インデントの調整や条項・項番号の修正などに膨大な時間

KiteRa Bizを導入検討した背景、業務の課題を教えてください。

宮崎様導入前の背景についてご説明します。当法人は教育機関であるため、一般企業と比べて規程の数が多いという特徴がありました。規程管理はこれまで役員1名が担当しており、私がその業務を引き継ぐことになったのですが、中小企業ですので、引き継ぐ段階で現状の業務に加えてこの業務をこなす必要があり、効率化が必要であると感じていました。

規程の作成や改定については、文書作成ツールを使用していました。そのため、引き継いだ文書のインデントの調整や条項・項番号のスタイル化、新規程作成後に新旧対照表の作成などに膨大な時間がかかっていました。また、最後に労務関係の規程を変更したのは平成26年（2014年）のことで、就業規則、給与規程、育休介護規程、社宅規程などの改定が行われましたが、その後10年間放置されている状態でした。さらに、一般社団法人化した2011年以降に作成された社内規程も、放置されているものがあると考えられます。

社内規程の周知についても、デジタルではなくアナログな方法が中心でした。掲示板に張り出したり、回覧板で回したりして対応していましたが、従業員全員が確認しているわけではなく、確認されないケースも多かったように感じています。

社内規程の管理については、紙媒体やUSBメモリだけでなく、CDやフロッピーディスクなど、バラバラに管理されていました。中にはUSBがどこにあるのかわからない。見つけても保存されているデータが何回目の改定版なのか、あるいは正式に完成しているデータなのかが分からないことも多々ありました。さらに、作りかけのデータが混在している状況でした。KiteRa Bizを導入する際には、既存の規程をKiteRa Bizに取り込む必要がありますので、該当規程を探す作業が非常に困難でした。

「価格」「機能」「操作性」を基準にKiteRa Bizを選定

なぜKiteRa Bizの導入を決めたのか教えてください。

宮崎様KiteRa Bizについては、Web検索を通じてたどり着きました。

KiteRa Bizを含め、複数のサービスを比較検討し、それぞれのデモンストレーションを受けました。その上で、「価格」「機能」「操作性」を基準に判断し、KiteRa Bizを選びました。特に「価格」については、当法人が大企業ではないこともあり、非常にシビアに比較しました。もちろん、「価格」だけを見るとKiteRa Bizよりも安価なサービスもありましたが、業務を大幅に効率化できそうな「機能」、そして私以外の担当者でも作業できそうな「操作性」が決め手となりました。また、KiteRa Bizの担当者とのコミュニケーションが円滑に取れたことも選定のポイントになりました。

導入にあたって目指していたのは、社内規程の作成や改定における業務効率化の実現です。従来の文書作成ツールでは、わずかな作業でも1～2時間かかることがありました。インデントのずれや条項・項番号のスタイル化は非常に手間がかかり、負担が大きかったです。ITリテラシーが高い人であればこういった作業も文書作成ツールで迅速に対応できるかもしれませんが、今後の引き継ぎも考慮し、誰でも作業しやすい環境を整えたいと考えました。

また、社内規程の周知については、デジタルで解決できることを目指しました。さらに、社内規程の管理に関しては、作成した規程をバージョン管理できる仕組みが必要だと考えました。

「新旧対照表の作成」機能が秀逸。業務負担は「10分の1」程度に

実際のKiteRa Bizの使用感はいかがですか？使っていただいて、便利だと感じた機能があれば教えてください。

宮崎様使用感としては、「シンプル」で非常に使いやすいと感じています。
私はGoogleのサービスが大好きで、そのシンプルさやスタイリッシュさ、使いやすさに魅力を感じていますが、KiteRa Bizのサービスにもそれに近いものを感じました。視覚的に操作しやすく、直感的に使える点がとても良いと思います。デジタルに疎くても操作ができる洗練されたインターフェースなので、使用するうえで困ることが少なく、スラスラと作業ができ、すぐ結果に現れます。導入後、既存の社内規程をKiteRa Bizに取り込む際も誤差が少なく、条や項の調整もスムーズに進めることができました。

また、KiteRa Bizは私たちの導入後もバージョンアップを重ねているようで、特に法改正レビュー機能が正式版としてリリースされたと聞きました。継続的な改善が行われている点も、非常に頼もしいです。

最も便利だと感じているのは、「新旧対照表の作成」機能です。KiteRa Biz導入前は、該当する規程を探し、新旧対照表を作成して社内に提出するまでに1週間以上かかることがありました。しかし、この機能を活用することで、同じ作業が1時間程度で完了するようになりました。体感値としては、業務負担は「10分の1」くらいになったと思います。これにより、大幅に削減できた時間を他の業務に充てることができています。

今後、活用したい機能としては「周知機能」が挙げられます。新規事業で新しい社内規程を作成した際や、2025年の育児・介護休業法改正に伴う規程改定の際には、この機能を重宝するだろうと思っています。電子申請機能も使用してみたいですね。

KiteRa Bizに期待していることを教えてください。

宮崎様導入時に目指していた状態を実現でき、とても満足しています。その上で、機能面での要望を挙げるとすれば、当法人のような教育機関の場合、規則に「〇〇法の第何条」といった文言を多く含む点が特徴です。このような文言について、e-Govと連携し、法律の条文を直接参照できるようになると、さらに便利になると考えています。

「使いやすさ」から規程管理の後継者が育つ環境に

KiteRa Biz導入後、規程管理業務に対応できる社員は増えていますか？

宮崎様KiteRa Bizを導入することで、私以外にも規程管理業務に対応できる従業員を増やすことができました。導入後のキックオフミーティングに私と一緒に参加した従業員は、新規の規程を作成する業務が発生した際、私が操作方法を説明することなく、数日で新しい規程を作成できたようです。操作を進めるうちに自然と慣れていき、分からない箇所はヘルプページなどを活用して自分で調べ、対応していたとのことです。その後、新旧対照表まで作成できるようになっていました。初めての規程改定業務では、完成までに半年ほどかかるケースもあるため、その作業スピードに驚かされました。

後で本人に確認したところ、「規程の内容を作ることに集中でき、それ以外の操作については特に考えたり気にしたりする必要がなかったため、スムーズに作業を進められた」と話していました。

KiteRa Biz導入前は、規程管理を引き継ぐことができない状態でしたが、導入後はその課題が解消されました。実際に使った従業員の中には「ワードには戻れない」と感じた人も多く、それが自然と周囲にも広まり、結果的に良い影響を与えたと感じています。文書作成ツールの使い方を覚えるより、KiteRa Bizの操作を覚える方が圧倒的に楽だからだと思います。

KiteRa Bizはどのような企業におすすめですか？同様の課題をお持ちの企業様にメッセージをお願いします。

宮崎様導入をお勧めしたい企業としては、大企業から中小企業まで幅広く適用できると思います。もちろん、当法人のような教育機関にもお勧めします。導入すれば勤務時間が大きく変わるほどのインパクトがあるでしょう。

特に中小企業においては、まだ紙で管理している部分が多く、DX化のハードルが高いと感じます。しかし、実際にKiteRa Bizを使ってみると、紙での作業よりもミスが確実に減り、効率的に進められることを実感できます。兼務も当たり前の労働環境で1分1秒でも、他の業務に充てることができ、帰宅時間が早まってワーク・ライフ・バランスが取れるようになると思います。KiteRa Bizには質問に答えるだけで規程を作成できる機能や、法改正情報の配信機能もあり、これらは大変役立つと感じています。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします