で30分ほどかかっていたのが、KiteRaのシステムを使うことで５分で完了し、効果を実感しております。

また、KiteRaの機能ではないのですが、KiteRaの導入で顧問先とのお打ち合わせもZOOMで実施することが多くなり、資料印刷の手間なども削減ができるようになりました。導入によって、事務所の体制自体もオンライン、WEBベースに移管することが出来ております。

顧問先の就業規則の管理の手間を削減することができた

KiteRaの顧問先共有機能について、顧問先からの反応はいかがでしたか？

志戸岡先生最初に「就業規則をクラウドで管理しませんか？」とご提案させていただいた時は「クラウド化？なにそれ？？」のような反応であり、正直申し上げますと芳しい反応ではございませんでした。顧問先用のログインURLをメールでご案内しておりましたが、就業規則のクラウド管理についてイメージが湧かなかったのか、なかなか利用が進まない状況でもどかしく感じておりました。

そこで顧問先に私自身がKiteRaの使い方、操作方法を説明するオンボーディングを実施したところ、顧問先の方も「最新版の規程がすぐに分かって便利」や「規定の一覧が見やすくなった・わかりやすくなった」というお声をいただくことができました。KiteRaの導入による効果は、社労士が就業規則の改訂・管理がしやすくなることだけ留まらず、更に今までなかった付加価値として、顧問先側の就業規則の管理の工数を減らすお手伝いをすることができるようになりました。

KiteRaでなければ出来なかった顧客体験の改善が出来た

現在KiteRaを検討している社労士の先生方にメッセージがあればお聞かせください。

志戸岡先生KiteRaの導入によって、文書作成ソフトで実施していた「書式や体裁を整える」作業時間や工数が大幅に削減することができました。付加価値を生み難い書式や体裁を整える作業時間が削減できたことで、より重要な就業規則の内容、運用の提案などの社労士の本質的な業務に充てることができるようになり、より社労士としてレベルの高い成果物を出せるように成長ができたと感じております。

就業規則の作成に関して、システムを入れるということに抵抗感を感じる先生も多くいらっしゃると思いますが、体裁整備などの作業はシステムにより自動化、省力化を実現し、社労士本来の付加価値を上げていくことは、事務所、顧客双方にメリットがあります。今後も、KiteRaをうまく活用し、新しい顧客体験価値を創造していきたいと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。

コントリビュート社会保険労務士法人
「人と組織の成長に貢献する」という理念のもと、就業規則や人事評価制度の整備など人事労務の仕組みを整えることをメインにサービスを提供しています。クラウド勤怠の導入支援などアナログ管理からデジタル/IT化の支援も積極的に行っており、手間のかかる人事労務の事務処理を効率化するためのアドバイスやご提案を行っています。クライアント様の企業規模としては、20～30名程度の中小企業様が最も多いと言えます。