目的の規程に辿り着けず、関係者の作業が止まることも

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

S様KiteRa Biz導入の背景には主に2つの課題がありました。

まず1つ目は、規程管理業務の担当者にかかる負担が大きかったことです。編集面では文書作成ツールを活用していましたが、誤字脱字や表記ゆれの修正、インデントの調整など、細かな作業が多く発生していました。特に、社内規程特有の条や項の番号を修正する作業は煩雑で、これらをチェックするのにもかなりの時間を要していました。

また、管理の面でも課題がありました。規程の最新版を把握するのが難しく、文書作成ツールで編集を繰り返すたびに複数のファイルが作成される状況でした。例えば、規程内に「2000年11月」と「2009年11月」といった記載が混在していても、「2000年11月」の保存日時が新しいケースがあり、どのファイルが最新の規程なのか分かりにくいことがありました。さらには、規程のバージョン管理にも問題が生じており、1版から2版に変更した内容が3版に反映されていないことや、以前に修正した文章が抜けてしまうといった事態も頻発していました。その結果、3版を修正する段階で「おかしいぞ」と気づき、確認作業が増えるなど、非効率が生じていました。

さらに、規程変更後の従業員への周知もスムーズには進んでいませんでした。例えば、11月1日から施行される規程にもかかわらず、従業員への「お知らせ」が11月10日になるケースがありました。また、社内ポータルにアップロードされた規程が最新ではないという問題も散見されました。このような周知面での課題が解決されれば、業務効率が大きく向上するだろうと期待する声が多くありました。

2つ目の課題は、従業員が必要な規程を迅速に見つけられないことでした。私自身、KiteRa Biz導入前には規程管理業務に直接関わっていませんでしたが、バックオフィス部門として規程を業務上確認する機会は非常に多くありました。その際、「新しい規程がどこにあるのか分からない」「お知らせは受け取ったが、該当の規程が見つからない」といった問題がしばしば発生し、作業の妨げになっていました。こうした課題を解消するために、KiteRa Bizの導入が必要であると考えました。

36協定届の作成や申請の負担も大幅削減

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

S様KiteRa Bizを知ったきっかけは、SmartHRからの案内でした。数年前に検討していた他社の規程管理ツールと比べると、KiteRa Bizの機能は非常に充実していると感じました。KiteRa Bizを導入した結果、担当者として業務効率が向上したと感じています。

編集面では、導入前は私が直接担当していたわけではなく、主に上司が対応していました。その際、表計算ソフトや文書管理ツールを使って条文の番号や章立てを手作業で調整する必要があり、変更を加えるたびに番号を修正し直すなど、非常に煩雑な作業が発生していたようです。私は導入前の具体的な業務を経験していないため、直接的な比較はできませんが、KiteRa Bizのような業務効率化ツールが導入されたことで、これまで関与していなかった私にも規程管理業務を任せてもらえるようになりました。KiteRa Bizの画面を見ることで必要な作業内容がすぐに把握でき、全く新しい業務にもスムーズに対応できるようになった点は大きなメリットだと感じています。

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？

S様編集面においては、単語の検索や置換が簡単に行える表記ゆれのチェック機能が非常に便利だと感じています。また、参照番号を自動で補正してくれる機能も、作業効率を大きく向上させてくれました。さらに、改定の意図を共有できるコメント機能や、従業員向けに情報を分かりやすく伝える注釈機能も搭載されており、これらを使いこなすことで、より一層便利に活用できると感じています。

また、規程業務以外にもKiteRa Bizの活用範囲は広く、36協定届の作成や電子申請に対応している点も非常に重宝しています。以前は表計算ツールで36協定届を作成しており不便さを感じていましたが、KiteRa Bizでは「ここに日付を入力してください」「ここに名前を記載してください」といった指示に従うだけで簡単に作成できます。さらに、今年の情報を来年に引き継ぐ機能も備わっており、次回の作業がさらにスムーズになると期待しています。

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

S様規程管理者として、KiteRa Bizには非常に満足しています。

編集機能は使いやすく、業務の効率化に大きく貢献しています。あえて改善点を挙げるとすれば、ヘルプセンターを閲覧する習慣がないため操作画面に注意事項の記載があったり、意見書機能を利用する際に労働者代表から他労働者へメッセージを送れる回覧板機能などが充実すると、より便利になると感じています。

一方で、弊社の場合は、従業員側の閲覧面で、まだ課題が残っています。KiteRa Bizの通知はスマートフォンで受け取ることはできるものの、具体的な内容はパソコンでしか確認できないことがネックになっているようです。対策として、社内ポータルの掲示板で「スマートフォンでは閲覧できません。パソコンからアクセスしてください」と案内を出しています。また、定期的に閲覧状況を確認し、未確認の従業員をリストアップして各課長に連絡を入れ、課長から従業員へ「閲覧をお願いします」と促してもらうような対応をしています。

これらの課題が解消されれば、さらに効果的に活用できると期待しています。

今後「規程の見直し」にも着手していきたい

今後、取り組みたいことはありますか？

S様今後KiteRa Bizを活用し取り組みたいことは、規程の見直しです。

規程の見直しに関しては、必要性を感じながらも着手できていませんでした。KiteRa Biz導入前は、規程の改定に時間がかかることが大きな要因でした。最新の改定履歴が10年前や15年前という規程もあり、現在の時代にそぐわない内容も多いはずです。

直近では頻繁に使用される出張関連の規程を中心に規程の見直しに着手しています。一方で、あまり使用されない規程は目が届かず、対象者が出たときに初めて不備に気づくことがあります。20年前に作成された規程を今の状況に合わせて改定する、といったケースも発生するでしょう。本来であれば、すべての規程を定期的に見直し、その年ごとに必要な改定を行うべきだと考えています。特に、現在の働き方に合わせて内容を更新していくことが重要です。

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？

S様KiteRa Bizは、数人が規程を作成・共有する環境に適しており、履歴やコメントを残しながら効率的に作業を進められる点が魅力です。また、承認ルートの設定が柔軟にできるため、複数段階の承認が必要な規程にも対応できます。

シンプルな運用を行いたい一人作業の担当者でも使いやすく、複数名での共同作業を行う場合でも共有や編集の利便性が高いのが特徴です。そのため、規程管理の体制に関わらず、幅広い企業で活用できるツールだと感じています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします