作業時間、コミュニケーションコストの大幅削減が、業務に大きなインパクトを与えてくれた

規程自体が形骸化され、共通認識ができていなかった

KiteRa Biz導入前、 規程管理業務においてどのような課題がありましたか？

西澤様私が入社した当時、オンラインストレージサービス上に規程を格納し管理していたのですが、ストレージサービス内に規程が複数存在しており、当社および子会社６社の規程の改訂をおこなう作業工数がかなりかかっておりましたので、作業スタッフの負担が大きく規程の管理に大きな課題を感じておりました。

私は前職でKiteRa Bizを利用しておりましたので、オンラインストレージサービス上での管理だと、どうしても煩雑になってしまうと考え、KiteRa Bizの導入を会社にお願いして、その導入を待ってから取り組むことといたしました。

増子様他には編集面の課題で言うと条文の追加、削除を行った時の条番号を修正しないといけないことや、全体的な改訂を行った際に必要となる新旧対照表の作成にかなり時間を要していましたので、そういった作業工数の点でも大きな課題があり、改善をしないといけないなと思っていました。

関連企業ワークスペースがあることが、他社との大きな差

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？使っていただいて、便利だと感じた機能があれば教えてください

増子様作業スタッフは複数の拠点で作業しておりますが、保管ドライブは一つだったので作業コミュニケーションの部分での不便さはありませんでした。ですが、当社は子会社が多いので今までの管理方法だと煩雑化していたなと思います。KiteRa Bizではグループ全体で共有していく規程、また各社で労働基準監督署に申請すべき規程を分けて管理することができるので、従来よりも断然管理しやすくなりました。

西澤様:設問形式での規程作成機能や新旧対照表を即時に作成できる点などは理解しておりましたが、KiteRaBizに実装されている関連企業管理については利用したことがありませんでした。この機能は、別のワークスペースで管理している当社と子会社の規程を共有することで、当社の規程を改訂すれば子会社の規程も自動的に改訂することができるため、他社のサービスと比較しても当社グループにとってメリットが大きいと感じました。

その他、条文の自動採番、コメント機能などを利用し変更履歴を残しておけることも改めて便利な機能だと実感しております。

増子様現在は規程のみを取り込んで作業をしていますが、今後は労使協定についても使ってみたいと思っています。今スタッフがe-Govの設定等手をつけ始めてくれて前向きに取り組んでくれているので、使えるようになればさらにKiteRa Bizを利用するメリットが出てくるかなと思っています。

作業に関するコミュニケーションコストを大幅に削減できた

●今後KiteRa Bizに期待する機能などあれば教えてください

西澤様規程の作成過程は、コメント機能を利用しながら進めていき、版確定がされたら無事作業が完了したとKiteRa Biz上で進捗状況を共有することができるため、複数拠点で常駐するスタッフやテレワークで仕事をするスタッフとのコミュニケーションコストもかなり削減できております。また、社員の招待もSmartHRと自動連携しているため、作業工数の削減にも繋がっております。

ただ、当社はメールではなくコミュニケーションツールの文化がかなり根付いておりますので、KiteRaBizに実装されている社内周知機能がメールではなく、当社で使用中のコミュケーションツールと連携されるようになると大変助かります。

現在は四半期に一度、規程の見直しを行い、役員会へ上程しております。法改正レビュー機能を利用しながら情報をキャッチアップし、漏れることなく適切なタイミングで改訂を行えたらと考えております。今一番欲しい機能として、当社グループ各社の規程の一覧表が作成され、そのまま役員会へ上程することがきるようになるととても嬉しいです。

1日分の作業時間が削減でき、大きなインパクトを感じることができた

●KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします。

西澤様作業スタッフからは、今まで当社グループ各社10規程の改訂をするのにかなりの時間を要しておりましたが、KiteRa Bizを利用することにより1日分の作業時間を削減することができたと聞いています。そこまで大きなインパクトがあったことに改めて驚きました。

やはり規程関連の作業はどうしても時間のかかるものなので、作業にかかる時間的な負担を減らしてあげたいと思っておりました。そこが、当社がKiteRa Bizを導入して一番よかった点です。

当社のように子会社が多く改訂作業に相当な工数がかかる企業様にとって、良いサービスだと思っています。

作業スタッフの皆さんの業務効率、作業負担が劇的に変わりますので、従業員の増加等でこれから規程の作成と管理を進めていくご予定のある企業様、その他にもジャンル問わず幅広く企業様に利用していただけるといいのではないかと思います。

●貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします！