DX化をして時代にあった規程運用そして人材採用にも活かしていきたい

コミュニケーションコストを削減して時代にあった規程作りを

KiteRa Biz導入前の課題を教えてください

井嶋様弊社は社歴が長く、法改正も含め今の時代と規程の内容がマッチしていないという課題が大きくありました。規程を共有フォルダ等で管理をしていたわけではなく、製本して管理していたんです。今の時代、また今の自社の実態に合わせた規程を作成していかないといけないという思いはあったのですが、規程のどの部分をどのように変えていけば良いのかわからず迷っていました。

顧問の社会保険労務士に相談をして作成を進めていきたかったのですが、やり取りがなかなかスムーズにいかず、時間がかなりかかってしまっており、それで余計に何がわからないのかがわからないという状態に陥って、そのままになってしまっていました。

また、社員への周知についても規程を製本した状態で管理していたのですが、幸いなことに過去に特段大きな問題が発生したこともなかったので、社員自身規程の保管場所を把握していたものの、規程に関する質問を受けることもあまりありませんでした。

その為、規程管理担当者以外には規程の内容を周知、理解させることができていなかったということも課題に思っていました。そんな時にインターネット広告でKiteRa Bizの存在を知り、このようなツールがあるのであれば使ってみようと思ったのが最初のきっかけでした。

知識がなくても簡単に規程作成ができたのが一番の決め手に

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください

井嶋様初めてKiteRa Bizのお話を聞いた時に、こんなにシンプルで簡単に規程を作成できるなんてと驚きました。逆に疑念を抱くくらいに（笑）規程の作成はマニュアルがあるわけでもなく、どんな内容を規程に盛り込んで、どの内容は不要でなど考えるのがすごく大変です。社会保険労務士ではないのでそこまで規程に関する知識もないですし。

KiteRa Bizのトライアルをさせていただいた時に、設問形式で簡単に自社の規程の骨組みを作成できたのが一番の決め手になります。こんなに簡単に作業ができるのであれば、今まで高い顧問料を社会保険労務士にお支払いしていた分を置き換えてやっていこうと思いました。トライアルで実際に操作してみて、今後も作業する担当者が使いこなし、運用ができるのであれば問題ないなと思い、初めてお話を聞いてから1ヶ月弱で社長に決裁をとり導入を決定しました。

また実際にこういったツールを使っていけば、業務負担の軽減、作業効率化にも繋がると思いますし、また今後人材の採用を行う上でDX化を進めているということが弊社のアピールポイントにもなるので必要なツールだと思っています。

社員自らが動いて作業者の負担軽減ができる仕組みを作りたい

KiteRa Bizに期待していることを教えてください

岸本様現在も法改正情報などをお知らせいただいていますが、その法改正に対して実務側でどのような対応を取れば良いのかなどの情報更新が頻繁にあると非常に嬉しいなと思っています。

井嶋様他に法改正に関する機能で言うと、現在ある法改正レビュー機能をさらにバージョンアップしていただきたいと思います。法改正レビュー機能があると、何のために改定を行うのかを作業者としても理解しながら作業できるようになるので、作業がかなり楽になると思います。

岸本様その他の機能で言うと、オンラインで社員への社内周知ができることや電子申請機能にも期待をしています。今後電子申請機能を使用していくとなった時に、行政のホームページを見ても分かりづらい点が多かったりするのでKiteRa Bizの今の操作マニュアルだけではなく、この項目にはこの情報をこのように入力しますや、ここにはこの書類を添付しますなど業務プロセスがわかるものがあればより良いかなと思います。

井嶋様現在作成中の規程が整ってきたら、社会保険労務士や弁護士に内容確認を依頼して、規程が確定した段階で社員へのKiteRa Bizを使用して社内周知を進めていく予定です。
今の目標としては、規程に関する質問の回答はKiteRa Bizを見てね！という流れに持っていくことが目標です。規程についての内容確認など、都度規程担当者の手を動かさずとも社員自ら動くことにより問題が解決するような仕組みを作っていくのが理想ですね。
休暇届などの社内で必要な書類を添付資料に格納するなどして規程担当者とのやりとりをする時間の削減にも繋げたいと思っています。

自社の実態を把握するためにも経営者に使ってほしい

井嶋様KiteRa Bizは中小企業の特に経営に携わる方にぜひ使ってもらいたいなと思います。中小企業経営者ですと、経営もしていかなければならない、また実務としても作業を行っていかなければいけないというパターンが多いと思います。
やはり、今自社がどのような実態になっているかきちんと把握をしていかないといけないと思っています。このようなツールを使用していれば、自分の会社の実情を理解できると思いますし、見直しも自身で行うことができると思います。実態を把握するということは人材の採用にも関わってきますからね。なので、そのような方にぜひおすすめしたいツールですね。

岸本様実務担当からすると、社員からの質問への回答、また規程自体の周知を行うことができるようになりますし、また法改正があった際に、現在の規程とどこがマッチしていないなど設問形式を使用すればどこの部分を抑えるべきなのかわかるのでとても役に立ちます。社内周知、法改正対応に課題のある企業にはおすすめです。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします