開業直後の導入から4年。「KiteRa Pro」への先行投資が「事務所成長の柱」になったストーリー

今回は、2021年の開業当初から「KiteRa Pro」をご利用いただいている「社会保険労務士 荻生労務研究所」の荻生清高先生に、4年以上の「KiteRa Pro」活用経験と、それが事務所の発展にどのように貢献してきたか、そして開業間もない社労士の方々へのメッセージを伺いました。

※開業当時の導入事例「受注件数が3倍！就業規則作成をきっかけに新規顧問先の獲得に成功！」

先生が事務所を開業された当初、どのようなご状況で、特に規程業務に対してはどのようなイメージや課題感をお持ちでしたか？

荻生先生： 開業は2021年ですが、その前から勤務社労士として10年ほど規程業務に携わっていました。当時から文書作成ソフトでの規程作成には大きなストレスを感じていましたね。バージョン管理が煩雑で最新版が分からなくなったり、お客様とのコミュニケーションにも時間がかかり、半年かかることも。この非効率さを何とかしたいというのが、開業時の課題認識でした。

開業当初はコロナ禍で対面営業も難しく、ペーパーレス化は必須だと考えていました。ただ、地方ということもあり完全オンライン化は難しい。それでも「文書作成ソフトでの作業からは絶対に脱却する」と固く決めていましたね。漠然とした不安はもちろんありましたが、まずはこの規程業務の非効率さを解消することが、事務所運営の最初のステップだと考えていました。

開業当初での「KiteRa Pro」の導入は、資金面も考慮すると大きな決断だったかと思います。導入を決めた最も大きな理由や、当時の先行投資に対するお考えをお聞かせください。

荻生先生： はい、開業当初から「KiteRa Pro」の導入は検討していました。正直なところ、開業直後の投資としてはかなり大きな決断だったと今でも思っています。費用対効果については当然悩みました。「本当にペイできるのか？」という不安は、開業したばかりの先生なら尚更感じることでしょう。
しかし、私は「前のやり方を続けるつもりは全くない」という強い意志がありました。従来の文書作成ソフトでの作業で6ヶ月かかっていたものが、もし3ヶ月でできるのであれば、単純に売上を2倍にできる、という発想に切り替えました。

「KiteRa Pro」の設問形式での作成や、クラウドでの顧客とのコミュニケーション機能は、対面回数を減らしつつ効率的に進める上で非常に魅力的でした。結果として、導入後3ヶ月も経たないうちに最初の受注があり、費用以上の収益を早期に上げることができました。あの時の決断は正しかったと確信しています。

開業から4年以上、事務所が発展してきた中で、「KiteRa Pro」は貢献することができたでしょうか。

荻生先生：「KiteRa Pro」の貢献は本当に大きいです。まず、規程や協定届の作成・申請にかかる時間は半分から1/3以下に削減されたと実感しています。これにより、付加価値の高い業務にリソースを集中できるようになりました。

また、時間削減だけでなく品質面においても、常に最新の雛形が「KiteRa Pro」を開けば揃っているという安心感があります。法改正への対応も迅速で、時には公的な雛形のリリースよりも早いこともあり、非常に助かっています。

誰がやっても差別化にならないような定型業務を「KiteRa Pro」に肩代わりしてもらうことで、その分の時間を顧問先の課題解決に向けた提案やコンサルティングに充てられるようになりました。これが事務所の成長に直結していると感じています。

「KiteRa Pro」を活用することが、事務所の「強み」や「差別化」に繋がっていると感じる点はありますか？

荻生先生： 間違いなく繋がっています。まずスピード感ですね。顧問先との打ち合わせも、「KiteRa Pro」の画面を共有しながら進めることで、以前なら何度も持ち帰りが発生していたものが、その場で意思決定が進み、2回程度の打ち合わせで規程が完成することも珍しくありません。これはお客様の時間短縮にも繋がり、大きな差別化になっています。

また、「KiteRa Pro」で規程作成が効率化されたことで、新しいサービス提案も可能になりました。例えば、就業規則のスポット依頼のお客様に対し、費用を分割払いにしていただき、その期間は顧問契約のオプションを無料でお付けして、社労士のサービスを継続的に体験していただく、といった形です。これは、規程作成に時間がかかっていたら到底できなかった提案です。

結果として、安定した収益や、1年後の契約更新のチャンスにも繋がっています。 「KiteRa Pro」があるからこそ、自信を持って様々な提案ができ、それが顧問先からの信頼獲得や、新たな案件紹介にも繋がっていると感じます。

4年以上「KiteRa Pro」を継続利用されている中で、率直なご意見や使いこなすコツなどがあればお聞かせください。

荻生先生： 4年以上利用してきて、「KiteRa Pro」はもはや事務所の収益を生み出すための基幹システムであり、なくてはならない存在です。一時、経営的に厳しい時期があり、他のサブスクサービスを解約したこともありましたが、「KiteRa Pro」だけは継続しました。それだけ価値を感じているということです。その価値は、単なる効率化だけでなく、規程の中身の質が担保されている安心感、豊富な機能による提案力の向上、法改正情報の迅速な更新により顧問先に対して「先回りした提案」ができるようになる点にあります。 

投資対効果という意味でも、開業初期に回収できただけでなく、継続的に新たな価値を生み出し続けてくれています。正直なところ、これだけの機能とサポート体制を考えると、費用以上の価値があると断言できます。
使いこなすコツとしては、アップデート情報をしっかりキャッチし、新しい機能も積極的に試してみることです。オンラインでの個別サポートや契約者限定のセミナーなども用意してくれているので、フルに活用していくことが重要だと思います。

最後に、開業したばかりで様々な不安を抱え、特に規程業務に苦手意識を持つ社労士の方々に向けてメッセージをお願いします。

荻生先生： 開業当初は誰でも不安ですし、私もそうでした。特に「自分には秀でた強みがない」と感じるかもしれません。でも、やったことが強みになっていくんです。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは「自分がどういう事務所を作りたいのか」というイメージを持つこと、そしてそのイメージに近づけるためにすぐに行動し、検証し、改善していくサイクルを回すことが大切です。そうする中で、自分に必要なツールもおのずと見えてくるはずです。 

規程業務に苦手意識がある方もいらっしゃるかもしれませんが、社労士である以上、お客様のリスクを減らすための規程の整備は使命とも言えるのではないでしょうか？「KiteRa Pro」は、そのハードルを大きく下げてくれます。 先行投資に躊躇する気持ちも分かりますが、準備万端で開業できる人なんてほとんどいません。むしろ、「KiteRa Pro」のようなツールを活用することで、開業初期の不安を軽減し、自信を持ってスタートを切ることができます。さらには、規程業務を自らの強みにすることができるのではないでしょうか？

私は、「KiteRa Pro」があったからこそ、積極的に規程業務に取り組み、それが事務所の成長の大きな柱の一つになったと確信しています。ぜひ、一歩踏み出してみてください。