一人労務として30以上の規程対応が可能に

「新旧対照表が瞬時に作成できる」が最大の決め手

KiteRa Bizのサービスを知ったきっかけを教えてください。

舟山様：弊社の経理部の中途社員が、前職でKiteRa Bizを使っていたことがきっかけです。私がその社員に「規程作成の機会が増え、管理が負担になっている」と話したところ、「社内規程の業務を効率化できるKiteRaというサービスがありますよ」と教えてもらいました。その社員は実際にKiteRaを操作した経験はありませんでしたが、同じ部署の同僚から「KiteRaの使い心地はとても良い」と聞いていたようです。

KiteRa Biz導入前の状況としては、就業規則や介護休業規程といった人事領域の基本的な規程だけでなく、印章管理規程など人事領域以外の規程を作成する段階に移行するときでした。数個の規程であればツールを導入せずに対応可能でしたが、規程が20件、30件と増えてくると、管理が非常に難しくなります。例えば、法改正の内容を規程に反映する際に、日付を変更した文書データを複製すると、どんどんデータが増え、「どれが最新の規程なのか？」という事態が起こってしまいました。

KiteRa Bizを選んだ最大の決め手は、「新旧対照表が瞬時に作成できる」と伺ったことです。導入前は、新旧対照表の作成にかなりの時間がかかっていました。規程の小規模な変更であれば負担は少ないのですが、大幅な変更があると新旧対照表が1ページに収まらず、2ページ、3ページと膨大になることがありました。条文の削除や修正の記載だけでも多くの手間がかかり、労務担当が私一人のため、大変でした。

KiteRa Biz 以外には、ツールをほとんど検討していませんでした。KiteRa Bizの「料金」と「使いやすさ」に大変魅力を感じ、「ここに決めよう」とすぐに決断しました。「料金」は導入しやすい設定ですし、「使いやすさ」もデモ画面で確認し、非常に分かりやすかったです。

「表記ゆれ機能」や「法改正レビュー機能」が使いやすい

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください。

舟山様：一番の課題だった新旧対照表の作成負担が大きく解消されました。導入前は数時間かかっていた新旧対照表の作成を大幅に短縮することができました。

正確にどれくらい減ったかは測定が難しいですが、負担の体感値としては3〜4割ほど削減できたと思います。

削減できた時間を使って、より多くの規程修正に対応でき、従業員が理解しやすいように規程のバージョンアップが進められました。規程は人事労務や総務の担当者が主に扱いますが、「規程は従業員が理解しやすいものであるべき」と私は考えています。規程の統一感がなく、表現が異なると従業員に読みにくくなるので、従業員の読みやすさも大事にしています。

その他、もう一人の規程を編集する社員からも「新旧対照表が取締役会や役員会議への資料として引用しやすくなった」と聞いています。

また、サポート体制については、カスタマーサクセスの担当者が定期的に使用感をヒアリングしてくれるほか、打ち合わせもあるので助かっています。操作についても直感的でわかりやすいデザインのおかげで迷うことはほとんどありませんでした。また、導入直後にPDFから規程を取り込んだ際に表記のズレが発生したのですが、KiteRa Biz ヘルプセンターのサイトで問題解決ができました。

新旧対照表の作成以外に、効果を感じている機能はありますか？

舟山様：効果を感じている機能は二つあります。

一つ目は、表記ゆれ機能です。文書作成ツールで編集していた頃は「フォントが変わっている」「表現が異なる」といったことがよくありましたが、KiteRa Bizを導入したことで、表記のゆれがなくなったと思います。「ここが違います」と表示してくれるので、規程全体に統一感が出ますし、誤りの修正もしやすくなりました。

二つ目は法改正レビュー機能です。法改正情報を見逃してしまったり、法改正の内容はわかっていても就業規則や社内規程にどう反映するか悩むこともありました。法改正レビュー機能では、法改正の概要や確認ポイント、規程例まで示してくれるので、大変助かっています。

他にも多くの機能に助けられています。就業規則や社内規程の作成・編集には多くの作業が伴いますが、「第5条」「第3項」などの該当部分にリンクを設定できる機能は、将来的にも使いやすいと思いますし、KiteRa Bizの魅力の一つだと感じています。

想定していないミスを防ぐKiteRa Biz。「未来の自分のために」活用を

ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

舟山様：IPOを目指している企業や、一人で労務管理を行うスタートアップ企業におすすめです。労務の知識がなくても、一問一答形式で就業規則を作成できますし、法改正レビュー機能で対応箇所がわかりやすくなっています。

文書作成ツールでの編集では、予期しないミスや防ぎようのないエラーが起こることがあります。その後の処理はすべて自分に返ってきます。KiteRa Bizを使うことでリスクを減らせるので、未来の自分のためにKiteRa Bizを使うことを強くおすすめします。

今後KiteRa Bizをどのように活用されたいとお考えですか？またKiteRa Bizへ期待されていることなどあれば教えてください。

舟山様：主要な規程でまだ作成していないものに取り組みたいと考えています。具体的には、パートタイム就業規則を作成する予定です。KiteRaの設問形式を使って規程を作成できる機能を活用したいです。

KiteRa Bizへの期待としては、現在の機能やサービスには満足しているので、引き続き継続していただきたいと思います。また、メルマガやセミナーで法改正情報を提供してくれるので、情報収集の面でも役立っています。メルマガも、労務関係の知識がある担当者向けに必要事項が簡潔に伝わる内容で、非常に参考になっています。他にも、育児介護や休職・復職に関する書式集などもあり、参考になっています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします！