顧問先とのコミュニケーションコストの大幅な削減が実現

顧問先とのコミュニケーションコストに大きな工数がかかっていた

KiteRaの導入前、就業規則作成に関して課題はありましたか？

秋田先生課題は山のようにありました。特に課題であったのが、顧問先とのコミュニケーションに膨大な工数がかかっていたことです。

多くの先生方も課題に感じているかと思いますが、一般的な文書作成ソフトで就業規則を作成しておりましたので、「どのファイルが最新のものか分からない」「顧問先とのやり取りを文書作成ソフト内のメモ機能で実施するため、やりとりの度にファイルが重くなる」「顧問先とのやり取りが、メールか文書作成ソフトのメモ機能などで統一できておらず、指示の抜け漏れ等が発生する」「管理を間違えて誤ってデータを削除してしまう」など、体裁の修正などの業務に大きなストレスを感じており、就業規則作成業務に対してマイナスのイメージを持ってしまうこともありました。

自動化によって文書作成ソフトの誤操作に怯えることがなくなった

KiteRa導入を決定した背景について教えてください

秋田先生先ほどお話しさせていただいた通り、文書作成ソフトの操作に関する部分や顧問先とのコミュニケーションについて課題を感じておりましたため、顧問先と最新の就業規則をクラウド化ができれば便利だなと常々感じておりました。

そんな中、KiteRaというサービスを知り、個別でご紹介いただく機会がございました。

クラウド化によって顧問先とのコミュニケーションがKiteRa上で行うことができるようになり、従来発生していた版数の管理やコミュニケーションの手段が顧問先ごとにバラバラであるという箇所が解消されることだけでなく、「自動採番制」「条文検索」「表記揺れの検知・自動修正」など文書作成ソフトでの操作に課題を感じていた部分が一気に解決できることをご教示いただき、就業規則の業務に関して課題に感じていた部分がKiteRaによって自動化できることで誤操作の不安がなく、安心して就業規則の作成業務することができるようになると考え、KiteRaの導入を決定いたしました。

会社についても、設立間もない会社でしたが資金調達の状況などのニュースを拝見させていただき、今後さらに成長していく会社であると思いました。今後KiteRa-Pro-はどんどん機能が更に拡充されていき、魅力的なサービスになると確信し、契約をいたしました。

現に、就業規則・36協定届の電子申請機能が実装され、KiteRa上で就業規則の作成から申請までシームレスに一気通貫で実施するようになりました。就業規則に関する業務については全てKiteRaで完結させることができるということは業務効率化にとって大きな貢献をしてくれると感じております。

いわゆる「事務作業」にかかる時間が大幅に削減された

KiteRaの操作方法などに困ったことはありましたか？

秋田先生とても直感的に操作ができるため、操作で困ったという経験がほぼないです。5分〜10分程度で理解することができるシステムなので、「使いこなせなかったらどうしよう」という不安は杞憂に終わりました。

サポートセンターに操作方法や細かい機能の確認の問い合わせをしたこともありますが、丁寧かつ迅速に対応いただけますのでとても満足しております。

最近KiteRaを使った自社の営業方法を掴み始めることができました。今後はKiteRaの導入によって単純な事務作業にかかる時間や工数が大幅に削減することができましたので、KiteRaの活用を前提とした料金体系の構築などを行い、より本質的な意味合いでKiteRaを使いこなせるようにしていきたいと考えております。

KiteRaの業務効率の効果について疑う余地はない

現在KiteRaを検討している社労士の先生方にメッセージがあればお聞かせください。

秋田先生KiteRaの説明を聞いて、少しでもいいなと思ったらすぐに導入を検討する価値があると思います。社労士業界で活躍されている事務所の多くが導入されていらっしゃる実績や、サービス開始から数年で導入事務所数が900を超えていることから考えて、KiteRaでの業務効率化の効果や信頼性については多くの社労士が認めているように感じております。

業務にかかる事務作業の部分が大幅に削減できることで、社労士の本質的な仕事に時間を使えるようになり、未導入であれば他の事務所とどんどん差が生まれてしまう可能性もありますので、ご紹介を受けて少しでも効果を実感したのであれば勢い良く導入をして使いこなしていくべきシステムだと思います。KiteRaを皆で使い、さらに機能を拡充させることが業界全体のレベルアップにも繋がると思いますので、現在検討中の先生方は是非ご検討いただくとよろしいかと思います。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします。

社会保険労務士法人秋田国際人事総研

2022年で開業17年目です。現在社労士資格者（試験合格者を含む）が5名で、
各種クラウドシステムやkintoneを有効活用し、デジタル化を日々進めています。