規程管理システムとは？ 規程業務を効率化し、ガバナンスを向上

会社のルールとして整備される社内規程。人事労務や経営、組織づくりなどさまざまな決まりごとを文書として管理する必要があります。社内規程にまつわる管理業務に課題を感じている社労士の方、総務・人事部門の方も多いことでしょう。この記事では、規程管理の負担を軽減する規程管理システムについて、どんな課題が解決されるのか、メリットをご紹介します。

企業経営のルールを定めた社内規程

社内規程は、企業が活動していくうえで、必要なルールを定めたものです。ルールを文書として定め、関係者に告知、共有し、統一ルール化していくことで効果を発揮します。例えば、ルールに沿った行動をすることでトラブルを回避することができますし、日常業務を具体的に定めた規程は、業務マニュアルとしての活用も期待できます。

企業内でさまざまなルールが定められているように、社内規程にも多くの種類が存在します。

経営に関する規程

• 定款
• 株主総会運営規程
• 取締役会規程
• 株式取扱規程

組織に関する規程

• 組織規程
• 業務分掌規程
• 決裁権限規程
• 総務関係
• 諸規程管理規程
• 社内書類管理規程
• 車両管理規程　など

管理全般に関する規程

• 稟議規程
• 中期経営計画規程
• 予算管理規程
• 内部監査規程　など

人事労務に関する規程

• 就業規則
• パートタイム就業規則
• 正規社員転換制度規程
• 嘱託再雇用規程
• 賃金規程（賞与含む）
• 退職金規程
• 育児・介護休業規程
• 通勤手当支給規程
• 出張旅費規程　など

個人情報に関する規程

• 個人情報保護規程
• 特定個人情報取扱規程　など

経理に関する規程

• 経理業務規程
• 固定資産管理規程
• 予決算管理規程　など

このように、企業経営に関わるさまざまなルールが規程として定められています。

管理の負担を軽減する規程管理システム

規程管理システムを導入することで、社内規程の作成、編集、管理、共有をスムーズに行うことができます。

法令に沿った運用が必要な社内規程では、法令が改正される度に法令に沿った内容となっているか、沿っていない場合にはどのような修正を要するか確認する必要があります。規程管理システムを利用することで、テンプレート（ひな型）を利用し効率的な更新、編集ができ、規程変更の周知もすぐに行えるようになります。

また、複数の企業で顧問をされている社労士の場合、同じ規程であっても会社によって内容が異なるので、フォーマットの管理やバージョンの管理を十分に行うことが求められます。規程管理システムを導入することで、規程のフォーマット管理、バージョン管理を効率的に行い、負担を軽減することが可能です。

規程管理システムの機能

規程管理システムにどのような機能があるのかですが、具体的に見ていきましょう。

様々な規程に対応するテンプレート機能

社内規程を新規で作る際に役立つのがテンプレート機能です。いちから社内規程を作成しようとすると作成者に大きな負担となりますが、社労士や弁護士が監修したひな形を利用したり、用意された設問に回答することで規程を作成することができる規程管理システムを利用することで、効率よく作成することができます。

文書編集に特化したエディター機能

文書編集に特化したエディターの機能として、文頭や参照条文内の番号の自動採番、表記ゆれの検知などがあげられます。社内規程の見直しの際、項目追加の際などに活躍します。

編集履歴や変更箇所がわかるバージョン管理機能

社内規程を編集する際に役に立つのが、バージョン管理機能です。編集履歴や変更箇所がわかるだけでなく、新旧対照表が自動作成され、業務の工数を大幅に削減することができます。

必要なメンバーに共有できる共有機能

共有機能を利用することで、必要なメンバーに限定して、規程やフォルダにアクセスできる権限を設定できます。

規程管理システムを導入するメリット

規程管理システムを導入することでどんなメリットがあるのか、解決できる課題についてご紹介します。

作成・編集業務の軽減

規程管理をいちから文書を作成したり、法令の改正に従って確認、修正をしたりするのには非常に時間がかかります。社労士や弁護士が監修したテンプレートや質問に答えるだけで自動生成してくれる機能を利用することで、業務が効率化され、作業時間の短縮につながります。

改訂管理業務の軽減

規程管理システムで変更履歴を保存・管理ができれば、改訂管理業務が非常に楽になります。システム化することで、「どれが最新の状態か？」「どこを編集したか？」を即座に確認できることは大きなメリットとなります。また、新旧対照表をワンクリックで作成できるので、変更箇所の周知がスムーズになります。

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まとめ

この記事では、規程管理システムについて解説してきました。社内規程に関する業務は、とても煩雑で非効率な作業が多くなります。作成業務だけでなく、法令の改正や組織体制の変更に伴う編集業務、変更箇所の周知など、アナログな管理では、非効率です。
規程管理システムを上手く活用し、業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。