工数が3割削減! KiteRa導入によって社労士だけでなく顧問先も業務効率化を実感

7社の就業規則の修正を1人で実施

就業規則の規程業務について、何社を担当していらっしゃいますか？

勝間田さん今年（2021年4月）に同一労働同一賃金の施行があった時に多くの顧問先で改訂があり、私は7社の顧問先の就業規則を担当いたしました。この法改正を機に就業規則の全改定を行ったりしました。2021年は同一労働同一賃金対応等の影響で事務所全体で100以上の就業規則類の改定依頼をいただき、その3分の1以上を私が担当しました。

コミュニケーションにかかる手間が大幅に削減

KiteRa導入の前、就業規則作成に関して課題はありましたか？

勝間田さん1番の規程業務についての課題は「時間がかかりすぎる」ことでございました。

KiteRaの導入前は文書作成ソフトで作業を行っていたのですが、顧問先との確認事項や修正依頼などのやりとりを文書作成ソフト内のコメント機能にて行っていたので、コミュニケーション自体に時間がかかってしまっておりました。

全ての社労士の先生の共通のお悩みかと思いますが、文書作成ソフトでの作成ですとどうしてもインデックスの整理などに時間がかかってしまうことが多く、就業規則自体の条数も多いため、目を通すだけで多くの時間がかかってしまっていたことが1番の課題となっておりました。

そんな中、KiteRaを使ってみた第一印象としては業務を効率化できるとても便利なサービスであると感じました。特に顧問先へのタイムリーに変更内容の共有や、新旧対照表の作成もワンクリック、さらには表記揺れの自動検知まであり、従来の文書作成ソフトでの作業と比較すると3割以上も工数も作業時間も減らすことができるようになりました。

KiteRaをどのように活用しておりますか？

勝間田さん今まで事務所が契約していた顧問先の就業規則をKiteRaにインポートして使っております。KiteRaでは今までの作成した就業規則の条文を参照して簡単に引っ張ってくることができますので、今までの就業規則データがナレッジとして活用することができ、業務の効率も向上だけなく、品質の一定化も成功いたしました。

顧問先からもKiteRaの機能について好印象

KiteRa導入は顧問先からはどのような反応をされましたか？

勝間田さん顧問先からも「とても便利だ」と言うお言葉で受け入れていただいております。

例えば、KiteRaでは簡単にワンクリックで新旧対照表の作成をすることができます。顧問先も企業の役員の方に「このような修正をしました」などの説明をする際に簡単に新旧対照表の作成をすることがあるのですが、KiteRaですと簡単に出力をすることができ、顧問先の方も利便性を感じていただいているそうです。

さらに、タイムリーに変更内容が確認できること、WEBでの打ち合わせの際に即時修正ができること、どれが最新のファイルか分からなくなるなどの問題を全て解決することができ、顧問先からも非常に満足いただけていると感じております。

より労務の専門家としてプロフェッショナルを求められる

今後業務・業界のDX化は進んで行くと思いますか？

勝間田さん今後更なる技術の進歩によって、DX化を使いこなす社労士とそうでない社労士の二極化がさらに顕著になると思います。このコロナ禍という社会背景もありオンラインでの対応が加速し、今では全国各地からの依頼にも対応することができるようになりました。また、今後新しく社労士になる若い方が増え、社労士全体の世代交代が進むにつれ、DX化は社労士として当たり前のものになると感じています。

そんな中で社労士として、価値を出していくためにはより専門性を高めることが必要になるのかな、と感じております。DX化が進むにつれ、全国どこでも対応ができるようになったので。コンサル業務に関しても派遣業務や業種に特化した社労士が出てきて各分野でプロフェッショナルが求められると思います。

案外簡単に使いこなすことができる

現在KiteRaを検討している社労士の先生方にメッセージがあればお聞かせください。

勝間田さんとても便利で、社労士の仕事を効率化することができるサービスであり、自信を持っておすすめできるシステムです。システムの使いやすさももちろんですが、画面の見やすさ、使い方の分かりやすさも非常に高いので、直感的に使うことができ、システムに慣れるのにも時間がかからずにすぐに使い始めることができると思います。

インデックスの整理や表記揺れの確認など、就業規則の業務があるたびに起こる諸々の問題を簡単に解決することができますし、社労士と顧問先のどちらも業務効率化をすることができました。

クラウドサービスの導入には、「使いこなせるのか」などの懸念を抱えていらっしゃると思います。実際に使い出すと案外簡単に使いこなすことができ、業務効率化を実感いただけると思います。最初の一歩が踏み出せるかの問題だと思いますので是非導入をおすすめしたいです。

社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所
当社は社会保険労務士、中小企業診断士等の専門家がその得意分野を活かし、人事労務の専門家として企業の発展や地域振興の支援を目的として活動しています。人事労務関係のアウトソーシングやコンサルティングに加え、クラウド型人事管理システム「HRビズ」を開発・リリースいたしました。事務所のDX化をいち早く進め、全国の企業様と対応ができます。私たちの専門サービスが社会への貢献となるよう、これからも邁進して参ります。