一度解約して、なぜ再契約？「時間を買う」という発想が、事務所の成長を加速させた。

日々の業務に追われる中で、新たなITツールへの投資をためらってしまう。そんな先生方も少なくないのではないでしょうか。 今回は一度「KiteRa Pro」を解約しながらも、その価値を再認識し再度契約された、神戸六甲社会保険労務士事務所の中村理先生に、そのリアルな軌跡と心境の変化を伺いました。

まず、「KiteRa Pro」を導入される前は、規程業務にどのような課題を感じていましたか？

中村先生： 前の事務所に勤務していた時から、規程業務はツールなしで行っていましたが、正直に言うと嫌いでしたね。 中身を考えることよりも、条番号がずれるのを直したり、インデントなどの体裁を整えたりする作業に膨大な時間がかかっていました。 「なんでこんなことに時間を…」と、常にストレスを感じていましたね。

一度「KiteRa Pro」をご契約後、解約されています。その経緯と、再契約に至った理由を教えてください。

中村先生： 最初の契約時は、将来的な従業員の雇用も見据えて「先にソフトを入れておくべきだ」という先行投資の気持ちでした。機能はとても気に入っていたのですが、規程業務を扱う機会が減少し、泣く泣く解約したのが正直なところです。

ただ、その最初の一年は決して無駄ではありませんでした。こういう便利なソフトがあるのだと分かったこと、一度でもその効率化に触れられたことは、その後の事務所経営にとって大きな財産になりましたね。

解約期間中は、他社の安価なソフトも使ってみましたが、「KiteRa Pro」の方が機能が充実しており、「『KiteRa Pro』は良かったな」と再認識することになりました。ちょうどその頃、顧問先に労基署の調査が入ったり、「求人を出すにあたって不備がないようにしたい」という要望があったりと、社内規程や36協定の整備に関する相談が急に増えてきて、「KiteRa Pro」の必要性を改めて痛感しました。今後はそのような整備の需要も高まるだろうと考えておりましたし、実体験とも重なったことで、再契約を決めました。

再導入後、以前と比べ規程業務の作業はどのように変わりましたか？

中村先生： 以前感じていた、体裁を整えるストレスや時間から完全に解放されました。おかげで、規程の「中身」、つまりお客様にとって何が最適かを考えることに集中できるようになったのが一番大きな変化です。

また、スタッフとの分業が可能になったことも非常に大きいです。文書作成ソフトでは、誰がどこを直したか分からなくなるため、結局私が一人で全部やるしかありませんでした。 「KiteRa Pro」なら新旧対照表がワンクリックで作成でき、変更箇所が一目瞭然なので、スタッフに修正を任せ、私は最終チェックに徹するという運用が可能です。 体裁の修正や新旧対照表の作成など、規程の「中身」以外の作業に、体感で5時間ほど費やしていたものを、ほぼ0にすることが出来ました。

「KiteRa Pro」の導入で、「嫌いだった」と仰っていた規程業務に対する先生の気持ちに変化はありましたか？

中村先生： 劇的に変わりましたね。 以前は「できれば避けたい」「コストパフォーマンスが悪い」業務でした。「この報酬では、これ以上は時間をかけられない」と考えてしまうこともありましたね。

それが今では、効率化によって心にも余裕が生まれ、「お客様に合わせた、より良いものを作ってあげたい」と前向きに考えられるようになりました。今では、規程作成のご依頼を素直に「うれしい」と思えます。 ネガティブだった気持ちが、ポジティブに変わったのは本当に大きな変化です。

事務所経営の観点から、「KiteRa Pro」はどのような影響を与えましたか？

中村先生： 明確に良い影響が出ています。再契約した1年前から、対応できるキャパシティも増え、顧問先のニーズをしっかりと拾えるようになりました。具体的には、規程の作成・編集に携わる顧問先の数も1.5倍に増加しました。

特に、繁忙期に複数の規程作成と36協定の作成・届出が重なった時は、「KiteRa Pro」がなければ対応できなかったでしょう。 もしなかったらと思うと、ゾッとします。時間は3倍以上、精神的な負担は5倍、10倍になっていたでしょうね。「KiteRa Pro」を活用して、スタッフと分業しながらスピーディーに対応できるようになったことで、案件の獲得にも繋がっています。

最後に、「KiteRa Pro」の導入を迷っている先生方へメッセージをお願いします。

中村先生： 過去の自分もそうでしたが、短期的な費用対効果も確かに重要な観点です。 ただ、社労士は経営者でもあります。マンパワーで時間をかければ何とかなるかもしれませんが、その時間とストレスによって、失っているものはありませんか？ 本来やるべき他の業務や、新しいことを考える時間を奪われてはいないでしょうか。

「KiteRa Pro」の導入は、「時間を買う」という先行投資だと思います。 そして、「これぐらいの費用は必要経費として当然に掛けられる事務所になろう」という目標設定でもある。 その意識が、事務所を次のステージへ引き上げ、未来のチャンスを確実に掴む体制を作ってくれるはずです。

便利なツールの存在を知らないまま経営するのは、もったいない。まずはツールの説明を聞いてみて、ご自身の事務所での使い方をイメージするだけでも、損はないと思います！