新旧対照表の作成など業務負担が大きかった

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

大石様導入を検討した背景には、規程に関する業務負担が非常に大きかったことがあります。私は株式会社広島ホームテレビに入社する前、社会保険労務士として広島県の社労士事務所で勤務していました。その際、規程業務の大半は改定作業でした。しかし、現職では規程の改定にとどまらず、新旧対照表の作成、役員会説明用の資料準備、社内稟議の作成、さらに改定後の規程を社内イントラネットにアップロードするなど、多岐にわたる関連業務が発生しています。一般企業では、社労士事務所と比べて規程に関する業務が非常に幅広く、負担も大きいと感じました。

導入前の課題として特に挙げられるのは、主に二つです。
ひとつは、新旧対照表の作成に多くの時間を要していたこと、もうひとつは社内規程のフォーマットが統一性に欠けていたことです。

中には規程フォーマットがB5版で管理されているものもあり、KiteRa BizのA4版フォーマットへ変更した際、文書内の不自然な改行やスペースが生じるなど、体裁を整える作業に時間と労力を要しました。導入初期は特にこの調整が手間に感じられましたが、対応が完了したので、今後の作業効率が上がることに期待しています。

さらに、従業員側の課題としては、そもそも社内規程に対する意識が必ずしも高くない点が挙げられます。多くの従業員にとって、社内規程は「困ったときに確認するもの」といった認識にとどまっており、例えば「慶弔休暇の日数は何日ですか」といった質問が人事部に寄せられます。本来であれば、規程を確認してほしいところですが、規程を確認せずに直接質問をしてくる従業員も一定数います。他にも、何かの申請手続きを行う際に、従業員自身が規程を確認する習慣はまだ根付いていないように感じます。

社内規程のフォーマットも統一したかった

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

大石様導入の決め手となったのは、新旧対照表の作成機能と、社内規程のフォーマットを統一できる点です。特に後者については、総務部や人事部などの部署ごとに異なっていたレイアウトや条番号のルールを整理し、統一したいという思いがありました。一部には昭和時代のフォーマットが未だに使われており、全体的に整合性が欠けている部分も多かったため、この課題を解消することが重要でした。

導入までの経緯としては、2024年4月に商談を開始し、7月にはKiteRa Bizを導入しました。社内ではわずか1〜2ヶ月ほどで導入を決定したことになります。KiteRa Bizの営業担当者の説明は非常に分かりやすく、機能面でも十分に満足できる内容だったため、他社製品との比較検討は行いませんでした。

また、特に注目している機能としては、法改正レビュー機能があります。この機能では法改正の概要や確認すべきポイント、さらに規程例まで示してくれるため、非常に実務に役立つと期待しています。最近では、個人情報取扱規程もレビュー対象に加わったとのことで、今後積極的に活用していきたいと考えています。

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

大石様肌感覚として業務負担は半分程度になり、効果としては満足しています。

その上で、KiteRa Bizに期待していることは、主に次の2つです。

1つ目は、社内規程を取り込む際に、表や図も取り込めるようになること。2つ目は、全ての履歴管理ができること。最新だけでなく、「2013年4月に第8条を改定した」「2016年9月に第4条を改定した」など全てが把握できるとありがたいです。 弊社のように古くから改定を繰り返している規程だと、第40版といった規程も珍しくありません。これまでの履歴が別紙でも良いので分かると助かります。

また、弊社が今後取り組みたいことは、2025年育児介護休業法の改正についての関連規程の改定作業です。法改正レビュー機能を活用していきたいです。

導入初期からしっかりとした規程整備を

導入者様コメント

大石様KiteRa Bizは、スタートアップ企業や中小企業、大企業まで幅広い規模の企業に適したサービスですが、特に「関連会社を立ち上げる」といった段階の企業にも非常にお勧めです。KiteRa Bizには、質問に答えるだけで規程を作成できる便利な機能が備わっています。そのため、規程業務の担当者が少ない場合でも、一人で複数の規程を効率よく作成することが可能です。さらに、10年後、20年後の改定作業の手間を軽減するためにも、導入初期からしっかりとした規程を整備することができます。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。