Wordでの規程編集が大きな負担

●KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

堀内様 「現職で直面したスタートアップならではの規程整備の課題と、前職のIPO準備で経験した規程管理の苦労が重なり、Wordでの非効率を解消しつつ社内周知が容易にできるクラウドサービスを探す中で、KiteRa Bizにたどり着きました。

私が現在所属しているのは、アーティスト向けプラットフォームの開発などを手掛けるスタートアップ企業です。スタートアップでは一般的に、人事関連の規程はあっても、経理規程や組織規程といった業務管理系の規程は未整備なケースが多く、当社も同様でした。

将来的にIPOを目指すのであれば、約50もの規程を一から作成し、自社の状況に合わせてカスタマイズし、さらに全文書の表記を統一する必要がありました。Wordを使った手作業では段ズレや字下げの乱れが頻発し、非効率であるだけでなく、社内周知の仕組みを整える点でも限界を感じていたのです。

こうした課題意識の背景には、前職でのIPO準備の経験もあります。当時は証券会社から提供される規程のひな形をベースに整備を進めましたが、Wordでの編集作業に多大な時間と労力を要しました。私はキャリアを通じて管理部門で経験を積んできたためExcelでの作業には慣れていましたが、Wordでの編集作業の非効率さには日々悩まされており、当時から「もっと効率的な方法があれば」と強く感じていました。

前職で抱いていたその思いが、現職で規程整備の必要性が生じたことで具体的な行動に変わりました。Wordに代わる効率的な方法を模索するうちに、「規程 SaaS」といったキーワードでWeb検索を行い、KiteRa Bizにたどり着いたのです。」

導入の決め手は「手厚いサポート体制」

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

堀内様: 「最終的な決め手は「人」、つまり担当者の方による手厚いサポート体制でした。

クラウドサービスを比較検討する際、機能や料金だけで判断するのは難しいと感じていました。特に私たちのようなスタートアップでは、導入後に担当者が一人でシステムを運用していく場面も多く、「本当にこのツールを使いこなせるだろうか」「不明点が出てきた時に、すぐ相談できるだろうか」といった導入後の不安がつきまといます。

多くのサービスでは、機能を紹介する一方的なデモンストレーションが中心でした。しかしKiteRaの担当者の方は、まず私たちが抱える規程管理の課題や、将来的に目指す姿を丁寧にヒアリングしてくださったのです。その上で、私たちの状況に合わせた具体的な活用方法を提案してくれました。

導入前に何度もメールや電話で質問させていただいたのですが、どんな些細な内容にも迅速かつ的確に回答をいただけたことで、ツールへの理解が深まると同時に、会社としての信頼感も増していきました。

この丁寧なコミュニケーションを通じて、「KiteRaはツールを売って終わりではなく、導入後もパートナーとして並走してくれる存在だ」と確信できたのです。この「人」を介した安心感こそが、私たちがKiteRa Bizを選ぶ一番の決め手となりました。」

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

堀内様 「はい、導入によって様々な効果を実感しており、特にスタートアップが抱えがちな課題の解決に繋がっていると感じます。

スタートアップは事業成長を優先するあまり、社内インフラの整備、特に規程の周知といった面が後回しになりがちです。しかし、将来的なIPOを視野に入れると、規程が全従業員に適切に周知されているかどうかが厳しく問われます。以前はSlackなどで通知していましたが、情報が流れてしまい、いざという時に最新の規程を探し出すのが困難でした。

KiteRa Bizを導入したことで、社内のあらゆる規程が一元管理され、従業員はいつでも最新の規程へ迷わずアクセスできるようになりました。会社の公式なルールブックとして、誰もが必要な情報をすぐに見つけられる基盤が整ったのです。特に新入社員のオンボーディングでは、「会社のルールは全てここにある」と案内しており、「情報がまとまっていて分かりやすい」と非常に好評です。

利用状況も良好で、入社時に全従業員にアカウントを付与し、現在27アカウントがアクティブです。ログを見ると月間のアクセス数が3桁に達することもあり、従業員が日々の業務の中で参照するツールとして、着実に社内に浸透していることが分かります。」

「周知」機能や「新旧対照表の自動作成」機能は重宝

特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

堀内様 「一つ目は、「周知」機能です。 誰が規程を閲覧し、誰がまだ読んでいないかが一目で分かるため、未読の従業員へ個別に閲覧を促すことが容易になりました。また、IPO審査などでは「いつ、誰に、どのように周知したか」という客観的な証跡が求められます。KiteRa Bizには社内周知の履歴が記録されるため、この「周知義務」を果たしていることを明確に証明できる点は、管理部門として非常に心強いです。

二つ目は、「新旧対照表の自動作成」機能です。 規程を改定する際、どこがどう変わったのかを示す新旧対照表の作成は、従来非常に手間がかかり、ミスも発生しがちな作業でした。この作業がボタン一つで瞬時に、かつ正確に完了するのは画期的で、担当者の負担を劇的に軽減してくれました。

三つ目は、「Q&Aアシスタント」機能です。 簡単な質問であれば従業員がAIとの対話で自己解決できるため、人事担当者への基本的な問い合わせをフィルタリングする役割を果たしてくれています。「分かりやすい」と社内での評判も良く、私たちはより専門的な業務に集中できるようになりました。

そして、今後に向けて活用していきたいのが「表記ゆれ」チェック機能や「一括変更」機能です。 例えば、社内の「チーム」が「本部」などに変更になった際、関連する全ての規程の文言を修正する必要があります。この機能を使えば、複数の規程を横断して表記のゆれをチェックし、一括で修正できると伺っています。これまでは文書を一つずつ開いて手作業で修正していたので、今後の規程メンテナンスにおいて、この機能を活用してさらなる業務効率化を図れることを期待しています。」

今後KiteRa Bizをどのように活用していきたいでしょうか。

今後は、規程を管理・運用するツールという枠を超えて、さらに活用の幅を広げていきたいと考えています。

特に期待しているのが、社内の情報が集約される「社内ポータル」としての役割です。現状、業務手順書や各種申請フォーマットなどが様々な場所に散在しがちですが、これらがKiteRa Bizに集約されれば、従業員は「まずKiteRa Bizを見れば解決する」という状態を作れます。重要な通達などもよりスムーズに伝わり、社内のコミュニケーションハブとしても機能すれば良いなと期待しています。

規程を作成する「成長企業」、規程が複雑な「老舗企業」に

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします。

弊社のようなスタートアップや成長企業には、特に推奨したいです。

企業の成長段階では、部署名の変更や役職の追加が頻繁に起こります。そのたびに、複数の規程にまたがる文言を一つひとつ手作業で修正し、表記を統一する作業は、見た目以上に煩雑で非生産的な時間です。KiteRa Bizの「表記ゆれ」チェック機能や「一括変更」機能は、こうしたメンテナンス業務から担当者を解放し、本来注力すべき業務に集中させてくれます。このメリットは、長年の運用で規程が複雑化している老舗企業にとっても、業務を見直す大きなきっかけになるはずです。

また、もう一つの側面として、企業の「守り（＝内部統制）」を固めたい全ての企業におすすめしたいです。

従来のフォルダ管理では、従業員が規程を本当に閲覧したかどうかを正確に把握する方法がありませんでした。KiteRa Bizは、誰がいつ規程を閲覧したかというログが明確に残るため、周知義務を果たしている証拠となり、企業を守るための重要なディフェンスとして機能します。

つまり、規程をこれから整備していく「成長企業」と、長年の運用で規程が複雑化している「老舗企業」の両方にフィットするサービスです。高額な初期投資を必要とせず、手軽に導入できるのも魅力です。規程管理の煩雑さから解放され、企業の成長という本来の目的に集中したいと考えているすべての企業に、ぜひ一度検討してみてほしいと思います。