煩雑な規程管理を時間をかけずに解決し、規程が閲覧しやすい環境作りを

実態に即していない規程管理の煩雑さを解決したかった

KiteRa Bizを導入した背景、業務の課題を教えてください

渋谷様規程の内容が実態に即していないことが最大の課題であり、そんな規程管理の煩雑さをKiteRa Bizで解決できそうと感じたことが導入のきっかけです。

当社では、就業規則をはじめとする規程が存在するものの、管理や更新を行う専任担当者が長らく不在でした。法改正のタイミングで制度の見直しや従業員への周知はしていたのですが、規程として明文化ができていませんでした。
また、ここ数年で従業員数が増えたり、新しい役職やポジションが増えたりしているので、それに対する規程が不足している状況です。

当社の業態は、独自のサービスを持っているというより、関わる「人」のパフォーマンスが業績に直結すると思っています。そのため、採用や教育を強化しなければならず、給与・福利厚生・制度などの見直しが必要です。そして、それが規定されていなければならないという点で、当社では規程管理の重要度が高くなっています。

食品業界でも、当社と同じような課題を抱えている企業はいると思いますね。就業規則は必要だけど規模的に規程がなくても運用できてしまうため、管理・更新の優先度を下げてしまいがちです。

なぜ、KiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください

渋谷様課題である、規程の改定作業が簡単に行える点と新規作成がしやすい点の2つが決め手となりました。KiteRa Bizの設問形式や雛形を使用して、すぐに規程を作成するイメージが湧きました。

機能をご紹介いただいて率直に良いと感じたので、他社ツールとの比較検討はしておりません。何よりも規程管理に対する危機感があったので、スピードを重視し、すぐに導入を決めました。ちょうど人事総務の人員を強化している最中だったこともあり、規程業務に携わることのできる担当も見つかったため、早い段階で導入できました。

規程整備に関わる機能を活用し閲覧しやすい環境作りを

KiteRa Bizに期待していることを教えてください

渋谷様やはり、まずは規程の改定と新規作成という部分に期待しています。社内周知するにしても、そもそも規程が存在しない、実態と異なるという点が従業員の不信感に繋がる可能性があります。従業員に安心して働いてもらうために、まずは規程整備に関わる機能を活用していきたいです。

例えば、法改正レビュー機能が求めていた課題の解決に繋がりそうです。法改正の情報を常に得ることは難しく、担当者が網羅できない部分のため、良い機能だと感じています。

その後は、様々な雇用形態の従業員がKiteRa Bizへアクセスできる環境を作りたいです。これまで規程の管理・社内周知は紙で行っていたため、従業員からの問い合わせ時に、担当者が規程の保管場所へ案内して、規程を確認してもらっていました。規程について気にしていないのか、気にしているけど規程を確認したいと言いづらかったのか、従業員からの問い合わせは意外と少なかったです。そういった感情をこちら側が察して、誰にも見られることなく規程を閲覧できる環境を作ってあげたいですね。

また、メールアドレスを所持していない従業員に対しては、フリーのPCを設置することで対応を考えていますが、メールアドレスがなくてもアクセスできるようになると、よりKiteRa Bizを活用できると思います。

時間をかけることなく、億劫にならずに規程業務ができる

渋谷様当社は、従業員が増え始めたタイミングでKiteRa Bizを知ったため、うまくフィットするツールに出会えたと感じました。KiteRa Bizは、時間をかけることなく、億劫にならずに規程業務ができるツールという印象があります。

これまで規程業務に時間を割くことができていなかったこともあり、業務工数自体はこれから増えると思います。ですが、元々考えていたKiteRa Biz以外での作業と比較すると、視覚的に簡単に作業ができると感じています。当社と同様に規程管理の優先度が上げられていない企業様にお勧めです。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします