規程見直しのきっかけは外部機関の監査

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

亀代様導入前は、就業規則や社内規程の「作成・改定」を社会保険労務士に依頼していました。また、「周知」については社内イントラネットを通じて社員へ共有する形をとっていました。

規程の見直しを行うきっかけは、会社の規模拡大に伴い外部機関の監査を受けた際に、「社内規程が充実していない」との指摘を受けたことでした。既存の規程に改定が必要な箇所も見つかり、全体的な見直しを行う必要性が高まったのです。

KiteRa Bizを知ったきっかけは、担当者がWeb検索で情報を収集している中でたどり着いたことでした。法改正を反映した規程の雛形が用意されている点や、一問一答形式で質問に答えるだけで規程ができあがる機能が非常に魅力的でした。また、クラウド上で一元管理できるため、規程の作成後も簡単に更新や確認が行える点が優れていました。さらに、費用対効果についても評価が高く、導入コストが妥当だと感じました。これらを総合的に判断して導入を決断しました。

「見やすく」かつ「使いやすい」システム

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

亀代様全体としては、非常に「見やすく」かつ「使いやすい」システムです。UIもシンプルで、直感的に操作しやすいです。私以外の規程の担当者からも評価は高く、「操作に困っている」という話は聞きません。特に、初めて利用する方でも迷うことが少なく、すぐに作業を始められる点が魅力です。

KiteRa Bizの効果を最も感じるタイミングとしては、やはり、規程を「作成」するときです。これまでは、各担当者が代々引き継いできた文書作成ツールを修正する形で運用していました。しかし、KiteRa Bizでは、クラウド上でデータを一元管理し、担当者全員が同じ環境で修正作業を行えるため非常に効率的です。どれが最新版なのかが一目でわかり、「この部分を修正したんだな」という変更内容も直感的に確認できます。これまでは、文書作成ツールのファイルに色を付けたり、印刷物に蛍光ペンで修正箇所を示したりして、修正報告をしていました。その際、ヒューマンエラーや誤って上書きしてしまうトラブルが度々発生していたのですが、KiteRa Bizでは変更履歴やコメント機能を活用することで、誰がどの箇所を何の目的で修正したのかが明確になり、共同作業や引き継ぎの際にも非常に便利です。

特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

亀代様規程を作成する際に、特に重宝している機能や特徴は三つあります。

一つ目は、設問に回答することで規程を作成できる機能です。質問に答えるだけで、必要な規程が自動的に組み上がるため、専門知識がなくてもスムーズに作業が進められます。

二つ目は、表記ゆれの検知機能です。規程の中には、社会保険労務士や弁護士が作成した箇所もあり、表現や言い回しが異なる場合がありました。これらの表記ゆれを検知し、統一する機能は、非常に細かい点ではありますが、見栄えや理解のしやすさの向上に大きく寄与しています。

三つ目は、作業中のプレビュー画面が見やすいことです。修正前の旧バージョンと修正後の新バージョンを並べて比較できるため、変更点が一目瞭然でわかります。この機能のおかげで作業スピードが向上し、内容確認の負担も軽減されました。

KiteRa Bizを導入し、規程作成の負担は減りましたか？

亀代様はい、確実に負担を減らすことができました。規程作成や改定にかかる手間が大幅に軽減されました。以前は既存の文章を修正したりするのに多くの時間を費やしていましたが、KiteRa Bizの導入によって効率的に進められるようになりました。

現在では、KiteRa Bizで作業した内容を社会保険労務士にチェックしてもらっています。その際に、「修正した部分はKiteRa Bizを活用しました」とお伝えすると、社会保険労務士もKiteRa Pro（※）を利用しているため、チェック作業が非常に円滑に進みます。特に、弊社では顧問先の社会保険労務士をKiteRa Bizのユーザーとして登録しているため、規程作成や改定に関するコミュニケーションをKiteRa Biz上でスムーズに進めることができています。

繰り返しになってしまいますが、規程の作成や改定の業務に、本当に注力できるようになったと思います。具体的な成果として、KiteRa Biz導入後（2024年6月）、着手中のものを含めて18規程を新たに作成することができました（2024年12月時点）。さらに、近いうちに6規程を新たに作成する予定です。

※KiteRa Proについては、下記をご確認ください。

KiteRa Proについて

社労士の規程業務を圧倒的に効率化 | KiteRa Pro

KiteRa Proとは、社内規程の関連業務の効率化と、付加価値向上をサポートするクラウドサービスで...

就業規則の更新が滞っている企業におすすめ

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

亀代様KiteRa Bizの雛形は200以上あると聞いており、今後もさらに増えていくことを期待しています。弊社としては特に「セキュリティ」関係の規程を強化したいと考えています。そのため、「セキュリティ」に関する雛形が今後さらに充実すると非常に助かります。

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？

亀代様幅広い企業に適していると思いますが、特に就業規則の更新や見直しが滞っている企業や、どの社会保険労務士に依頼すべきか悩んでいる企業におすすめです。

KiteRa Bizの最大の強みは、人事担当者の方が専門的な知識を持っていなくても、簡単かつスピーディに規程を作成できることだと思います。手間を減らしながらも、質の高い規程を作成したいと考えている企業にとって、KiteRa Bizは最適な選択肢になると思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。