改定業務を効率化し、社員の意識レベルの底上げを実現

グループ各社の規程管理業務に課題感

KiteRa導入前の貴社のご状況やKiteRaのサービスを知っていただいたきっかけをお聞かせください

小林様当社は内部管理体制の問題により、2020年11月27日から2022年7月28日まで特設注意銘柄に指定されていました。当時は、社内規程の適切な周知が適宜行われておらず、規程の周知不徹底に起因する運用不備も生じておりました。

2022年7月28日に内部管理体制の改善が認められ、特設注意銘柄の指定解除および監理銘柄の指定解除となったものの、「規程管理業務の煩雑さ」に課題を感じていました。

当社の場合、グループ会社数の変動も比較的多いため、同じ改善対応を全ての企業に対して行うと考えると、少しでも軽減したいとも思っていました。

実は当時、社労士向けに展開しているKiteRa Proの顧問先として一部機能を利用していましたので、事業会社向けであるKiteRa Bizを主体的に利用することで「規程管理業務の煩雑さの軽減を狙えるのでは」と感じたのがきっかけです。

改定業務の効率化により、規程に基づいた動きができるように

KiteRa Biz導入の決め手、実際に導入して良かったことはございますか？

小林様大きく2点あると考えています。1点目は、新旧対照表の作成機能です。規程の改定には、限られた時間や制約の中、取締役会で決議を取る必要があるため、事前準備やすり合わせが重要となりますが、並行して新旧対照表をゼロから作成する事に大きな課題感がありました。機能自体はKiteRa Proで利用していたため、営業の方の話を聞きながら「やっぱり良いな」と感じていました。

和田様そうですね。やはり機能の便利さを経験していたため、1回味わってしまうとゼロから作成するのは大変という感覚がありました。新旧対照表作成はボタン一つでダウンロードができ数秒で終わるため、最大で丸一日分の工数削減に繋がっていると感じています。

小林様2点目としては、改定業務での属人性排除を狙える点になります。新旧対照表の作成や規程の改定作業は属人的でしたので、軽微なミスや表記のバラつきなどが発生していました。KiteRa Bizの自動採番機能や自動インデント機能、表記ゆれの修正機能を用いることで、綺麗に整えられそうだとも感じていました。

和田様システムで一元化することにより、誰もがある程度改定業務を行える状態になるのは非常に魅力的でした。これまでは内容修正で手一杯でしたが、想定より早く整備ができたため、今では表記統一などミクロな部分に着手することができています。

実際にKiteRa Bizを導入して良かったと1番感じるのは、「今何の規程が運用されているかがちゃんと分かる」ということです。周知のために社内のファイルサーバーを利用していた時は、管理者側も規程の状態を把握しきれていない状態や先祖帰りなども発生していましたが、今ではそういった状態は完全になくなり、非常に良い状況になったと思っています。

今では規程に基づいた動きができるようになり、私たちも何かあれば規程を見るので、毎日KiteRa Bizを開きっぱなしにしています。

規程管理負担軽減のお手伝いができているようで我々も嬉しいです！

和田様私個人としてはグループ会社の規程を改定する機会も多く、本社に倣って改定作業を行っています。その際条文検索機能を用いて、本社の規程参照や簡単に条文引用ができるため、非常に便利な機能だとも実感しています。

小林様KiteRaさんからひな形を出してくれているのも、非常に有難いと思います。どうしても複数社で規程を扱うと、会社の色が出てしまうので、ベースとなるものがあるとグループとしても運用しやすいです。一方普段KiteRaに触らない部署や従業員に関しては、慣れるまでに時間が掛かっている様子ではあるので、社内浸透は引き続き目指していく必要があると感じています。

ガバナンス強化には社内への機会創出が今後の鍵

規程の周知において、課題感を持つ管理者様も多いと感じておりますが、貴社はいかがでしょうか？

小林様正しく伝わっているかを測っているわけではないので、周知というよりかは認知の点で課題と認識しており、社内的に説明する機会創出が今後のキーになると感じています。

不祥事を起こさない会社だとしたら、自然と当たり前のことが当たり前にできていて、規程が日常の中に自然と溶け込んでいることの方が多いと思います。こんなに規程と向き合い、意識の度合いが変わったのは当社に来てからです。

それは私だけでなく社員もそうだと感じています。特設注意市場銘柄の期間中に「会社としての姿勢を問われてる」「あなた達がどれだけ改善しても、社員が変わらなかったら変わらない」ということをキツく言われました。

その対策の一環として、月に一回、規程に対してどう思うかの議論をするコンプライアンスディスカッションを実施しました。振り返れば約6ヶ月間行い、今でも派生した議論の中でコンプライアンスを意識した発言が社員から出てきているので、意識付けはできてきていると感じています。私達の部署では「規程の読み合わせをしましょう」という声が上がり、毎朝朝礼で実施する取り組みを行ったりもしました。

今後はもう一歩踏み込んで、社員が関係しそうな規程だけでも意識できる全社的な取り組みなどができると更に良くなるかなと思ったりします。規程自体に関しては、正直手がついていない部分もあると思いますので、現状がベストとは思わずにアップデートをしていこうと考えています。

最後に導入検討中の企業様にメッセージをお願いします

和田様何度か触るとKiteRa Bizなしでは改定業務できないくらい、慣れてしまえば大変使い勝手が良いサービスです。おすすめするなら、グループ会社や管理規程数の多い企業でしょうか。 グループ会社を持つ企業や統合等が発生する企業は、規程の整備は必ず発生する事項ですし、規程数に比例して新旧対照表の作成が必要になりますので、そういった時にこそKiteRa Bizは力を発揮するのではないかなと思います。

小林様あとはIPO準備企業でしょうか。早い段階からKiteRaで規程整備ができるという点でおすすめしたいですね。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします