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2023/02/02
DX支援
会社のルールとして整備される社内規程。人事労務や経営、組織づくりなどさまざまな決まりごとを文書として管理する必要があります。社内規程にまつわる管理業務に課題を感じている社労士の方、総務・人事部門の方も多いことでしょう。この記事では、規程管理の負担を軽減する規程管理システムについて、どんな課題が解決されるのか、メリットをご紹介します。
社内規程は、企業が活動していくうえで、必要なルールを定めたものです。ルールを文書として定め、関係者に告知、共有し、統一ルール化していくことで効果を発揮します。例えば、ルールに沿った行動をすることでトラブルを回避することができますし、日常業務を具体的に定めた規程は、業務マニュアルとしての活用も期待できます。
企業内でさまざまなルールが定められているように、社内規程にも多くの種類が存在します。
経営に関する規程
組織に関する規程
管理全般に関する規程
人事労務に関する規程
個人情報に関する規程
経理に関する規程
このように、企業経営に関わるさまざまなルールが規程として定められています。
規程管理システムを導入することで、社内規程の作成、編集、管理、共有をスムーズに行うことができます。
法令に沿った運用が必要な社内規程では、法令が改正される度に法令に沿った内容となっているか、沿っていない場合にはどのような修正を要するか確認する必要があります。規程管理システムを利用することで、テンプレート(ひな型)を利用し効率的な更新、編集ができ、規程変更の周知もすぐに行えるようになります。
また、複数の企業で顧問をされている社労士の場合、同じ規程であっても会社によって内容が異なるので、フォーマットの管理やバージョンの管理を十分に行うことが求められます。規程管理システムを導入することで、規程のフォーマット管理、バージョン管理を効率的に行い、負担を軽減することが可能です。
規程管理システムにどのような機能があるのかですが、具体的に見ていきましょう。
社内規程を新規で作る際に役立つのがテンプレート機能です。いちから社内規程を作成しようとすると作成者に大きな負担となりますが、社労士や弁護士が監修したひな形を利用したり、用意された設問に回答することで規程を作成することができる規程管理システムを利用することで、効率よく作成することができます。
文書編集に特化したエディターの機能として、文頭や参照条文内の番号の自動採番、表記ゆれの検知などがあげられます。社内規程の見直しの際、項目追加の際などに活躍します。
社内規程を編集する際に役に立つのが、バージョン管理機能です。編集履歴や変更箇所がわかるだけでなく、新旧対照表が自動作成され、業務の工数を大幅に削減することができます。
共有機能を利用することで、必要なメンバーに限定して、規程やフォルダにアクセスできる権限を設定できます。
規程管理システムを導入することでどんなメリットがあるのか、解決できる課題についてご紹介します。
規程管理をいちから文書を作成したり、法令の改正に従って確認、修正をしたりするのには非常に時間がかかります。社労士や弁護士が監修したテンプレートや質問に答えるだけで自動生成してくれる機能を利用することで、業務が効率化され、作業時間の短縮につながります。
規程管理システムで変更履歴を保存・管理ができれば、改訂管理業務が非常に楽になります。システム化することで、「どれが最新の状態か?」「どこを編集したか?」を即座に確認できることは大きなメリットとなります。また、新旧対照表をワンクリックで作成できるので、変更箇所の周知がスムーズになります。
社労士の業務を効率化するシステムとして、個人から法人まで1,000事務所以上に利用されている「KiteRa PRO」。設問に回答するだけで規程を簡単に自動生成でき、就業規則や規程の作成業務が軽減されます。また、規程のデータをクラウドで管理・共有でき、顧問先とのコミュニケーションも効率的に行えます。
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社内規程の作成・編集・管理・共有・申請の一連のプロセスを管理する「KiteRa Biz」。企業経営に関わるさまざまな社内規程を統合管理することで、業務を効率化し企業のガバナンス向上を実現します。就業規則と一部の36協定は電子申請もでき、作成から申請までワンストップで全て対応可能です。
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この記事では、規程管理システムについて解説してきました。社内規程に関する業務は、とても煩雑で非効率な作業が多くなります。作成業務だけでなく、法令の改正や組織体制の変更に伴う編集業務、変更箇所の周知など、アナログな管理では、非効率です。
規程管理システムを上手く活用し、業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。