「新旧対照表の作成が大変」「最新の規程が分からない」など山積みの課題

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

小嶋様：当財団では、規程の内容に応じて総務部の中でも担当ラインが分かれており、人事労務に関する規程は総務チームが、組織運営・業務運営に関する規程は企画チームがそれぞれ改定を担当していました。このように複数のチームが関わる体制の中で、すべてWordファイルで管理していたため、それぞれの個人PCで修正作業をしたのち、共有フォルダに保存した際、どのデータが最終版なのか分かりづらく、また人事異動により担当者も定期的に変わることから、履歴管理や情報共有に課題がありました。特に、修正内容の記録や新旧対照表の作成に多くの手間がかかっていました。

加えて、当財団ではすべての規程をWeb上で公開しているため、修正内容を正確に管理し、タイムリーに公開する体制が求められていました。しかし、従来はWordでの管理を行っていたため、Wordの内容をWebサイトへ反映させる更新作業が発生しており、業務の効率化が必要とされていました。

そうした中で、総務部内のシステム担当者から規程管理に特化したツールとしてKiteRa Bizの導入が提案され、KiteRa Bizは、修正条文の管理や履歴の記録が容易に行えるほか、Webで公開した規程への変更反映もスムーズに行える機能を備えており、従来の業務で直面していた複数の課題を一度に解決できる仕組みとして導入に至りました。

規程業務が格段に効率化！「もっと早く導入していれば」

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

小嶋様：実際にKiteRa Bizを導入し、日々の規程業務が格段に効率化されたと実感しています。以前はすべてWordで対応しており、新規の規程を作成する際は条文が増えるたびに下線を引いて、該当箇所を新旧対照表に手作業でまとめる必要がありました。関連する規程との整合性も、Wordファイルを横断的に検索できるような機能はありませんので、ひとつひとつ確認しなければならず、頭の中・モニター画面だけでは対応しきれずに、紙を並べて確認していくような状況でした。

そうした大変さが、KiteRa Bizを使うことで一気に解消されました。新旧対照表の作成や条項ずれの修正といった煩雑な作業が大幅に簡略化され、修正作業にかかっていた時間が大きく削減されました。差分表示機能により、前回と今回の修正点が一目で把握できるようになり、財団内での共有や、役員説明においても紙ではなく画面をもって説明が可能となり、スムーズに行えるようになりました。色分け表示によって視認性も高く、内部の確認作業にも非常に役立っています。

KiteRa Bizを使うことで、煩雑な作業から解放され、本来注力すべき「規程の中身」に集中できるようになったことは大きなメリットです。「もっと早く導入していれば」と感じるほど、使いやすさと効率向上を実感しています。

特に便利だと感じた機能があれば教えてください。

小嶋様：新旧対照表の自動作成機能が特に便利だと感じています。チーム内でも「瞬時に出力できて便利」と好評です。過去の変更履歴を選んで比較でき、差分表示も非常に分かりやすく、作業の効率が大きく上がりました。当財団では規程数が多く、監督官庁の大臣認可や承認が必要な規程類も多数あるため、改定に伴い細かな調整が多く発生します。「ここを変えると、あちらも修正が必要」といった煩雑さがあり、Wordで対応していた頃は多くの時間を要していました。この機能によって、負担が大きく軽減されました。

また、関連条文表示機能もとても便利だと感じています。全規程を対象に検索でき、特定の条文を修正することで、他の規程にどのように影響するかを即座に把握できます。以前は確認作業に丸一週間かかることもありましたが、今では一日、あるいは数時間で対応できるようになりました。規程数が多い当財団では、関連する条文の洗い出しにかかる時間が大幅に短縮され、作業効率が格段に向上しました。

さらに、KiteRa Biz上で直接修正できる点も非常に助かっています。当財団ではホームページ上に規程を公開しているため、以前はHTMLの知識が必要だったため、反映までに時間を要していました。私自身Webに関しては専門的な知識がないため、Webの更新作業をしなくてはいけない時は既存ページをコピーして修正するような手間をかけていましたが、KiteRa Bizではその場で修正・公開が完結でき、更新作業がスムーズに行えるようになりました。

部門間の連携がよりスムーズになった

KiteRa Bizの導入によって、社内での情報共有や業務にどのような変化がありましたか？

小嶋様：KiteRa Biz導入によって、社内には三つの大きな変化がありました。

一つ目は、部門間の連携がよりスムーズになったことです。
規程改定案の進捗がKiteRa Biz上でリアルタイムに確認できるため、チーム間での認識のズレや確認の手間が減りました。画面上で状況が可視化されていることで、全体最適な意思決定がしやすくなりました。

二つ目は、情報共有と意思決定のスピードが大きく向上したことです。
以前は、関係部署とのすり合わせや役員との打ち合わせに時間がかかり、改定作業が滞ることもありました。KiteRa Biz導入後は、会議で検討された改定案をリアルタイムで表示・共有できるようになり、改定後の内容をすぐに掴めるようになったため、例えば役員と打ち合わせをしている際、これまでは議論を経てまとまった改定案について、一度持ち帰って修正作業をし、再度会議の設定というようなプロセスを踏んでいましたが、その役員が同席しているその場の会議で修正作業、新旧対照表の表示が瞬時に行えるため、「次の打ち合わせまで1週間」といったタイムロスがなくなり、意思決定スピードが格段に向上しました。

三つ目は、ペーパーレス化が進み、資料作成の手間がなくなったことです。
以前は、変更点を説明するために色分け資料を作成・印刷し、役員説明のたびに準備が必要でした。KiteRa Biz導入後は、画面上で新旧の比較や履歴が一目で把握できるようになり、印刷物の用意が不要になり、完全にペーパーレスで対応可能になりました。やはり役員説明の場で、修正や新旧対照表の表示がKiteRa Bizにより瞬時に行えるようになったことは、業務の効率化という意味で大きな貢献をしています。

複数の部署で規程を管理している企業におすすめ

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします。

小嶋様：複数の部署で規程を管理している企業・団体や、ペーパーレス化を進めている企業・団体に特におすすめしたいです。以前は、規程の内容を紙に印刷して関係者に説明していましたが、今はKiteRa Bizの画面を見せるだけで説明が完結するようになりました。資料の印刷・配布が不要になり、業務が非常に効率化されました。

また、当財団では、法改正の内容によっては、複数の部署に影響が起こるため、従来は各部署との調整に時間がかかっていました。今ではKiteRa Biz上で共有もスムーズに行え、確認作業も一瞬で終わります。部署をまたいだ共同作業がスムーズに進むのは大きなメリットだと感じています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします