2024/03/27
KiteRa Bizを活用し「くるみん認定」を取得
株式会社会喜（会喜地域薬局グループ）について
「親切であたたかい質の高い薬局」をミッションとして掲げ、地域に密着したサービスを提供
- 規程改定・電子申請等の作業時間が確保できない
- 「くるみん認定」の取得にあたり、規程整備の業務効率化を図りたい
- 子会社の規程管理において、規程の保管場所が異なり、最新版がわかりづらい
- 規程改定・電子申請にあたる作業時間の短縮を実現
- 「くるみん認定」を取得
- 子会社の規程を含め、一元管理が可能に
※「くるみん認定」とは次世代育成支援対策推進法に基づき、一般事業主行動計画を策定した企業のうち、計画に定めた目標を達成し、一定の基準を満たした企業が取得できます。認定を取得するには、就業規則や育児介護休業規程など多数の社内規程を改定し、従業員への周知を行い労働基準監督署へ届出を行う必要があります。
兼務と専門知識不足で規程改定に遅れが生じていた
KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください
馬場様当社では就業規則や各種規程を考える「規程委員会」を設けているものの、現場スタッフが兼務していたため、法改正対応や社内制度の変更による規程改定が追いつかず、手付かずな状態が続いていました。手が付けられなかった主な理由としては、社会保険労務士とのやり取りに時間がかかるためです。
担当者は規程業務や法律のプロではないため、専門知識が不足しています。社会保険労務士へ的確に質問するための準備も含め、どうしても確認作業に伴う工数が増えてしまっていました。子会社に関しても、規程の保管場所が分かれていることで最新版が分かりづらくなり、管理ができていませんでした。
そのような課題を抱えながら、「くるみん認定」の取得に向けて動いていたのですが、規程の改定作業が間に合いそうになく、効率的に作業できるような対応を検討していました。「くるみん認定」を取得するには、就業規則や育児介護休業規程などの多数の社内規程を改定し、労働基準監督署に届出を行う必要があります。その中で、SNSでの口コミやテレビ番組で紹介されているのを見かけて、KiteRa Bizの存在を知りました。
関連企業管理を使うことで、自社と子会社の規程を一元して管理できる点やエディタが優秀で使いやすい点が決め手となり、導入に至りました。
協定届の電子申請が2年目以降、5分で完了！その他、規程管理業務の最適化を実感。
実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください
馬場様導入して良かったと感じたことは、主に3つあります。1つ目は、規程の修正箇所がすぐに確認できる点です。規程に対する意見を従業員から聴取する際も、差分表示がされることで、スムーズに確認を行うことができました。
白井様規程の変更箇所を色付けするという、これまで差分表示のために担当者が行っていた作業が、KiteRa Bizでは必要なくなりましたね。また、労働者代表として意見を述べる際も、KiteRa Bizのように差分が分かりやすく明瞭化されていると、安心感・納得感を持って、規程に向き合うことができると感じています。
馬場様2つ目は、参照番号リンクの設定を行うことで、規程の整合性が取りやすい点です。規程を閲覧する側としても、どこに何の内容が記載されているのかを理解しやすくなっています。
3つ目は、協定届を電子申請する際の作業時間が3分の1に削減できた点です。e-Govだと同じ内容を何度も入力しなければならないですが、KiteRa Bizは自動で転記してくれるので楽ですね。年度ごとに版管理を行うこともできるため、2年目以降の作業は5分程で完了します。
効率化に向けてのお手伝いができているようで我々も嬉しいです！その他よく利用いただいている機能などはございますか？
白井様設問形式での規程作成ですね。これまではインターネットで調べながら規程を作成していたため、その情報が信頼できるものなのか判断できず、ずっと編集はしているけど版確定ができない…といった課題がありました。
KiteRa Bizでは一問一答形式で設問に回答することで規程が作成できるため、情報を整理することができると感じています。規程の種類にもよりますが、1規程あたり10分程と、時間をかけずに作成が可能です。
馬場様法改正レビュー機能も便利ですね。施行された法改正情報が規程内条文に備わっているかの確認をアシストしてくれる機能なので、当社のような専門知識を持つ担当者がいない企業から見ると、ありがたい機能です。
規程の中身に集中できるから、質が向上していく
ご評価いただきありがとうございます。実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？
馬場様子会社など関連企業が多く、規程管理が煩雑になっている企業や、規程業務の専任担当者がおらず、片手間で作業しがちな企業におすすめしたいです。
白井様専門知識のない担当者がゼロから規程を作成することは極めて時間のかかる作業ですが、KiteRa Bizは、その一助となってくれるツールです。
高橋様KiteRa Bizを使うと、規程の中身に集中できるようになると感じますね。法改正情報の収集や雛形の検索といった準備作業に時間を取られないため、規程の質が向上していきます。
今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？
馬場様まだ整備しきれていない規程があるため、KiteRa Bizを活用して、どんどん作業を進めていきます。また、KiteRa Biz上で社内周知を行いたいと考えています。これまでは、規程へのリンクを社内コミュニケーションツールで共有していましたが、KiteRa Bizの社内周知機能を試してみたいですね。
23年12月に、KiteRa Bizと特定の社内コミュニケーションツールとの連携機能がリリースされましたので、是非ご活用ください。貴重なお話をありがとうございました！これからもよろしくお願いいたします