グループ全体の規程管理が十分ではなかった

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

三谷様：KiteRa Bizの導入を検討した背景には、大きく分けて3つあります。

1つ目は、グループ会社の規程を管理する親会社としての責任です。正直なところ、これまでの体制では十分とは言えませんでした。グループ会社に『ちゃんと管理してる？』と確認しても、具体的な内容を把握するには手間も時間も必要で、不安が残っていました。

2つ目は、最新の規程や変更履歴を即座に把握できていなかったことです。グループ全体の規程を管理する上で、どの規程が最新版なのか、変更履歴はどうなっているのかといった情報が、すぐに把握できていない状況でした。

3つ目は、グループ全体で規程の体裁が統一できていなかったことです。各社が個別に規程を作成・運用しているため、体裁に統一性がなく、グループ全体としての統制が取りにくいという問題がありました。

網代様：当社としては、次の3つに課題を感じていました。

まず、各社への情報伝達とフォローの限界です。年に1～2回、各グループ会社へ法改正情報を送付していましたが、その後のフォローが徹底できず、各社が個別に規程を精査・変更する必要があり、大きな負担となっていました。

次に、情報共有の方法が効率的でなかったことです。例えば、A社から「就業規則の変更案はこれでよいか」、あるいは「〇〇の就業規則を送ってほしい」といった依頼が頻繁に寄せられ、その対応に追われていました。

最後に、グループ全体の規程運用状況の把握ができていなかったことです。各グループ会社がどのような規程を運用しているのか、担当者が正確に把握できていない状況でした。これらの課題を解決するために、システム導入による省力化が不可欠だと考えました。

網代様：また、内部監査的な発想から見ますと、規程に対する意識と整備状況にばらつきがあると感じます。南海グループ全体で、会社法や経理規程に関して意識や知識の蓄積が十分とは言えません。

南海電鉄は東京証券取引所に上場した際、全グループ会社の規程を整備する必要がありましたが、その時の作業も非常に大変でした。

その点、KiteRa Bizがあれば、いつでも各社の規程状況を確認でき、相談しやすい体制を構築できると思います。また、規程のサンプルも充実しているため、グループ全体での統一化にも繋がり、非常に有効なシステムだと考えています。

三谷様：その他、規程の周知に関しては、グループ会社ごとに方法が異なっており、必ずしも十分に浸透しているとは言えません。本社の従業員はパソコンがあるため閲覧しやすい環境にありますが、運転士などは規程を閲覧する機会が限られています。さらに、勤務中は個人のスマートフォンの使用が制限されているため、規程の確認が難しいという課題があります。

網代様：規程は何か問題が発生した際に参照されることが多く、内容が理解できなかった場合には本社へ問い合わせが寄せられることが一般的です。今後、事業の拡大に伴いグループ会社が増加する可能性もあり、場所にとらわれない効率的な管理・相談体制を整備する必要があります。今後はKiteRa Bizの活用を含め、DX化を推進していきたいと考えています。

トライアルで使いやすさを実感！規程管理の効率化とガバナンス強化の実現に期待

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

網代様：KiteRa Bizの導入を決めた理由は、グループ会社全体の規程管理における課題を解決し、業務効率化とガバナンス強化を実現できると判断したためです。

KiteRa Bizの導入に至った経緯は、2024年3月から4月にかけて当社でグループ会社の規程管理が大きな課題として浮上したことから始まりました。

社内で規程管理チームを結成し規程管理のあり方を検討したところ、労働法令や会社法、経理関連など理解する必要がある法律が多岐にわたるほか、グループ会社が50社以上あるため、集中して問い合わせが来た場合の業務負荷が大きすぎるとの意見が出ました。

この課題を解決すべく模索していたところ、2024年7月にKiteRa Bizを知り、東京のイベントに参加して直接話を聞く機会を得ました。この時点でKiteRa Bizに興味を持ち、導入の可能性を検討し始めました。

