就業規則の作成を「非属人化」、所内のナレッジ共有もスムーズに。

助成金申請を強みとして支給実績を積み重ねながら常に時代のニーズを先取りし、顧問先様に「親身」「手厚い」「助成金の提案・実績」により、役立つ顧問として貢献されている東京国際社会保険労務士事務所様。人材不足の加速、働き方改革への対応など、社会情勢がますます多様化/複雑化している昨今、「外国人雇用を行いたい」「既に外国人雇用を行っている」企業様への助成金労務相談顧問を積極的に対応されています。

 今回は、東京国際社会保険労務士事務所代表の小泉先生に、KiteRaをご導入いただいた背景や実際の使用感についてお話を伺いました。

自分しか対応できず属人化が課題

はじめに、KiteRaを導入された背景など教えていただけますでしょうか？ 

小泉先生これまで弊所の就業規則作成は、Wordファイル２ページ程のヒアリングシートを準備してお客様にヒアリングを行い、その後所内で修正し再度ヒアリングをする、ということを繰り返してだいたい第３版くらいで完成させていました。

しかし、すべての工程を自分１人で対応しなければならず、就業規則関連の業務に多くの時間がとられてしまう事と、就業規則の作成が属人化してしまうという課題感を持っていました。

 そのような中で、何か良いサービスはないかと「就業規則　クラウド」などのキーワードでWeb検索していたところ、KiteRaの存在を知りました。その後、代表の植松様のお話を聞いて、これなら就業規則の属人化を解消できると思い、導入することにしました。

ヒアリングシート不要、その場でドラフト完成

KiteRaを導入してこれまでの就業規則作成のプロセスは変わりましたか？

小泉先生はい、これまでお客様とのヒアリングに使用していたヒアリングシートを全く使わなくなりました。KiteRaの設問画面を見ながらヒアリングを行い、その場で回答を入力していくことで、すぐに就業規則のドラフト版ができるのでとても便利です。

また、設問項目や設問の備考欄の補足説明が常に最新の法令や社会情勢に適合しているので、新たな気付きや関連法令を思い出すきっかけになってとても助かっています。

過去の規程をナレッジとして有効活用

規程作成後の運用においても何か変化はありましたか？

小泉先生はい、弊所で持っている雛形や、これまでに対応した顧問先の就業規則等の規程類はすべてKiteRaにインポートしてありますので、事務所スタッフがいつでも簡単に規程や条文を検索することができます。

また、規程を編集する際にも、他の規程から条文を検索してドラッグ＆ドロップで条文を挿入したりできるので、事務所内の規程のナレッジシステムとしてもとても役立っています。

就業規則の非属人化を推進

今後のKiteRaを活用した取り組みや、ご要望などお聞かせいただけますか？

小泉先生ヒアリングシート不要で誰でも設問に回答するとすぐにドラフト版ができますし、最新の法令や社会情勢にも適合していますし、事務所の規程ナレッジにもアクセスできるので、今後は事務所のスタッフにもKiteRaを活用してもらい、「就業規則の非属人化」を実現していきたいと考えています。

 また、弊所は海外案件も多くありますので、英語の設問に回答し、英語の規程が出力される機能があるといいなと思います。

ありがとうございます。規程の多言語化は今後も必要性が高まってくると考えていますので検討します。それでは本日はありがとうございました。今後ともKiteRaをよろしくお願いいたします。