実態を意識した規程を作成し、適切な規程運用を実現

規程運用の適切性に抱いていた疑念

KiteRa Biz導入前の貴社のご状況や知っていただいたきっかけをお聞かせください

当時は取締役が1人であった事もあり、規程自体は早急に必要なものではないものの、IPOを目指した際には30以上の規程が必要となるため、規程の作成を進めていました。ダウンロードしたひな形を元に規程の作成を行っていましたが、内容を読まずに作成したものを運用することが適切なのかと、疑念を抱いていました。

また外部との情報の受け渡しにも課題を感じておりました。当時はコロナ禍でしたので対面や郵送を控える必要がありましたし、オンラインではファイルのダウンロードをする手間や送付間違え等が発生する可能性があるという点が気掛かりでした。

当社は少数精鋭の企業のため、少ないリソースで効果を上げることを考えると、先進的なIT技術やサービスを取り入れ、会社としてクラウドでの資産化を目指したいという思いもありましたので、様々なサービスの話を聞きました。

ですが、なかなか解決できそうなサービスがなく課題感を持ち続けていたところ、渡りに船といった具合にKiteRa Proのお話をいただき、2020年に導入を決定いたしました。（のちに社労士向けへと展開し、事業会社向けのKiteRa Bizは2022年リリース）

規程の一元管理で業務スピードが向上、実態を意識して作成した規程を更に自社にフィットさせる

実際にKiteRa Bizを導入して良かったことを教えてください

設問形式で規程作成ができる点が1番良いと感じています。就業規則の管理責任者の設定有無など、改めて質問をされるときちんと実態と即しているかどうかを意識します。設問回答を進めるだけで、最低限法的要件を満たすべき部分や内容を我々も理解しながら規程作成ができるという点は素晴らしいと感じました。

結果的に出来上がった規程は、外部からダウンロードしたひな形と同内容になっているのかもしれないですし、業界や企業規模の関係もあるため、当社含め全ての企業に対して実態と完全にフィットするかは分からないです。ですが、まずは規程があるかないかが重要、かつ適切に考えて作られた規程が出来上がるという点は大変良いと感じています。

また、情報の受け渡しに関する課題なども解決しました。データファイルをダウンロードする手間や、規程の誤った版の送受信・誤送信などの発生リスクを抑えられただけでなく、業務スピードが明らかに以前より上がっています。

外部の方をKiteRaの環境へ招待することで同じデータを見ることができるため、打ち合わせをしながら同じ箇所を確認し、履歴を残す運用をしています。

顧問社労士には、より自社にあった規程へとレビューしていただいているのですが、正確性と作業時間の短さを評価されていて、双方便利に利用しているのではと思います。何より「同じものを見ている」という安心感を我々は強く感じています。

弊社は「安心して働ける世界をつくる」をミッションとして掲げており、規程管理いただく皆さまにも安心感を抱いていただけていて嬉しいです！その他よく利用いただいている機能などはございますか？

機能としては新旧対照表出力機能とダッシュボード機能です。前職などでの経験では文書作成ソフトで表を作成し、該当箇所に下線を引いたり赤文字にしたりと、作成における工数と時間が掛かっていました。ですがKiteRa Bizの新旧対照表出力機能は、ボタン1つでパッと作成されるため、大幅な作業時間短縮に加え正確性も上がり素晴らしいと感じています。

取締役会での提出資料としてだけでなく、差分をすぐ版毎に確認ができる点は、入社したての社員にとっても大変役に立っていました。また規程の閲覧数や法改正情報、電子申請の状況確認などが纏まっているダッシュボード機能も、一画面で確認ができ状況把握ができるため、良いなと感じています。

早期導入により、会社の成長に合わせた効率的な規程管理業務を

今後KiteRa Bizをどのようにご活用されたいとお考えでしょうか？

IPO全般に関する事項を監査法人に確認してもらった際、社内規程は「整備完了」と評価いただけました。内部統制含めてIPOへ向けての整備はできた状態と捉えているので、現状維持しつつ引き続きブラッシュアップしていきたいです。

仕事において重要なことは、作業量や勤務時間などではなく、どれだけ価値創出ができるかということ。少数精鋭のため1人あたりの業務や責任範囲が広く、効率化できる部分は効率化をしていくことで更に大きな価値創出に繋げることができます。短期間に少人数で実現できたのは、優秀な社員とKiteRaのお陰だと思っています。

今後も規程を増やす必要性が出てくると想定しています。弊社に必要な規程が他社にとっても汎用的かは分からないですが、設問形式で作成できる規程の種類が更に増えることをKiteRaに期待しています。

また、内部統制では規程や文書間での整合性を問われるものの、全ての条文や項目を覚えられるものでもないので、整合性を取れるクロスチェックのような自動的な仕掛けがあると嬉しく感じます。

実際に活用される中で、KiteRa Bizはどういった企業様におすすめでしょうか？

既に管理している規程をKiteRaに合わせるより、ひな形も用意しているKiteRaで規程を作成していった方が総合的な業務の質が上がると思いますので、アーリーステージ企業におすすめです。

規程の管理業務は絶対に必要ですが、お金を生む業務ではないため後回しになったり、仕事のための仕事になってしまいます。

KiteRa Bizを早期導入することで効率的な規程管理業務を前提に仕事をすることができるので、外部からひな形をダウンロードしたり、文書作成ソフトで時間をかけて細かい改定作業を行う必要がなくなります。会社の成長に合わせて継続利用するイメージで、できるだけ早期に導入することをおすすめします。

貴重なお話をありがとうございました！是非これからもよろしくお願いいたします