2024年10月にトライアルを開始し、規程管理チームを中心に使用感を検証しました。その結果、「使いやすい」との声が多く挙がり、導入に向けた議論が本格化しました。トライアルを通じてKiteRa Bizの有効性を確認できたことで、2025年4月からの導入へ向けて、大きく前進できました。

三谷様：規程管理をすべて手作業でやっていたら、どれだけの時間がかかるか想像できません。それを解決するための仕組みができたことで、上層部も納得しやすくなりました。さらに、この仕組みを使えば人数を減らすことができ、正確性も向上するため、「これを導入しない理由がない」という説得ができました。その結果、導入に賛意が多く、取り組みが進んだと考えます。

田中様：他社の事例をWebサイトで見て、同じような使い方をしている会社が多いことにも気づきました。特に子会社の管理という点で、KiteRa Bizは当社が抱えている課題を解決できるツールだと感じました。

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

田中様：KiteRa Bizに期待することは大きく分けて3つあります。

1つ目は、規程の一元管理と共有です。まずは、南海電鉄と各グループ会社の規程をKiteRa Bizで閲覧できるようにすること、そして、それらが法改正に対応しているかチェックできる状態にすることが目標です。

2つ目は、法改正への迅速な対応です。グループ会社からも、法改正レビューは非常に便利だという意見がありました。法改正があっても、なかなか内容を理解しづらいのですが、KiteRa Bizでは噛み砕いて解説されているので、わかりやすいという声もありました。規程条文例を出してくれるのもいいですね。

3つ目は、規程のフォーマット統一です。KiteRa Bizで各社の規程を見られるようになり、会社によってフォーマットがバラバラなことに気づきました。特に条文タイトルや章や条の枝番号など…柔軟に対応できるようなフォーマットがあると非常にありがたいです。各社のフォーマットを生かしたまま、そのままできるといいなと思っています。将来的には、グループ会社全体でKiteRa Bizの章立てに集約されていくのが理想的だと思います。

三谷様：KiteRa Bizの導入に伴い、主に以下の2点を期待しています。

1つ目は、業務効率化とガバナンス強化です。KiteRa Bizを使って各社の労力を削減し、ガバナンスを効かせられる状態になることを期待しています。

2つ目は、説明責任の遂行です。取締役会や外部監査等委員会で、KiteRa Bizを活用した規程管理体制を説明できるようになることも目標としています。さらに、リスク管理室と連携し、KiteRa Bizの規程チェック項目をリスク管理の視点からも活用することで、社内全体の内部統制強化に繋げたいと考えています。仕事は増えるのですが、人の増員はなしでやるのが目標です。取締役会と外部監査等委員会で耐えられる証拠を示せるようにしたいです。

網代様：担当者としては、KiteRa Bizがグループ全体の規程管理に貢献してくれることを期待しています。グループ会社がKiteRa Bizの中で規程の改正作業をすれば、手間が減ってくると思います。今は就業規則等の人事・労務関連の規程しか管理していませんが、全ての規程をKiteRa Bizにインポートした方が、自分たちの為になるということに気づいてもらえるようにしたいです。また、グループ会社の担当者が異動しても、KiteRa Bizを使っていれば同じ操作感で規程の改正作業ができるので、便利になると思います。

グループ全体の規程管理と経営基盤の強化を目指す企業に勧めたい

田中様：2025年4月からの導入にあたっては、KiteRa Bizの担当者が親身に対応してくれ、安心して導入を進めることができました。今後も伴走してくれるという安心感があります。

導入後の活用については、まずは、KiteRa Bizをグループ全体の規程管理の基盤として確立し、各社の最新規程を容易に確認できる体制を構築したいと考えています。また、KiteRa Bizの持つ法改正レビュー機能などを活用することで、規程の遵守状況や運用状況を可視化し、改善に繋げていきたいと考えています。将来的には、KiteRa Bizをリスク管理やコンプライアンス体制の強化にも役立てたいと考えています。

特に、当社のように子会社の規程管理をしたい企業には、KiteRa Bizを強くおすすめします。KiteRa Bizは、単なる規程管理ツールではなく、グループ全体の経営基盤を強化するための重要な戦略ツールだと考えています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。