導入前は「編集作業の負担」と「従業員が必要な情報にたどり着きにくいこと」が課題だった

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

「編集作業の負担」と「従業員が必要な情報にたどり着きにくいこと」が課題でした。

前者の「編集作業の負担」に関しては、改定作業が非常に煩雑であることが大きな悩みでした。従来はWordで規程を管理しており、変更箇所はWordの変更の履歴機能を使って明示していましたが、一次変更のあとにさらに二次変更を加える場合、どのように表現すればよいか迷うことが多く、作業効率が著しく低下していました。

また、新たな条文を途中に挿入する際には、それ以降の条文番号や参照箇所をすべて手作業で修正する必要があり、その負担も少なくありませんでした。さらに、書式の統一も課題でした。担当者ごとに異なるルールや参考資料をもとに作成していたため、文書の体裁がバラバラになりやすく、全体として統一感を保つのが難しい状況が続いていたのです。

後者の「従業員が必要な情報にたどり着きにくいこと」については、改定後の規程をPDF形式で社内ポータルサイトにアップロードして共有していたものの、従業員が必要な情報にアクセスできないことで人事部門への問い合わせが増え、結果として人事部門の業務負担が増えていました。

こうした課題に直面していたところ、ある日届いた顧問先・杜若経営法律事務所のメルマガを通じて、規程管理システムの存在を知りました。興味を持って営業担当者の話を聞くうちに、これまで抱えていた「編集作業の負担」「従業員が必要な情報にたどり着きにくいこと」という課題を抜本的に解決できる手段であると感じ、KiteRa Bizの導入を前向きに検討することになりました。

導入の決め手は「一元管理」できること

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

KiteRa Bizを導入した一番の理由は、「規程業務を一元管理できる点」に魅力を感じたからです。規程の編集から管理、電子申請や社内周知まで、すべての工程をひとつのサービス内で完結できる仕組みは、他にはありませんでした。他社のツールもいくつか比較しましたが、どれも部分的な機能にとどまっていました。KiteRa Bizのように一貫して対応できるものは見つかりませんでした。

導入は段階的に進めました。まずは人事部門内での利用から始めたのですが、このフェーズでは社内調整に大きな支障はありませんでした。人事部が中心となって使う想定だったため、「作業の効率が上がる」「トータルで見ればコストも相殺される」といった効果を上長に説明することで、すぐに承認が得られました。

ただし、そこから他部門への展開には多少時間を要しました。というのも、規程に日常的に関わるのは主に人事や法務であり、それ以外の部門では「あると便利かもしれないが、今すぐ必要というほどでもない」といった温度感だったためです。現時点では法務部にも導入していますが、財務経理部やCISO室などではまだ活用が進んでいません。今後は、KiteRa Bizの利便性や活用メリットを社内に丁寧に伝えながら、業務に応じた使い方を各部門と一緒に模索し、社内展開を広げていきたいと思います。

業務効率が大幅向上！「変更履歴」の確認も一目瞭然に

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

使用感としては、「業務のストレスが大幅に軽減された」というのが一番大きな印象です。

以前は規程の更新や公開作業に手間と混乱がつきものでしたが、KiteRa Bizを導入してからは、それらの工程が非常にスムーズになり、業務が整然と進められている感覚があります。特に、規程を整え、問題なく社内公開できたときには「ここまできれいに整うのか」と感動したほどです。実際に業務にどれくらいの時間がかかっていたかを測っていたわけではないのですが、体感としては9割以上のストレスがなくなったと思えるほど、大きな変化がありました。

具体的には、「編集作業の負担」では、これまで煩雑だった条文の挿入や書式の統一、変更箇所の明示といった作業が、KiteRa Bizの画面上で直感的に行えるようになり、作業時間が大幅に短縮されました。新旧対照表の自動生成機能も非常に便利でした。

「従業員が必要な情報にたどり着きにくいこと」も改善傾向です。 関連する条文へもワンクリックでアクセスできますし、Q&Aアシスタント機能もあるので、以前よりも探していた情報にたどり着きやすくなったようです。従業員の問い合わせも「規程が見つからない」から「規程を見たけどわからないから教えてほしい」に変化しているように思います。

特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

最も便利だと感じたのは「変更履歴」機能です。
これまでファイル名で「規程_ver10」「規程_ver11」などと管理していたため、過去のバージョンとの差異を把握するのが非常に大変でした。しかも、前任者がすでに退職している場合などは「どこが変わったのか」「なぜ変更されたのか」がわからず、確認にも手間がかかっていました。KiteRa Bizでは、変更点が明確に表示されるため、どのような変更が加えられたのかが一目で分かり、確認・共有が格段にラクになりました。これにより、過去の作業の追跡や修正も非常にスムーズに行えるようになりました。

今後KiteRa Bizをどのように活用していきたいでしょうか。

規程以外の情報も集約し、社内の基幹システムのように活用したいと考えています。たとえば、勤怠システムのマニュアルなどをKiteRa Bizに登録しておき、従業員が質問した際にAIがマニュアルから適切に回答できるようになれば、社内の情報が一元管理され、手放せないシステムになると思います。現在は「必要な時だけ見る」存在にとどまっていますが、AIを活用しより簡単に使えるようになれば、社内コミュニケーションの中心的なツールになると期待しています。

社内稟議を通すには“困りごと”の可視化が重要

弊社の場合、導入自体はそれほど大きな苦労はありませんでしたが、多くの企業にとって最大のハードルは、やはり社内の稟議承認ではないかと思います。費用対効果を説明する際に、そのメリットが稟議を上げる本人には伝わっていても、決裁者には十分に伝わりにくいという課題があります。特に、「誰がどのように困っていて、それがどう改善されるのか」という点が可視化されていないと、導入の意義が理解されにくいようです。

KiteRa Bizは、業務の煩雑さやストレスを大幅に軽減し、現場にとって欠かせない存在となるツールです。導入事例を通じて、多くの方にその価値を実感していただき、前向きな検討のきっかけとなれば幸いです。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします