多数ある規程を適切に管理し、上場会社としてのガバナンスを更に強化

実態に合わせた柔軟な改定を行う裏側に、3つの課題

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や規程管理方法をお聞かせください

嶋田様社内規程の管理方法等には変遷があるものの、KiteRa Biz導入前はオンラインストレージサービスを利用して規程を管理していました。しかし、上場対応や組織規模拡大等を通じて規程も社員も増えていく中、3つの課題が生じました。

1つ目は「役職員へどのように社内規程を周知徹底していくか」、2つ目は「規程の編集・閲覧権限のコントロールをどうするか」、3つ目は「変更履歴をどのように残していくか」という課題です。

規程は全社員が閲覧できる状態にしておく必要がありますが、全員が編集可能な状態は望ましくありません。また、変更履歴もその改定意図や差分等を担当者が確認できるよう、適切に残しておく必要があります。

そのため、以前は規程を改定するたびに、改ざん防止・閲覧用としてのファイルと変更履歴の確認用としてのファイルの2種類を作成し、それらをオンラインストレージサービスへそれぞれ格納する方法を取っていました。

ただ当社は、規程体系が複雑な上に、社内外の実態に合わせ柔軟に規程改定を検討・実施しています。

改定する度に、編集すべきファイルを探すところからスタートし、文書作成ソフトで編集後、PDF化してアップロード。古くなった規程のPDFはアーカイブし、今度は関連する文書の修正や、改定決議を得るために取締役会に提出する新旧対照表を作成…等の作業が頻繁に発生していました。

これらの対応を商事法務部門だけで完結できれば良いのですが、他部署が所管する規程もあるため、文言ルールの不統一や改定日の定義ズレなど、属人性が出てしまう点にも課題意識がありました。改定作業は誰でも一律同様にできるかと言ったらそうではないですよね。

部署毎で管理方法や改定タイミングなどにバラつきも見られ、商事法務部門でも厳格に管理している状況ではありませんでした。また、社員側としても、最新の社内規程を見に行きたいけれどもどこを探せばいいのかわからない、といった環境だったと思います。

「社内規程を周知徹底する」「規程の編集・閲覧権限をコントロールする」「変更履歴を残す」という必要性を満たすためには現在の運用では限界はあるだろうと感じつつも、仕方ないものだと当時は受け入れていました。その中でKiteRaさんから規程管理システムKiteRa Bizの紹介があり、ぜひ話を聞いてみたいと思ったのが最初の経緯です。

3つの課題が一度に解決できる

可能な限り対策をされても、どうしても埋まらない部分があったのですね。KiteRa Bizの導入をご検討いただくにあたり、決め手となったポイントは何でしたか？

嶋田様社員に対する規程の周知については、内部監査からも改善の余地があるのではないかという指摘がありその対応は商事法務部門が行わなくてはならないわけですが、このままの運用では正直限界がある状態でした。ではどうすれば解決できるのだろう？と考えていた時に、KiteRa Bizを導入すればいけるかも、とサービスを紹介いただいた際に感じました。

KiteRa Bizを活用すれば、全社員にアカウントを付与することで「社内規程を見るならこのシステム！」と周知することができ、社員にとってもアクセスしやすい環境を整えることができます。

また、規程への閲覧権限あるいは編集権限を管理者側で適切にコントロールできるので、閲覧用と編集用とでファイルを二重に作成する必要もなくなり、作業工数の大幅な削減にも繋がります。そのため、先ほど申し上げた3つの課題が一度に解決できるのではないか？と考えました。

高遠様加えて、KiteRa Bizに規程を取り込んでしまえば、改定する度に別ファイルで保存・過去分をアーカイブする手間も必要ありません。更にKiteRa Bizの中で規程の改定作業をしていれば新旧対照表の自動作成も可能であるため、その作業をすることもなくなりました。結果、業務効率化を実現することができます。

改定履歴を適切に残せる点だけでなく、煩雑な管理業務から解放されるため、他部署を含め導入前から社内では好感触なフィードバックがありました。

規程数が多いからこそ心理的負担と業務負担の軽減を実感

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

嶋田様主に3点あると感じています。

1点目は、ガバナンスが強化された点です。前述の内部監査指摘の通り、以前の社員の状態は「どこにアクセスすれば規程が見られるのか分からない」だったのが、KiteRa Biz導入後は「見たい規程にすぐ辿り着ける」へと変わりました。

もちろん以前のオンラインストレージサービスも検索機能はありましたが、目的の規程へダイレクトにたどり着けなかったり、確認用と閲覧用とで内容は同じなのに異なるファイル形式であるがために二重でヒットしてしまったり、あるいはアーカイブした過去バージョンにヒットしてしまい先祖返りのリスクがあったり、という課題が生じていました。

KiteRa Bizを導入してから、見たい規程の最新版へすぐに辿り着けるようになったため、ガバナンス上での、「実は知らなかった」「昔の内容を閲覧していた」等という情報の非対称性リスクはかなり軽減されたと感じています。

2点目は、「規程の編集・閲覧権限をコントロールする」点の実現です。編集者と閲覧者が明確に分かれたため、閲覧者は最新の規程をいつでも見れますし、編集者は誰しもが同じバージョンの規程を確認/編集ができますので、先祖返りのリスクはなく、改定履歴がしっかり残る点も良いなと感じます。

3点目は、心理的負担の大幅な軽減です。KiteRa Bizは特別な知識がなくとも直感的な操作で作業できます。編集完了後に社内へ公開する際も、ボタンひとつで閲覧ステータスに変更できるので、改定に伴い発生していた一連の作業における心理的負担が大幅に減りました。

高遠様心理的負担の大幅な軽減は同意見です。

改定に伴う一連の業務は、頭の中で着手しなくてはと思っていても、実際対応しようとするとそれなりの時間の確保が必要な面もあるため、取りかかるまでの心理的なハードルがありました。それが今では、KiteRa Bizで編集し改定日に社内公開するだけで良い形になったので、私も心理的な負担がかなり減りましたね。

また、具体的な機能で申し上げると、新旧対照表の自動作成機能は非常に重宝しています。これは導入前から期待していた機能ではありましたが、書式設定等の一つ一つは何気ないことであっても、結構負担のある作業であるため、その負担から解放されたのはよかったです。

もちろん規程編集作業においても、KiteRa Bizでは条番号などの自動採番機能や自動インデント機能があるため、従前よりもはるかに効率的に作業ができています。

嶋田様編集作業で言うと、置換機能や表記ゆれの修正機能も重宝しています。「とおり→通り」「ならびに→並びに」等の文言統一ルールや組織改編による部署名変更を規程側にも反映させなければならないのに、これまではよく見ると変更漏れがあったり誤植が発生していたりすることがありました。

KiteRa Bizを導入してからは、過去対応できていなかったミス等を洗い出して一発置換で修正を掛ける、という棚卸し作業が負担なくできたのも助かりました。

高遠様部署や担当者により異なっていた運用方法がKiteRa Bizを通じて共通ルール化され、統一できましたね。

貴社においては全社員様にご利用いただいていますが、社員の方の反応はいかがですか？

高遠様私自身もすごいなと感じているのですが、人事側より「規程へリダイレクトするときのURLが変わらない」という点を評価する声がありました。

普段社員は社内イントラを利用して社内ルールや情報を取得するため、そこにKiteRa BizのURLも貼っています。事前に閲覧できるよう設定組みは必要ですが、以前は新しい規程のPDFファイルをアップロードする度にリダイレクトURLが変わってしまうため、都度メンテナンスする必要があったのが、恒久的なURLを貼ることができるため評価されています。

また、情報セキュリティ部門からも便利になったという声をもらっています。

当社では大企業や金融機関等、お取引先の業種が多種多様になる中で、セキュリティチェックシートへの回答を求められる機会が増えてきました。その中で、社内体制の確認として特定の規程の更新頻度等を聞かれることがありますが、KiteRa Biz内で更新履歴を閲覧できるという点は便利になったと話していました。

規程数が多い上場企業に加え、IPO準備企業にも推奨

ご評価いただきありがとうございます。実際にご活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

嶋田様当社のように規程数が多くて管理が大変な反面、ガバナンスの維持・強化が求められる上場企業には重宝されるのではと思います。また、IPO準備企業にとっても非常に利便性が高いのではないかと感じています。

KiteRa Bizには、独自のひな形が提供されている等、規程作成機能も充実しています。

IPOチームの一員であった私も、上場対応の中で整備が求められる規程を作成しなければならない場面が多々ありましたが、その際に参考となる規程の見本や体系をゼロから探さねばならず苦労をしました。

もちろん主幹事証券会社からひな形をもらうこともできますが、当社に適用するように柔軟性を持たせることが大変だった記憶があります。

様々な企業の社内規程と向き合ってきたKiteRaさんが提供するひな形を用いれば、質を保ちながら自社の業務に即した規程を作成できますし、上場に向けた準備も非常に楽になるかと思います。

最後に、弊社に今後期待したい部分を教えてください。

高遠様利用開始にあたっては「全社員へのアカウント付与と社員によるアクティベート作業を完了させる」という要素もあったので、正直導入初期はかなり苦労した部分もありました。ただ、KiteRaさんは丁寧で誠実な対応をいつもしてくださり、できる限り応えようとしてくださるサポート体制は本当に助かっています。

その中で機能要望もたくさんお伝えさせていただきましたが、一例をあげると新旧対照表における差分表示だけではなく、変更/改定の理由や根拠の概要をメモ記載できる機能があれば嬉しいです。

嶋田様PoCを通じて、私たちなりの気づきをKiteRaさんへお伝えし、これまでも色々な機能の改修・実装をいただいた部分もあるので、どちらかと言うと一緒に作ってきた感覚があります。

今後に関しては、KiteRaの中で規程改廃の申請・承認が完了するような機能を期待しています。そういった機能が実装できると「規程といえばKiteRa」という認識が社内により浸透し、我々や社員にとってもわかりやすさや利便性が更に高まるのではと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします