2025/01/14

UIとUXに魅力を感じ、KiteRa Bizを導入

UIとUXに魅力を感じ、KiteRa Bizを導入

野村興産株式会社について

廃乾電池・廃蛍光灯のリサイクル、水銀リサイクル処理など。

課題

  • 規程の「管理」では、最新の規程が分かりにくかった
  • 規程の「作成・編集」では、新旧対照表の作成が負担だった
  • 規程の「周知」では、従業員にとって読みにくい部分があった

最新の規程が把握できず、新旧対照表の作成も負担だった

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

林様 当社では、社内規程の「管理」に関して、適切な運用ができていない状況が課題となっていました。具体的には、どの規程が最新のものであるか分かりにくかったり、そもそも規程が存在していることを正確に把握できていなかったり、廃止後の規程が参照されていたりしました。

また、規程の「作成・編集」においても、大きな負担を抱えていました。特に新旧対照表の作成が非常に手間であったため、実務上は変更対応していても規程の改定が追いついていないケースが多々ありました。さらに、一つの規程を更新した際に、関連する他の規程を更新し忘れることがあり、参照リンクや内容が一致していないという問題も発生していました。

周知」に関しては、社員が規程を閲覧できる環境自体は整っていたものの、利用状況には課題がありました。例えば、2023年の就業規則改定時には、他の規程と内容が重複しており、従業員から「どちらが正しいのか」という問い合わせがありました。また、就業規則の文面が長文かつ難解で、従業員からすると「見たくない」「読みにくい」と感じられていたことも、周知が進まない要因となっていました。

これらの課題を解決することで、規程の管理と運用効率を向上させるだけでなく、社員にとっても規程が身近で利用しやすいものとなると考えました。また、特に人材確保が難しい業界において、就業規則や社内規程の整備が、人材の定着率向上につながると期待しています。

UIとUXが魅力的!「使いたい」と思った

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

林様KiteRa Bizを含む3社のシステムを比較検討した結果、最終的にKiteRa Bizを選びました。その理由の一つに、KiteRa BizのUIとUXが非常に優れており、私自身が「最も使いたい」と感じた点が挙げられます。特にコストを考慮しない純粋な使いやすさでは、KiteRa Bizが他社を圧倒していました。

さらに、36協定や就業規則の変更を電子申請できる機能、規程の作成から届出まで一貫して対応できる点、そして法改正情報を定期的に提供してくれる点も、選定の決め手となりました。一方、他の2社のシステムは「書面の修正や作成は可能だが電子申請ができない」「法改正情報の提供がない」「操作性が悪く画面も見にくい」といった課題があり、これらがKiteRa Bizとの大きな差として浮き彫りになりました。

KiteRa Biz導入の社内調整も非常にスムーズでした。私が上司に提案した際、上司もすぐにその魅力を理解し、「これは導入したい」と共感を得られたため、検討期間はわずか1か月程度で決定しました。

KiteRa Bizを知ったきっかけは東京の展示会(2024年10月 HR EXPO)でした。「新旧対照表作成 2秒へ」というキャッチコピーに衝撃を受けました。そもそも、社内規程整備のためのシステムが存在すること自体にも驚きました。その際、KiteRa Bizのスタッフから操作説明を夢中で受けたことを覚えています。

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか?

林様 KiteRa Bizは非常に使いやすく、特に学習コストの低さが魅力的だと感じています。初めてシステムを導入する際には多少の慣れが必要になるものの、その習熟までの工数が少なく、スムーズに操作に慣れることができました。

一部、操作が少し使いにくいと感じる場面もありますが、それがシステムの正確性や操作ミスの防止につながっていると納得しています。そのため、使いにくさを感じることが改善を求める理由にはならず、「この仕様だからこそ得られるメリットがある」と理解しています。結果として、正確性を重視したシステムの操作感に満足しており、安心して利用できています。

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

林様KiteRa Bizの導入により、これまで負担に感じていた規程の改定作業が格段に効率化しました。従来は、新旧対照表の作成や他の規程を参照しながらの作業が煩雑で、改定作業そのものが億劫になりがちでした。しかし、KiteRa Bizでは新旧対照表が自動で作成され、参照リンクの整備もスムーズに行えるため、改定作業への心理的なハードルが大幅に下がりました。

さらに、インデントの整理も自動化されているため、規程全体が見やすくなり、編集や修正が非常にしやすい環境が整いました。これにより、規程の改定が単なる負担ではなく、効率的かつ前向きに取り組める作業へと変化したことを実感しています。

KiteRa Bizで規程を「新規」作成

今後、取り組みたいことはありますか?

林様2025年4月までに、「既存」の社内規程の全面改定を予定しています。この改定では、表記の統一や参照リンクの追加を行うほか、追いついていなかった法対応や福利厚生の拡充も含めた内容修正も進めていく予定です。その後、今はない規程の「新規」作成を考えています。例えば、情報システム関連規程や人事評価に関する規程などを作成していきたいです。そのほかにも、営業や経理に関する規程の作成にも取り組む予定で、社内規程全体の充実を目指してまいります。

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

林様活用したい機能という点では、意見書回収の機能や社内周知になります。まだ全社員に展開をしていなくて、全社員の展開は2025年の4月からを想定しています。社員もKiteRa Bizにアクセスできるようにし、KiteRa Bizで社内規程を確認できてもらえたら良いなと思っております。改善してほしい機能という点では、規程の中で表を作成するときに、もう少し操作しやすくなったらいいなという部分はあります。

「社内規程」が他の文書に埋もれない

規程管理に特化したシステムのメリットは何でしょうか?

林様 KiteRa Bizは社内規程に特化したシステムですが、他にも、契約書や関連資料など、幅広い文書管理を可能とするシステムも存在します。そのような「文書全般を一元管理できる」システムにも魅力を感じ、当初はそちらを導入する選択肢も検討していました。しかし、幅広い文書を管理できる一方で、「社内規程」が他の文書に埋もれてしまうリスクがあると感じるようになりました。その点、KiteRa Bizは社内規程の管理に特化しているため、規程の可視性が高く、的確な運用が可能です。現在では、契約書管理には別の専用ツールを活用し、社内規程の管理にはKiteRa Bizを利用するという運用方法が、最も効率的かつ理想的だと考えています。

貴重なお話をありがとうございました!是非これからもよろしくお願いいたします

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